如果您簡化工作中一個令人驚訝的微妙元素，您可以節省無數小時。

這個元素是文檔組織。

文檔讓我們的工作生活變得如此輕鬆——當出現某種情況時，您無需懷疑“我該怎麼辦？” 您已經有一個可供整個團隊參考的系統。

不再需要您日復一日地回答的毫無意義的問題。 無需再花時間摸索已經有解決方案的問題。 只需檢查文檔！

但是，您將所有待辦事項清單、程序、風格指南、會議記錄和其他重要文件保存在哪裡？

有時，您可能已經喝過雙份濃縮咖啡，全神貫注於您的遊戲，並且確切地知道在哪裡可以找到所有東西：

但是，我想說這通常不是這樣的可能性很大。

我會是您通常通過單擊幾個桌面文件夾或 Google Docs 文件夾開始文檔搜索，然後在搜索欄中鍵入相關關鍵字。

如果你在那裡沒有找到文檔，也許你會轉向你的 Dropbox 或 Evernote。

那麼，嗯——你不是曾經將某人鏈接到 Asana 中的文檔嗎？ 也許您也應該在那裡搜索舊任務以獲取鏈接。

當你和一個團隊一起工作時，這個問題基本上成倍增加，變得完全無法忍受。

啊。 假設每個團隊成員每天都會發生幾次這種情況，你浪費了多少時間？

組織是成功完成任何內容營銷任務的最重要的部分之一，如果不是最重要的部分。 您可能已經嘗試過多種解決方案，但大多數情況下它們在某個方面都存在不足。

那是因為幾乎沒有一個地方可以真正放置與工作有關的所有內容。

Notion被設計成那個地方。 它充當“任務控制”，完美地組織和存儲與您的工作和團隊有關的任何和所有信息。

這似乎很崇高，對吧？ 我同意，但 Notion 為文檔、筆記、任務、列表、數據庫和幾乎任何其他類型的信息提供解決方案，您可以在一天中處理這些信息。

在本文中，我們將更深入地研究這個“一體化工作空間”，看看它如何能夠將您的正常信息搜尋轉變為組織良好、完美協調的團隊總部。

概念回顧：可以組織任何東西的一體化工作區

Notion 可以填補團隊組織中的大量空白。 在其他平台的不足之處，Notion 提出了解決方案。 讓我們了解一下 Notion 可以支持的所有類型的文檔和其他與工作相關的項目。

1.將你的東西導入概念

這是 Notion 之美的重要組成部分，因此我想將其分解為可以導入 Notion 的各種類型的文檔。

只需單擊許多不同選項之一，您就可以導入與團隊合作時可能需要的幾乎任何類型的文檔。

可能的集成數量使導入功能變得靈活。 在收集 Notion 上的文檔以供進一步使用時，您可以使用哪種類型的文檔幾乎沒有限制。

註釋和文檔

對於筆記和文檔，您可以從 Evernote、Word、Google Docs 或 Dropbox Paper 上傳文檔，這意味著您不再需要擔心單獨搜索這些程序以查找特定信息。

但它並不止於此——您可以將大量信息嵌入到您的 Notion 文檔中，而不是來自廣泛的應用程序和程序，例如 Google Maps、Twitter、Typeform 和 Codepen。

知識庫/維基

其次，對於您的知識庫，您可以從 Confluence 或 GitHubWiki 等幾個非常常見的程序上傳，這實際上意味著您將永遠不會打開新標籤來再次查找該信息——您只需在 Notion 中搜索並立即找到您想要的信息'正在尋找。

當您考慮集成像 Confluence 這樣的團隊協作工具時，我認為這尤其強大。 當與 Notion 的巧妙整合相結合時，它管理團隊討論和工作流程的能力得到了放大。

任務和項目

您的團隊圍繞任務和項目展開，因此 Notion 提供了一個很好的解決方案來集成您的其他項目管理程序，以幫助將所有內容集中在一個地方。

例如，您可以將您的 Trello 看板或 Asana 的團隊管理工具導入 Notion，以便從一個位置組織和管理所有內容。

通過集成其他強大的工具，您可以充分利用 Notion 來管理、監控和與您的團隊溝通。

但是，如果您還沒有使用工作流或項目管理工具，Notion 擁有自己獨特的創建和管理工作流的系統。 它可以成為您一直知道自己需要的項目管理工具。

電子表格和數據庫

我們大多數人都虔誠地使用電子表格和數據庫。 它們太有用了，不容忽視，因此 Notion 還支持集成強大的電子表格工具，如 Google Sheets 或 Airtable。

將筆記、文檔、知識和數據庫保存在一個易於使用的界面中聽起來很容易，因為您可以想像通過將它們放在一個位置來輕鬆完成所有這些操作。

2. 創建新頁面

創建新頁面是您將在 Notion 上進行的最基本和最常見的活動，因此它非常靈活是有道理的。

與創建新頁面的一個按鈕不同，您會看到幾個選項，這些選項允許您自定義和格式化新頁面，以使其適合您對項目部分的特定需求。

創建新頁面時您需要做的第一件事是選擇要創建的頁麵類型。

這意味著您需要決定它是一個簡單的文檔、一個數據庫、一個畫廊、一個日曆、一個板，或者您是否會從 Notion 已經預製的模板中進行選擇。

這些模板非常靈活。 例如，如果您正在為設計規範創建文檔，您可以通過選擇適當的模板並輸入您的信息來輕鬆完成。

設計規範模板包含背景和研究空間、待辦事項列表和其他重要部分，如網站鏈接。

在知識庫方面，模板同樣靈活。 您可以輕鬆快速地為團隊主頁、個人主頁、會議記錄或員工入職添加新頁面。

這些模板既美觀又實用——它們確實加快了創建指南和引導團隊成員完成任務的整個過程。

關於知識庫模板需要注意的一件有趣的事情是，員工入職模板與旨在比較和對比潛在員工的 Trello 板非常相似。

無論您是使用模板還是從 Trello 導入，最終都取決於您，但這個工具以多種方式完成類似任務的驚人靈活性對於將所有團隊的知識集中在一個地方非常有幫助。

對於任務和項目，您可以從待辦事項、清單和工作流等列表樣式模板中進行選擇，但您也可以選擇具有不同格式的模板，例如日曆模板或路線圖模板，它們都旨在幫助您組織和可視化即將到來的任務和項目。

最後，您還可以選擇不同風格的模板來收集和存儲數據，包括筆記和草稿模板、招聘管道、輕量級 CRM、閱讀清單和籌款數據庫。

顯然，您可以通過幾乎無限種方式收集數據，因此這些模板只是幫助您設計和開發有助於您與團隊一起收集和分析數據的頁面的啟動工具。

3.新建子頁面

這一步是您的工作空間真正栩栩如生的地方。

您添加的頁面由子頁面補充和充實，這些子頁面同樣靈活並且可以基於相同的模板創建。

創建頁面後，創建子頁面所需要做的就是單擊頁面左側可折疊菜單上頁面旁邊的小加號。

在子頁面中，與在頁面和工作區中一樣，您可以完全自定義誰能夠查看、編輯或修改其中的信息。 您甚至可以鎖定敏感頁面以確保不對文檔進行任何更改。

關於概念的最終想法

很明顯，Notion 是一個非常靈活的工具，任何人都可以使用它來改進他們的組織。

儘管任何人都可以使用此工具，但在團隊中工作並定期處理不同類型的文檔、程序或數據的人會發現，此工具大大減少了他們為找到正確信息而必須進行的清理工作。 它為項目的協作和富有成效的貢獻提供了一個很好的框架。 Notion 也可在移動設備上使用，以實現全面連接。

對於使用更大數據的大型團隊或需要更多訪問權限的企業家，有付費計劃，個人每月 4 美元起，每個團隊成員每月 8 美元起，考慮到您可以終止大量訂閱，這還不錯其他付費組織和項目管理工具。

也許最好的部分是 Notion 可以完全免費被只需要一個基本平台來管理他們的文檔並且不需要託管具有高級權限設置的大文件的團隊使用。 這意味著開始使用 Notion 非常容易——您基本上可以獲得無限的免費試用。

如果 Notion 聽起來很誘人，那麼試一試就沒有什麼可失去的。

Yassir Sahnoun 是 WriteWorldwide 的內容策略師、作家和聯合創始人。 他通過內容策略和 SEO 幫助 SaaS 企業。 您可以在 YassirSahnoun.com 上了解有關 Yassir 的更多信息。