消除董事會會議干擾的一種簡單方法
已發表: 2019-08-24最好的董事會會議是關於業務的討論和辯論，但許多執行團隊花時間想要瀏覽數小時的幻燈片，了解他們做得有多好。
人類在參與時比在被教導時做得更好。
您從董事會中獲得的最大價值是當他們發言並向您提供他們所參與的其他公司的反饋和經驗時。
您的幾位高管成員花費數小時準備董事會材料，以便您可以告知董事會自 3 個月前上次見面以來的進展情況，並且你們有 3 小時的時間在一起，以確保他們掌握準確的情況並確保您了解他們對未來幾個月如何進行的投入。 考慮到你們很少聚在一起，你會想像在這段時間裡你會得到董事會的全部關注。 你很可能是錯的。 如果你願意，你可以解決這個問題。
如何處理電子乾擾
當然，與董事會成員的注意力最大的競爭是他們的手機。 大多數董事會成員無意查看電子郵件、閱讀新聞或發送快速短信，但就像大多數吸煙者不想抽出香煙一樣——現代高管無法自拔。
這比你想像的要容易得多。
- 在會議開始時宣布您希望董事會會議“不使用電子產品”，包括手機、筆記本電腦或平板電腦。 準備好紙和筆來做筆記。 要有禮貌，不要咄咄逼人，簡單地表明你真的希望董事會成員有最有效率的時間。
- 不要讓你的團隊使用筆記本電腦。 我知道許多高管希望在他們參加會議而不被召集時“保持高效”，但如果他們不在場和參與，那麼您不妨將他們排除在會議室之外。 當您的主管在電子郵件中打字，而董事會的其他成員則打算參與討論時，這會讓人分心。
- 許多外部律師喜歡參加董事會會議。 他們都帶著筆記本電腦，而且他們都在董事會會議上花費大量時間處理其他電子郵件。 停止這個。 要么要求他們撥入，要么他們來要求他們真的在場。 如果這不能很好地利用他們的時間，那麼只需要求他們不要參加。
- 在會議中安排休息時間。 如果您有一個 3 小時的會議，請將其設置為 1.5 小時並持續 15 分鐘。 在會議開始時宣布，並告訴每個成員這是查看電子郵件或打短電話的最佳時間，但如果他們在其他任何時間不這樣做，您將非常感激。
- 如果有人在我的（筆記本電腦、iPad、手機）上說“當我能做電子筆記時，我真的工作得最好”，請說，“我相信那是對的。 但如果我可以要求你今天不要這樣做。 我的目標是確保每個成員都在場。” Best will in the world 世界上最自律的人在登機時很難抗拒“快速檢查”他們的短信、電子郵件和新聞。 那麼你已經失去了他們。
- 如果你真的想炫耀一下，你可以把高管的手機放在房間一側的托盤裡，並要求每位董事會成員到達時也這樣做。 我知道這有點咄咄逼人，但如果你這樣做時臉上掛著燦爛的笑容，並要求禮貌，我敢打賭你可以做到這一點。 這真的是一種強調你有多認真的方式。 事實是，出去吃飯、聽音樂會或體育賽事的人，把手機留在車裡的人實際上更能參加活動，更享受自己。 董事會會議也是如此。
我知道所有這些聽起來都很嚴厲，許多人會說在現代世界這會適得其反。 但作為一個在高管出席會議期間坐在房間裡多年的人，我見過好心的董事會成員檢查電子郵件、閱讀 Facebook、掃描 Twitter、為回家的航班下載電影、給朋友發短信、閱讀新聞或任何其他一些分散高效小組討論的事情。
你會遇到很多明智的人說這樣的版本：
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當然，我知道筆記本電腦可以提高工作效率，但遺憾的是它們是滑坡，對您的會議甚至對您在會議中的認知的負面影響不值得從查找內容中獲得任何收益。 它不僅會分散筆記本電腦用戶的注意力，還會分散他們周圍的每個人的注意力。
如何保持董事會成員的參與
董事會成員參與的另一個問題是你。 如果您在幻燈片後展示幻燈片，並且如果這變成了下載太多信息而沒有足夠的討論，那麼人們的注意力就會減弱。
最好的董事會會議是關於業務的討論和辯論，但許多執行團隊花時間想要瀏覽數小時的幻燈片，了解他們做得有多好。 人類在參與時比在被教導時做得更好。 您從董事會中獲得的最大價值是當他們發言並向您提供他們所參與的其他公司的反饋和經驗時。
我建議執行團隊提前 72 小時發送材料。 我建議 CEO 在會議前與董事會成員進行 1 到 1 次電話會議，以了解高層財務狀況。 我建議董事會在面對面會議期間考慮 2-3 個戰略主題。 如果您以這種方式運行您的董事會，您將最大限度地利用團隊在一起的時間並保持您的董事會參與。
如何阻止董事會成員向前滾動
最後一點建議。 一些團隊在董事會會議期間打印材料並分發打印的活頁夾。 不要成為這個團隊。 雖然為您的董事會成員準備一本聖經很誘人，但您只需讓他們“向前滾動”並在他們無聊時查看未來的幻燈片。 如果你讓他們分心，那麼當他們不注意時，你只能責怪自己。
有時董事會成員會提前打印出你的套牌或財務數據，並帶上他們自己的打印件。 很有禮貌地說：“如果你不介意，我會喜歡你把筆記放在包裡的。 我不想引起爭議，但我很想嘗試讓每個人都充分參與討論，為此我想確保每個人同時在同一頁面上。”
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