外包控製或內部控制部門

如今，擁有多個一維單位的公司被視為複雜的有機體，需要不同元素的同步工作才能正常發展。 然而，這些元素中的每一個都應該被排他性地組織嗎？ 什麼時候值得考慮將責任委派到企業外部？ 在今天的文章中，我們將重點放在與控制不同類型業務相關的外包問題，仔細研究在日益要求的市場中提高營運效率的方法。

外包控制

一般來說，控制與企業管理密切相關。 它形成公司運作的基本系統，負責規劃、設定個人目標、執行相關任務、控制、激勵、控製或協調，甚至常常看似互不相關的業務活動。

在公司中進行經過深思熟慮的控制活動無疑會對公司的發展或日常工作的組織產生積極的影響。 然而，應該記住，這是一個高度複雜的過程，不能簡化為僅報告或在特定時刻臨時提供最必要的資訊。 最重要的方面是專注於深化特定公司的組織權力下放，這最終將支持負責控制最初定義的假設的多維資訊系統的最佳化。

控製本身的外包是基於與外部公司或專門從事該領域的專家的合作，以簡化關鍵的控制活動。 採取這些措施的目的是顯著降低控製成本，並確保節省傳統上用於實施該領域活動的時間。

因此，在此類外包的幫助下，公司有機會最大限度地、有效地利用控制服務，這在規劃公司發展和預測公司經濟狀況方面也發揮著極其重要的作用。 根據公司概況進行適當調整的控制也有助於快速解決緊急情況，提高不同崗位人員履行職責的舒適度。

制定合理的定期預算以及財務或投資計劃是與外包潛力相關的其他便利。 此外，如果出現任何違規行為，先進的控制結構使業主能夠有效解決問題，最大限度地減少遭受重大損失的風險。

是否需要一個控制部門？

對許多企業家來說，將控制權這樣一項關鍵且具有策略意義的服務外包會引起焦慮。 由於擔心失去對業務的真正控制權，他們對將核心流程、商業機密、財務或一般營運的知識移交給外部實體的想法持懷疑態度。 公司避免外部控制是否合理？建立內部控制部門是否總是最好的？

在分析公司組織控制工作這一主題時，一些企業家面臨這樣的神話：控制不能脫離外部組織。 這種扭曲的願景通常是由於對管理控制權喪失、機密資訊外洩或控制權過於針對特定企業而無法從外部實現這一事實的誤解所引發的。

因此，企業在驗證內部控制部門的合法性時，應該意識到，將內部控制部門外包並不意味著決策流程的分離。 外包著重於支援核心任務，依賴外部IT基礎設施，同時也不排除在SaaS模式中實施內部控制。

即使有外部援助的幫助，所有決策仍然是在實體內部根據提供給其的數據做出的。 專業顧問公司在分類的基礎上提供服務，這使得敏感的財務數據也能受到嚴格控制。 因此，透過脫離控制部門的組織，公司沒有理由擔心任何資訊外洩。

外包控制與內部控制部門 – 總結

對於許多企業家，尤其是那些負責經營動態成長的中小型公司的企業家來說，在規劃過程中選擇外部顧問越來越成為一種誘人的選擇。 採取此類步驟會導致核心業務領域的人員被排除在實施規劃或控制之外

程序，簡化了整個組織的工作，使員工能夠專注於關鍵任務。

因此，實施控制外包的公司可以看到資源需求顯著減少，同時成本本身也最小化。 無需尋找專家有助於擴大業務規模，收入成長速度快於相關成本。

公司不再需要擔心組織經常出現問題的招募流程。 與其僱用新員工，不如僱用已經經過適當培訓的外部專家，這同時大大降低了僱用不稱職人員的風險。 透過這種方式，企業家還可以節省時間，不再需要花費在管理人力資源或直接管理和控制大量流程。

外部控制的另一個優點是無需開發IT基礎設施，例如伺服器、軟體或網路設備。 專注於嚴格控制服務的外部公司採用現代軟體，使其能夠按照最新的法律要求在該領域開展活動。 廣泛的 IT 設施簡化了資訊流，支援決策過程本身，包括在面臨危機時。

然而，對於相對較大的公司來說，外包控制的方法看起來有些不同，這些公司更多地在及時支付應收帳款的情況下使用會計數據，而不是對其預算或整體財務狀況進行定期分析。 控制單位的分離，可以強化成本紀律，也可以將任務、資源和責任精準掛鉤，穩定整個單位的績效。

組織大多不關心週期性報告，這將使他們能夠追蹤業務變化趨勢、優化營運或更好地控制流動性。 同時，往往受到刻板信念的驅動，對外部控制者缺乏信任成為企業家繼續經營其控制部門的最終激勵因素。

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