確定辦公室春季大掃除的優先順序

春天即將來臨。 我們開始看到雪消散，鮮花盛開，樹木重新長出葉子（至少你們中的一些人應該看到這一點）。 我們採用的習俗之一是春季大掃除。 清除生活中大量多餘的東西的想法為您的生活提供了一張乾淨的石板。 有什麼比春季大掃除更好的時間來優先考慮您辦公室的組織？ 辦公室春季大掃除是讓您的辦公室取得成功的做法。

建立檔案系統

首先，讓你的辦公室變得乾淨整潔需要很多關注。 設置文件系統至關重要。 如果你是那種只會把桌子上的所有東西都堆成一堆或扔進垃圾箱的人，而永遠不會記得它在那裡，那麼這就是給你的。 設置對您重要的類別。 我的個人檔案系統是按類別設置的。 首先，要支付的賬單。 然後，支付的賬單。 第三，僅用於記錄，最後是存檔但仍然很重要的東西（如稅務記錄等）。

設置您的文件系統更多地是為了吸引您正在查看的內容。 您可能有不同的類別對您很重要。 例如，傳入的通信可能是您紙上的東西。 設置文件以組織收到的信件可能對您至關重要。 為客戶和供應商建立一個通信文件，以確保您不會遺漏任何內容。 如果您使用紙質合同，請設置一個包含合同執行日期的文件。 這將幫助您誠實地遵守最後期限。 對於即將到來的項目。

或者，按約會日期組織事情。 醫生和律師在這方面做得很好。 他們在前一天結束時準備了第二天的預約簿和文件。 如果你是一個忙碌的專業人士，有大量的約會，花點時間把第二天的文件放在一個較小的文件櫃裡，或者如果你的文件是電子的，把它們放在你的桌面上，這樣你就可以準備好了當您的客戶進來時。

對您的電子郵件收件箱進行一些春季大掃除

我對此深感內疚。 如果某些東西看起來在將來的任何時候有用，我會永遠保留它。 我是一個電子郵件包老鼠。 如果您像我一樣對此感到內疚，請花一些時間查看這些電子郵件。 找到你一直忽略的那些，讓那些直接扔進垃圾箱。 並清空垃圾。 這將為您提供待辦事項列表的清晰視圖。 如果您只需要一些電子郵件作為記錄，請在您的電子郵件中創建一個文件夾用於存檔並將其發送到這些存檔。 只保留當前相關的電子郵件。 相信我，你會因此感覺好多了。 如果你像我一樣，看到我的電子郵件中的某些內容超過幾天，我會發瘋的。 所以，不用說，我會清理我的收件箱。

不要忽視您的社交媒體渠道

如果您周圍有大量的常綠帖子，請藉此機會優先考慮那些做得最好的帖子。 在您的社交媒體渠道上使用分析來找出最受關注的內容。 一旦你找出了你最好的帖子，圍繞這些帖子設置一個時間表，並填寫那些可能需要更多關注的帖子。 dlvr.it 有一套很棒的工具，可以幫助您將 Evergreen 發佈設置為具有正確類別的正確規範。 只需將一個類別設置為優先帖子，然後將另一個類別設置為不太重要的帖子。 然後，將您的日程安排為您希望的交替帖子。 使用您的 EverQueue，您可以避免過於頻繁地發帖。

花時間評估您的供應商

春季大掃除是重新評估您正在使用的工具的最佳時機。 我傾向於習慣一兩個工具集，並且從不偏離這些工具。 但是，如果您使用大量工具來完成一項可以由一種工具完成的工作，那麼使用更少的工具可以節省您的時間、精力和金錢。 通常，單個工具將是比許多工具更好的解決方案。 例如，如果您可以使用一種工具編輯聲音和視頻，您會希望這樣做。 就我而言，我更喜歡 SnagIt 來捕獲視頻、音頻和屏幕截圖。 該工具有助於使事情保持統一且非常簡單。 為特定工作使用特定工具可能很棒，但如果你能將這些工作結合起來，那就更好了。

刪除不必要的訂閱

赫芬頓郵報有一個很好的建議。 他們建議通過您的電子郵件來尋找那些沒有發揮作用的訂閱。 檢查您在電子郵件中的訂閱，看看您是否在上個月的任何時間打開這些人的電子郵件。 如果你還沒有，那就拋棄他們吧！ 如果需要，您可以稍後訂閱。 不過，在大多數情況下，擺脫自重只會讓你受益。

更新您的模板

特別是如果您對幾乎所有內容都使用標準格式，那麼更新這些模闆對於維護您的業務至關重要。 您是否在去年更新了政策？ 把它寫在你的合同里。 您現在想通過電子郵件進行交易嗎？ 為常見問題編寫電子模板。 所有這些模板都會派上用場，無論您是在紙上還是以電子方式使用它們。

盡可能數字化

您是否必須保留收據以用於稅收目的？ 將它們輸入您的計算機。 你的辦公桌上是否有一大摞鈔票占用空間？ 將它們放入電子表格並切碎紙質副本。 當你的賬單進來時繼續這樣做。不僅紙張會減少，而且你會比你必須記住一張愚蠢的紙更有條理。 此外，盡可能多地收取賬單。 電子賬單可以進入您的電子郵件收件箱並比可能在郵件中丟失的賬單更快地引起您的注意。

把它們放在一起

總而言之，春季大掃除是為了讓你的生活更輕鬆。 通過在紙上和電腦上整理，你通常會更快樂，因為你不會忘記事情。 我很難記住所有我必須做的事情，通過清理你一年沒碰過的收件箱來整理一份待辦事項清單只會為你提供更多的生活時間。