7 個適合小型企業的最佳辦公自動化工具示例
已發表: 2023-07-26簡介：辦公自動化工具使企業可以更輕鬆地通過集成與其他應用程序交換數據。 下面我們就來詳細了解一下這些工具吧！
幾年前，大多數企業都依賴手動管理數據。 從生成工資單到輸入員工詳細信息和創建發票，一切都是手動完成的。 這種繁瑣的手動流程導致數據饋送不准確，從而造成巨大的財務損失和聲譽損害。 而如今，每項辦公任務都可以通過自動化工具簡化並在更短的時間內完成。
從管理財務到處理訂單、自動化客戶入職和生成電子簽名，可以使用辦公自動化工具來管理多項任務。 在本文中，我們將比較一些最佳的辦公自動化工具。
目錄
什麼是辦公自動化工具？
辦公自動化工具是軟件和硬件的組合，有助於將數據自動從一個系統移動到另一個系統，而無需人工干預和不准確。 該軟件可幫助企業安全地收集、管理和分析日常業務運營的數據。
辦公自動化工具的主要目的是減少人工工作並準確存儲數據。 辦公自動化系統管理的數據可以來自會計、財務、人力資源、前台、雲基礎設施、項目管理等不同部門。
7 個最佳商業辦公自動化工具示例列表
- Expensify：最適合費用管理
- Keka HRMS：最適合管理入職和薪資處理
- Okta：最適合身份管理
- Kisi：最適合管理訪問控制
- Envoy：最適合管理工作空間
- 概念：最適合項目管理
- DocuSign：最適合管理電子簽名
有不同的辦公自動化工具可用於自動化各種業務流程，例如薪資、入職、訂單處理、發票等。以下是這些工具針對各種用例的一些示例：
Expensify：最適合費用管理
Expensify 是一款辦公自動化工具，專為跟踪和管理個人和企業開支而設計。
該工具用於跟踪、分析、批准、核對和報銷費用。 它還提供自動賬單支付、管理工資和差旅費用等功能。
費用化的特點
- 支持一鍵掃描收據
- 導入個人和名片交易詳細信息
- 定制工作流程來管理費用
- 將總賬代碼導入您的系統
- 管理和分析公司的開支
Expensify 的優點和缺點
- 有了它，您可以密切關注您的旅行費用。
- 它會生成多個費用報告來分析您的支出。
- 用戶報告稱，有時它會錯誤地核對費用數據。
免費試用：不可用
Expensify 定價：提供免費計劃 | 不同功能的定價不同
Keka HRMS：最適合管理入職和薪資處理
Keka HRMS 可幫助您實現不同人力資源工作流程的自動化，以輕鬆管理人員流程。 從候選人的招聘和入職到退出組織，每項任務都可以通過該軟件進行管理。 此外，通過人力資源分析，您可以查看勞動力數據並從中獲得有價值的見解。
Keka HRMS 特點
- 員工入職管理
- 提供先進的休假管理
- 管理工資和費用
- 提供員工自助服務門戶
- 支持基於 GPS 的時間跟踪
- 將所有文檔數字化
Keka HR 的優點和缺點
- 您可以使用它來管理員工的績效評估。
- 它還可以用於管理員工的整個僱傭週期
- 它的稅收計算有時不准確。
免費試用：可用
Keka HRMS 的定價：沒有可用的免費計劃 | 付費套餐 6999 印度盧比/月起
Okta：最適合身份管理
Okta 是一種身份和訪問管理解決方案，可幫助用戶管理訪問設備和應用程序的權限。 它主要用於管理雲應用程序的訪問，但您也可以使用它來管理本地設備的訪問。
Okta 提供的一些功能包括身份治理、用戶生命週期管理、工作流程自動化、API 和特權訪問管理。
奧克塔特點
- 驗證並授權對應用程序和設備的訪問
- 管理權限控制
- 為客戶和員工提供單點登錄
- 保護數據免受惡意攻擊
- 沒有代碼自定義選項來根據品牌標識自定義資產
- 管理身份的配置和取消配置
Okta 的優點和缺點
- 您可以管理用戶身份的生命週期。
- 通過查看用戶（員工和訪客）及其帳戶訪問詳細信息，可以輕鬆進行審核
- 取消配置用戶登錄 ID 需要花費大量時間。
免費試用： 30 天
Okta 的定價：它為管理客戶和員工身份提供不同的定價。
Kisi：最適合管理訪問控制
Kisi 是一個全平台，提供軟件和硬件來限制和管理對建築物門、應用程序、設備和物聯網設備的訪問。
有了它，您可以管理設施訪問，與其他軟件集成來管理訪問控制，識別現有安全系統中的漏洞等。該辦公自動化應用程序還可以用於通過電梯訪問限制對特定樓層的訪問。
基西的特點
- 使您能夠通過鑰匙卡為訪客提供臨時訪問權限
- 提供 2FA 驗證方法
- 支持自動配置身份
- 管理對您的設備和應用程序的遠程訪問
- 輕鬆鎖定和解鎖對組織中特定位置的訪問權限
Kisi的優點和缺點
- 即使在離線模式下您也可以使用該軟件。
- 它提供全局管理來管理不同物理位置的權限。
- 不是識別漏洞的可靠選項。
Kisi 定價：可在其官方網站上索取價格。
Envoy：最適合管理工作空間
Envoy 是一個工作場所平台，可讓您通過單一解決方案與團隊合作。 有了它，您可以管理您的訪客、員工、工作場所等。
通過這個平台，您可以管理員工名錄、管理所有訪客、存儲合法簽署的文件、為訪客創建徽章、預先登記訪客等等。
特使的特點
- 對訪客數據進行排序和過濾
- 根據訪客類型定制法律文件
- 幫助管理多個辦公地點
- 保留過去和現在員工的記錄
- 幫助創建管理團隊面板來管理訪客
Envoy 的優點和缺點
- 您可以在集中數據庫中輕鬆組織和管理所有辦公地點。
- 有了它，您還可以掃描身份證並將其信息記錄在您的系統中。
- 傳輸訪客數據時速度變慢。
免費試用：可用
Envoy 定價：提供免費計劃 | 付費套餐 8,956.04 印度盧比/月起
概念：最適合項目管理
Notion 是一個軟件程序，可讓您創建連接的工作流程來跟踪和管理所有項目。 有了它，您可以將所有知識庫、項目和文檔保存在一個集中數據庫中。 Notion 還可以用於排序和過濾不同的任務、自定義標籤和標記、生成日曆、管理權限等等。
概念特點
- 創建私人團隊空間
- 提供高級頁面分析
- 供應和取消供應權限
- 使您能夠邀請其他人參與項目
- 支持無限制的文件上傳
- 自定義您的網站域
概念的優點和缺點
- 它提供頁面分析來分析頁面的性能。
- 提供與 Zapier 和 Slack 等軟件的集成。
- 同時管理多個項目對於成員來說變得很困難。
免費試用：可用
概念定價：提供免費計劃 | 付費套餐 6999 印度盧比/月起
DocuSign：最適合管理電子簽名
DocuSign 電子簽名用於合法、安全地簽署文檔。 您可以使用該軟件處理所有需要電子簽名的文檔。
此外，還可以記錄和跟踪簽名後文檔中所做的任何更改。 DocuSign 的其他一些功能包括簽名者識別和身份驗證、文檔歸檔、數據驗證、文檔更正等。
DocuSign 的特點
- 將文件發送給客戶進行電子簽名
- 支持實時審計跟踪以檢查簽名過程
- 允許使用 44 種以上語言進行簽名
- 支持移動響應簽名
- 電子郵件和通知的可定製品牌
- 管理用戶訪問合同和文檔的權限
- 與各種生產力應用程序集成
DocuSign 的優點和缺點
- 有了它，您可以獲得 AES 256 位加密來加密文檔以確保安全。
- 您還可以使用它直接將手寫簽名捕獲到文檔上。
- 手寫掃描文檔的質量不合格。
免費試用： 30 天
DocuSign 定價：沒有可用的免費計劃 | 付費套餐起價為 INR 1,231.68/月
如何使用辦公自動化工具？
要使用辦公自動化工具，請按照以下步驟操作：
第 1 步：選擇您要使用的辦公自動化工具類型，例如會計、HRMS、後端等。
步驟 2：之後，安裝並使用您的登錄憑據登錄軟件
步驟 3：接下來，根據您的辦公自動化工具類型填寫您的公司詳細信息。
步驟 4：之後，選擇您想要自動化的任務。 例如，如果您使用 HRMS 軟件，您可以選擇入職、薪資、績效管理等。
步驟5：選定的任務將自動完成，您可以根據需要更改它們。
辦公自動化工具的好處
- 使存儲和管理數據變得更加容易
- 您可以輕鬆地在不同應用程序之間交換數據
- 幫助自動執行複雜的任務以節省時間和金錢
- 通過分析提供對現有數據的寶貴見解
- 使您能夠限制對本地和雲應用程序的訪問
- 使員工更輕鬆地實時工作和協作
辦公自動化工具的局限性
- 許多員工可能不一定具備管理辦公自動化的技能，因此需要額外的培訓。
- 實施這些工具的初始成本成為企業的額外成本。
- 如果安全協議受到影響，則可能會發生數據洩露。
- 當舊系統無法集成到新軟件中時，可能會出現兼容性問題。
結論
辦公自動化系統可以極大地提高生產力和提高運營效率。 通過自動化各種辦公任務，如薪資、費用管理或項目管理，從長遠來看，企業可以節省大量資源和金錢。
辦公自動化工具常見問題解答
什麼是辦公自動化工具？
辦公自動化工具是一種用於以數字方式收集、存儲、傳輸、更改和使用業務信息來執行多項任務的軟件。
辦公自動化有哪些類型？
辦公自動化有四種不同類型，包括電子出版、電子通信和協作工具、圖像處理和文檔存儲以及辦公管理。
最好的自動化工具是什麼？
您可以使用多種自動化工具來自動化各種業務流程。 一些最佳選擇包括 Expensify、Keka HRMS、Okta、Kisi 等。
最好的免費自動化工具是什麼？
您可以從多種免費的辦公自動化工具中進行選擇來管理您的業務流程。 Notion、DocuSign 和 Okta 是實現此目的的最佳選擇。