跨行業人力資源流程自動化的最佳實踐

您的員工負責您的組織，而您的人力資源團隊負責您的員工。

為了組織的順利運行，您的人力資源團隊投入了大量的精力、體力勞動、時間和其他資源。 如果您可以減輕他們的負擔並自動化某些人力資源流程以節省時間和精力，該怎麼辦？

是的，通過 HR 自動化，您可以成功確保更高的員工生產力和敬業度。

讓我們了解 HR 自動化中發生了什麼、它的好處以及您應該遵循的一些最佳實踐。

什麼是人力資源自動化？

人力資源自動化是關於使用軟件解決方案來簡化、數字化和自動化人力資源流程，這些流程是重複性的，會消耗大量時間和人工。 這些人力資源流程包括工資計算、員工入職、計時和其他管理任務。

人力資源流程的自動化將幫助您的人力資源團隊專注於戰略而不是重複性任務。 人力資源自動化最大限度地減少人為錯誤並確保效率和安全性。

但是，為了促進組織中的人力資源自動化，您的員工應該準備好適應創新技術。 此外，他們可能需要一定的培訓才能了解 HR 自動化軟件的細微差別。 但最終投入您的時間和精力將是值得的。

人力資源流程自動化包括什麼？

讓我們了解一下所有 HR 任務都可以自動化。

• 招聘流程

  您可以通過發送自動電子郵件、面試安排、添加自動拒絕問題等來自動化您的招聘流程。這將幫助您自動對候選人進行初步篩選，您可以進一步將時間投入到候選人評估、選擇和入職中。

• 時間表保存

  如果手動完成，保持考勤記錄是一項令人厭煩的任務，但是，您可以使用人力資源軟件自動準確地跟踪每位員工的考勤記錄。 您可以使用自動時間表計算工作日、假期、休假請求、輪班、休假等。

• 工資單

  當您掌握有關員工工作時間和薪酬的所有信息時，您可以輕鬆處理工資單。 薪資自動化還支持自動扣款、額外福利成本、獎金自動貸記等。

• 報稅

  使用基於雲的人力資源自動化，您可以確保及時進行稅務計算和歸檔，以避免任何合規問題。 您甚至可以根據您特定的州稅規則對其進行自定義。 這減輕了人力資源團隊手動納稅的壓力。

• 記錄費用

  除了員工工資外，您的人力資源團隊還管理其他辦公費用。 這些額外的費用是手動記錄、輸入和批准的，這對每個人來說都是一個漫長而乏味的過程。 然而，自動化這些流程將允許每個員工或部門在自助服務門戶上添加自己的費用，從而加快審批速度。

• 記錄管理

  自動化記錄管理消除了在一堆文檔中手動查找員工詳細信息的負擔。 它確保跨部門的透明度、問責制和效率。 可以通過人力資源管理軟件即時獲取有關員工生命週期的全部信息。

• 員工入職和離職

  它包括從員工入職到最終離職流程的 HR 任務。 在這些過程中可能存在偏差或效率低下，但自動化這些任務將確保透明度。 此外，它還將使您免於將來出現任何潛在的法律問題。

• 通知和提醒

  使用 HR 軟件，您可以針對特殊日子或事件發送自動提醒和通知。 其中包括工作紀念日、員工績效評估、假期和其他關鍵日期。

  這將確保您不會錯過重要的日期，並且您不再需要追逐人們完成他們的任務或給他們提醒。 除了改善溝通外，它還將確保及時採取行動。

人力資源流程自動化的好處

以下是人力資源流程自動化的一些優勢。

• 成本效益：人力資源自動化將幫助您大幅削減加工和庫存成本。 它包括減少紙張成本、文具成本以及花在手工工作上的時間和資源。

• 更好的決策制定：人力資源自動化使您能夠提取洞察力並做出數據驅動的決策。 這些數據可用於改進流程、糾正故障和發現漏洞。

• 確保透明度：人力資源自動化使您能夠通過明確定義每個人的角色和職責來實現流程的透明度。 這對於在多個地點工作的組織尤其有益。

• 提高生產力：通過自動化繁瑣的手動任務，人力資源團隊可以將時間和精力投入到更具戰略性的工作中。 同時，員工會更加參與培訓、反饋、獎勵和認可。

• 確保最佳安全性：自動化人力資源流程將確保只有符合條件的員工才能訪問任何信息。 信息洩露或被盜的機會將減少。

• 促進協作和溝通：人力資源自動化明確定義了每位員工的角色和職責，並確保准確報告。 它有助於無縫協作和工作流程。

  

人力資源自動化最佳實踐

我們列出了跨不同行業的 HR 流程自動化的一些最佳實踐。

• 激勵您的員工：人力資源團隊的主要工作是激勵公司員工並製定策略以提高他們的績效。 但大多數人力資源員工將最多時間花在重複性任務上，例如考勤跟踪、手動工資單計算等，這些任務本可以自動化。 讓您的人力資源團隊從事戰略性任務將鼓勵他們盡力而為。

• 簡化工作流程：切換到 HR 自動化的主要原因之一是簡化和定義組織中的工作流程。 在自動化技術的幫助下，維護工作日、假期和其他 HR 請求的記錄等任務得到了簡化和精簡。

• 關注員工需求：人力資源流程自動化有助於創建以員工為中心的公司文化。 人力資源自動化軟件中的人工智能工具可以通過發現員工的行為模式來幫助您了解員工的需求。 它將幫助您識別最終可能造成麻煩的問題。

• 確保一致性：每位員工都有獨特的工作風格，必須與您的組織目標保持一致。 但是，借助人力資源自動化，您可以定義工作資料，將合適的候選人與每個角色相匹配，並為他們提供成長所需的培訓和發展課程。

• 從小處著手：適應現代技術需要時間，您不能指望您的人力資源團隊在一天內了解和實施新的自動化流程。 因此，請嘗試從整個過程中的小改動開始。 首先試用這款人力資源自動化軟件，看看它對您的員工和組織有何影響。

• 建立“自助”態度：要了解新的人力資源自動化軟件，您的員工可能會經常聯繫 IT 或人力資源部門以提出幾個問題。 在這種情況下，提供一些基本教程或某些常見問題解答手冊等自助選項會​​很有幫助。

• 刪除不必要的審批：員工必須經過多個審批流程，例如請假申請、差旅申請、費用報銷等。借助 HR 自動化，您可以簡化審批流程並確保更快地解決問題。

• 創建一個有彈性的組織：隨著工作場所對逆境、持續變化和破壞變得更加開放，您的行業正在不斷發展。 人力資源團隊必須創造一個環境，​​讓員工獲得足夠的支持和接觸，以執行和滿足不斷變化的期望。 使用人力資源自動化軟件，您可以確保持續的反饋和培訓，以提高員工的技能。

如何使用 OpportuneHR 管理獨特的 HR 流程自動化場景？

大多數人力資源自動化軟件解決了 85% 的常見問題，而其他 15% 的問題仍未觸及。 OpportuneHR 提供創造性和定制的解決方案來解決組織獨特的人力資源場景。 該軟件專注於組織內人力資源自動化的獨特要求，因此您不必妥協於低效的流程。

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• 基於場景的設計：它遵循基於場景的方法以及人力資源領域的專業知識，以創造整體體驗。 遊戲化考勤系統、員工查詢管理機器人、機器學習系統等有助於創造獨特的人力資源體驗。

• 15% 人力資源自動化原則：該解決方案有助於基於行業理解進行獨特的人力資源場景映射。 您將獲得適合您獨特業務需求的多層微功能。

• 行業特定解決方案： Opportune HR 解決方案確保您可以訪問定制模塊，以根據您的行業特定需求管理您的多元化勞動力。

• 自動化深度： OpportuneHR 採用深度自動化方法設計。 它有一層微特性，為核心特性提供了額外的靈活性和能力。 這就是它可以針對所有行業的獨特場景進行配置的原因。 它可以匹配本地 HRMS 解決方案的定制級別，同時部署在雲端！

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