證明您價值的公關報告的 8 大支柱

在公共關係領域，如果客戶不了解結果，那麼為客戶取得結果並不重要。

公關報告是向客戶傳達您的影響的基礎。

這是公關活動中最重要的一個部分，因為它顯示了您工作的價值。

要成為公關專家之一，您需要超越聲譽管理、內容創建、媒體關係、企業社會責任和社會影響力方面的傳播專業知識。 您還需要明確關注如何監控和衡量結果。

在這裡，我們將為您提供 PR 報告的支柱，因此您總能做到正確。

4種公關報告

在PR 報告方面，一種尺寸並不適用於所有情況。 根據您的目標受眾和目的，您的報告可能看起來完全不同。

信息過載對大多數管理人員來說是一個真正的危險，因此在編寫報告時，務必專注於您想要與主要利益相關者溝通的內容。

您是否提供有關指標和KPI的簡單更新？ 還是您正在評估整個活動的戰略方向？

有了明確定義的目標，您可以專注於製作報告，為數據驅動的決策提供可操作的見解，最重要的是將您的成就放在首位和中心位置。

月度報告——跟踪您的進度

每月公關報告應該揭示您的活動到目前為止的進展情況。 這裡的關鍵：到目前為止。

注意到您沒有按計劃達到您的KPI嗎？

現在是時候展示什麼有效，什麼無效，以及您將如何調整以取得成果。

定期月度報告很可能是針對您的經理的，主要是關於跟踪您最重要的 KPI。 您可能會包括隨時間推移的提及次數、總印像數或位置圖等指標。

季度報告——是時候達到高水平了

本季度即將結束？ 是時候對你的立場進行高層次的評估了。

季度公關報告的重點是展示您的工作為客戶帶來的商業價值。

季度報告頻率較低，因此您收集的數據變得更具戰略意義。 季度報告往往由客戶的管理結構高層共享，可能遠至副總裁、首席營銷官，甚至小型公司的首席執行官，因此突出您的成功非常重要。

在季度報告中，您希望：

• 炫耀您的消費價值
• 在公關活動和客戶收入之間建立聯繫
• 總結你的重大勝利
• 提供高級數據
• 顯示後續步驟

年度報告——持久戰

年度 PR 報告比任何其他類型的報告都處於管理食物鏈的更高位置，並且很可能會被您客戶的 CMO 和 CEO 或最高管理層的其他成員以及董事會和任何主要投資者閱讀。

通常，他們觀看它的主要原因是決定明年的預算，並規劃他們未來的戰略。

年度報告的風險更高。 您的年度報告需要展示有硬數據和圖表支持的成就。

重點是您在上下文中的長期價值。 除了展示過去一年的結果外，您還應該在給定一定的預算和支出的情況下預測您對未來的期望。

活動報告

活動報告比及時報告更有針對性，並且與非常具體的目標或一組KPI相關聯。 您可能正在為產品發布、新市場進入或圍繞特定事件運行公關，您的報告將直接反映您在實現該目標方面取得的成就。

跟踪有關曝光率、覆蓋率和交互的指標，並以直觀的方式清楚地展示您的成功至關重要。

公關報告的 8 大支柱

提供一份有影響力的公關報告，讓利益相關者（為了好的）堅持下去是一門藝術。 以下是講述引人入勝的數據驅動故事的八個步驟。

1. 把目標放在首位

在深入了解細節和數據之前，您的報告應該概述預先商定的活動目標，無論您正在編寫哪種類型的報告。 這些目標需要用簡單的語言清楚地說明。

專業提示：請同事查看您的公關報告並確定活動的目標。 如果他們不能立即做到這一點，他們就不夠清楚。的

例如，如果您的目標是通過將回訪者增加 20% 來提高品牌忠誠度，則應在報告開頭明確說明。

2.使用正確的分析

一旦你重申了你的活動目標和你用來衡量它們的公關指標，就該收集你的數據了。 考慮最合適的指標來跟踪您實現這些目標的進度，包括預定義的指標。 您需要顯示增長並將這些指標與之前的時期進行比較。 這些可能包括：

• 總提及次數
• 社交媒體關注者
• 總展示次數、總點擊次數
• 按來源提及，允許客戶查看哪些渠道產生最多的對話
• 隨著時間的推移提及，例如，查看活動不同部分的影響
• 位置圖，繪製出世界上提及次數最多的地方

您的數據是您通過報告講述的更大故事的一部分。 從您的數據和分析中提取關鍵見解將增加您的整體故事，並使您的公關報告更加強大。

3.總結

人類在短短1/10 秒內形成第一印象，我們對不熟悉的信息的判斷速度幾乎一樣快。 這就是為什麼您的報告能夠使用數據總結重要的關鍵發現、成功和建議的能力對於對忙碌的高管產生影響很重要。

包括您的客戶最感興趣的指標，並突出顯示最重要的發現和對活動的調整建議。

你的總結可能是這樣開始的：

“目的是建立您的品牌知名度，尤其是在 Facebook 和 Twitter 上。 該活動在這些平台上的總提及次數增加了 185%。 這幾乎是我們預計增長的兩倍，增長率比您的主要競爭對手快 60%。 我們實現這一目標要歸功於我們將在本報告的其餘部分詳細介紹的四項一次性活動和十五項持續活動。”

但要產生影響，它需要可掃描和可視化：

4.整合競爭情報

正如愛因斯坦對整個宇宙的總結，進步是相對的，公關公司也不例外。 最好的公關報告超越了您成功的細節，它們提供了背景，因此您的客戶可以看到您相對於他們的競爭對手以及相對於他們過去的表現如何建立他們的品牌。

與客戶的競爭對手相比，您是否實現了更快的增長、更廣泛的影響或更多的印象？ 競爭分析可以成為展示大局的有力方式：

以下是一些要衡量的關鍵指標：

• 聲音份額
  這種覆蓋面衡量標準向您的客戶展示了他們獲得的關注度佔整體關注度的比例，並清楚地描述了每個相關查詢所基準的曝光率份額。
• 印象
  包括一張總品牌印像圖表，再次以競爭對手為基準。
• 每個頻道的總提及次數
  在這裡，您可以根據您的媒體關係和您發布的新聞稿，提供客戶在每個關鍵渠道（例如社交媒體和新聞媒體）中的表現基準。 這是識別最強渠道以及可能表現不佳的渠道並幫助您相應地調整策略的好方法。
• 隨著時間的推移提及
  對於範圍更廣的報告，您需要特別注意他們的品牌提及隨時間發生的變化，尤其是自從與他們合作以來出現明顯增加的情況。

5.突出最有影響力的人

關鍵影響者對成功的公關活動有著巨大的影響，無論他們是在社交媒體上擁有大量活躍粉絲的個人、具有高流量的推薦網站，還是具有重要權威的媒體渠道。

包括最有影響力的人可以幫助您為未來的活動或合作夥伴關係找到合適的目標，還可以確定您客戶的競爭對手可能從哪裡吸引他們的大量參與。 要獲得更深入的細節，請考慮包括按提及次數、來源和影響範圍劃分的頂級影響者的單獨視覺效果。

6.包括提及指標

無論您要編寫哪種類型的報告，提及分析都是調整圍繞客戶品牌、產品和服務及其運營領域的對話的有效方式。

您應該包括提及的總數量，但也要在正面和負面反應之間對這些進行限定，以更具體地了解該品牌是如何被接受的。

提及量和可衡量的品牌知名度之間存在直接聯繫，這清楚地展示了您的活動的影響。

7.增加情緒分析

了解公眾對客戶品牌的感受有助於他們制定以正確方式吸引受眾的策略。 例如，突然湧現的積極情緒需要開展與消極情緒浪潮不同類型的參與活動。

社交媒體監控工具可以在這方面提供幫助，讓您可以衡量情緒並將其顯示在針對任何選定搜索詞的圖表上。 為您的客戶及其競爭對手執行此搜索還可以幫助您發現機會，以利用市場上的任何不和諧。

8. 不要忘記你的建議

除了摘要之外，這可能是您的PR 報告中最重要的元素。 您的客戶想要您提供的戰略見解的價值，以及看到關鍵指標的改進，使他們更接近他們的目標。

您在報告其餘部分收集的數據應該為您提供大量證據，以確定趨勢、機會和調整方法的領域。 通過在數據中發現這些，並製定可操作的見解，您將為您的客戶提供更多價值，指導他們圍繞發布活動、一次性活動和“永遠在線”的公關工作制定公關策略。

與報告的其餘部分一樣，關鍵是要保持簡短、有說服力和可操作性。