PMS 功能和用例以智能地管理項目

已發表: 2023-01-25

簡介：是什麼讓項目管理軟件在項目經理和其他專業人士中如此受歡迎？ 了解其驚人的功能，這些功能可以使項目規劃、預算編制、任務安排和項目狀態跟踪等任務變得更加輕鬆。

項目管理軟件旨在幫助企業規劃、安排、執行、跟踪和分配項目資源。它有效地管理和優化與項目相關的所有任務，以成功完成項目。從任務規劃到成功完成，軟件跟踪和管理項目的整個週期。

讓我們了解一些可以幫助您進行項目管理的 PMS 功能。

關鍵要點

1.根據 Hive，2020 年，77% 的高性能項目使用了項目管理軟件。
2. 58% 的公司表示項目的成功率在過去 2 年中有所提高（KPMG，2019）。
3.使用有效項目管理實踐的企業浪費的資源比不使用它們的競爭對手少 28 倍。（首席信息官，2019 年）。
4. 67% 的組織項目低估項目管理導致失敗（PMI，2020）

項目管理軟件的功能

項目管理軟件應提供任務管理、實時協作、資源管理、用戶角色管理、項目規劃等功能。所有 PMS 功能旨在幫助用戶在一個地方成功管理他們的所有項目。

任務管理

任務管理是最重要的 PMS 功能之一。它可以幫助組織從每個項目進入管道到完成一直關注每個項目。該解決方案提供了多種方式來表示時間線中與項目相關的任務和子任務。一些最常見的格式包括 -

甘特圖

與這些任務的計劃時間相比，甘特圖將幫助您展示在特定時期內完成的任務。它可能包括項目詳細信息，如任務的截止日期、任務之間的依賴關係、任務成員等。

Scrum 板

它允許用戶將項目分為三個子部分：待辦、進行中和完成。它的工作原理是將項目劃分為具有特定截止日期的衝刺。因此，使組織更容易使用 scrum 框架完成項目。

看板

在這種格式下，組織可以以卡片和列的形式繪製出項目的所有細節。列代表項目階段，卡片代表各個任務。

示例：如果您正在開發軟件，您可以通過看板將項目詳細信息分隔在多個列和卡片中，例如項目名稱、進行中、完成等。 所有任務都可以開發成設計、開發、內容等衝刺。使用拖放功能，您可以輕鬆地將這些任務移動到多個列，突出顯示軟件開發項目的不同階段。

項目規劃和調度

計劃項目並將其分配給團隊成員對於項目的及時執行很重要。項目管理軟件將幫助團隊將項目劃分為多個子任務，並將它們分配給特定的團隊成員。除此之外，用戶還可以為項目添加截止日期和持續時間。這有助於項目經理維護清晰的項目路線圖以及使用 PMS 功能完成項目所需的時間。

使用規劃器，您可以了解完成項目需要多少小時、確定任務的優先級並輕鬆規劃與項目相關的即將進行的活動。

示例：土木工程師可以使用項目管理軟件來規劃任何基礎設施的設計和施工。 他們可以為項目的不同階段計劃任務，並與團隊成員安排相同的時間。

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預算管理

創建和管理預算對於估算完成項目所需的費用非常重要。使用項目管理軟件，項目經理可以根據資源和各種成本（包括人工、機械、材料等）創建預算。這將確保項目在成本範圍內完成，不會發生金錢浪費。

預算編制還有助於確保為及時完成任何項目提供適當的資金。創建項目預算的方法有多種，包括類比估算、掙值分析、參數估算、自下而上法、自上而下法等。組織可以使用任何項目預算方法來創建預算。

示例：建築工程師可以通過估算人力資本、原材料、機械等成本來分配項目預算，以便及時完成。 這將有助於最大程度地減少資源浪費。

案例研究：著名的土木工程和城市規劃公司 Taylor Development Strategists 沒有足夠的系統來支持不斷發展的組織。有很多限制。通過切換到 Mavenlink，公司能夠更好地協作，將利用率提高 15%，並獲得對項目目標的深入洞察

時間跟踪

時間跟踪是 PMS 的一項功能，尤其是當您與利益相關者合作時。使用 PMS 軟件，組織可以跟踪在每個項目上花費的時間並添加每小時項目費率。這有助於他們記錄每個項目的費用並為客戶創建發票。使用軟件創建的發票將包括項目的所有詳細信息，包括工作時間、每小時收費、稅金（如果有）、客戶詳細信息等。

示例：如果您正在為客戶設計網站，您可以跟踪每個設計項目的工作時間併計算工作成本。 設計項目完成後，您可以輕鬆地向利益相關者開具賬單並相應地生成發票。

合作

一個大項目可能包括多個團隊成員，他們從事不同方面的工作。因此，重要的是應該有一個快速的溝通渠道來與其他團隊成員協作和共享相關信息。

項目管理解決方案的項目協作功能使組織能夠實時共享文件、日曆和聯繫人列表，從而在項目上進行實時協作。每個團隊成員都可以將信息添加到系統中，從而使他們可以更輕鬆地隨時隨地添加和訪問項目信息。

此外，團隊儀表板的可用性還有助於不斷檢查團隊是否達到設定的 KPI。根據解決方案，用戶可以直接發送消息或在群組中聊天，以更好地與團隊成員協作。

示例：在軟件開發團隊中，成員可以藉助此工具在軟件開發過程中進行實時協作。 從事設計、原型製作、內容等不同方面工作的團隊成員始終可以就不同軟件開發過程中的任何變化相互聯繫。

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資源管理

組織需要保留完成特定項目所需的所有資源的記錄，例如會議空間或項目材料。項目管理解決方案可幫助用戶安排所有項目資源，並提供完成項目所需的每種資源的粗略估算。這有助於組織明智地管理其項目資源並避免超支。

此外，項目經理可以輕鬆檢查資源的可用性，將資源分配給特定的項目，並確保所有成員都擁有完成項目所需的資源。

示例：電子商務企業可以使用項目管理軟件來分配資源，以便及時交付貨物。 例如，他們可以根據時區、地點和勞動力的可用性分配交付合作夥伴。

用戶角色管理

並非所有員工都能始終訪問與項目相關的數據，例如財務數據或客戶信息。因此，用戶角色權限管理和訪問控制功能有助於業務為項目的特定子任務創建和管理權限。因此，限制對機密項目信息的訪問。

此外，它還可以幫助他們將私人任務或項目分配給團隊成員，並為特定項目定義自定義角色。

示例：在網絡安全部門工作的員工可能會在處理員工和客戶數據時創建和管理基於角色的權限。 他們可以限制在該部門以外工作的員工訪問這些數據。

實時報告和分析

所有團隊成員都需要了解項目的最新情況。通過實時報告，所有參與該項目的成員都將收到有關其進度、錯過的最後期限或項目中任何其他正在進行的更改的通知。一些項目管理軟件解決方案甚至提供報告定制功能以根據業務需求定制報告。

例如，您可以使用 KPI 報告等多個模板來衡量任何項目的進度。因此，通過對比報告，您可以發現當前項目存在的問題，並製定克服這些問題的策略。

用戶還可以創建項目 KPI 儀表板，以根據設定的 KPI（如計劃和實際項目價值、已完成任務的百分比等）衡量項目的進度。這將有助於提高項目的成功率。

示例：社交媒體經理不僅制定有效的社交媒體營銷策略，還通過實時報告衡量其有效性。 他們可以通過與競爭對手進行分析來找到營銷策略中的瓶頸。

日曆共享

項目日曆可幫助產品經理系統地組織項目的時間表。它定義項目的工作時間和非工作時間，並允許用戶創建任務及其截止日期，將任務分配給團隊成員，並記錄項目的所有里程碑。

通過與團隊共享創建的日曆，經理可以確保所有成員都能及時收到與項目相關的所有計劃任務、會議、活動等的通知。這將確保所有從事該項目的成員都參加所有項目會議。

示例：銷售團隊可以為多個客戶會議或銷售活動創建日曆並與成員共享。他們還可以將有關這些會議的更多詳細信息添加到團隊成員的日曆中。

文件管理

在處理項目時，組織需要創建和管理多個文檔，包括項目詳細信息、利益相關者詳細信息、項目進度、項目預算等。項目管理解決方案可幫助組織實時創建和管理所有這些文檔。因此，團隊成員可以更輕鬆地創建文檔、實時更新文檔、與利益相關者共享文檔等。

使用該軟件，團隊成員可以在一個地方訪問與項目相關的所有文檔，而不是隨機搜索它們。此外，它還提供與第三方雲存儲解決方案（如Dropbox 、 OneDrive 、 Google Drive等）的集成，用於額外的文檔存儲。

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自定義工作流程

自定義工作流是管理項目和任務的關鍵 PMS 功能之一。該軟件提供了預建模板，可以為人力資源、銷售、市場營銷、IT 部門等不同部門定制工作流程。因此，用戶可以更輕鬆地快速創建工作流程。

但是，該解決方案還提供了根據項目要求通過添加或刪除特定部分來自定義這些工作流的模塊。這樣，它提供了對項目結構的完全控制。

示例：人力資源部門在創建招聘任務時，可以選擇預先構建的模板並根據他們的要求進行自定義。 他們可以刪除或添加某些模塊，例如入職和為其創建單獨的項目。

一體化

該軟件可以與母公司解決方案集成，幫助企業從單一平台管理多項任務，是一個不可或缺的 PMS 功能。

電子郵件軟件集成：電子郵件集成將幫助您通過該軟件直接回复您的團隊成員。此外，您還可以創建任務、安排會議、與團隊共享日曆等。

CRM 集成：與CRM 軟件的集成將幫助您將與項目利益相關者相關的所有信息保存在一個地方。這消除了在單獨的門戶中維護所有客戶信息的需要。

身份管理系統集成：通過這種集成，項目經理可以為項目分配和管理基於角色的權限。這確保只有正確的成員才能訪問特定的項目數據。

結論

無論您的組織規模如何，項目管理軟件都可以通過多種方式提供幫助，例如實時協作、任務管理、權限管理等。每個組織都有自己的項目管理要求，因此請選擇符合您的業務目標和 PMS 功能要求的軟件。