什麼是流程文檔 |使用模板處理文檔的簡易指南

隨著您的業務增長，其複雜性也隨之增加。 有更多的步驟、更多的人、更多的事情可能並不總是以最有效的方式安排。

重新思考您的業務運作方式可能聽起來令人生畏，但它一定會為您帶來顯著的效率。 流程文檔是實現這一目標的第一步！

這個處理文檔的簡單指南將幫助您正確地完成它。

繼續閱讀以找到；

• 什麼是過程文檔？
• 為什麼這樣做：過程文檔的重要性
• 如何記錄流程
• 提示和技巧：流程文檔最佳實踐
• 對您有什麼好處：流程文檔的好處
• Easy Starter 流程​​流程圖模板

什麼是過程文檔？

流程文檔提供瞭如何執行業務流程的詳細描述。

它包括支持流程的所有類型的文檔，例如

• 政策
• 清單
• 教程
• 形式
• 截圖
• 鏈接到其他應用程序
• 流程圖

它被用作幫助各級員工（包括決策者和利益相關者）快速了解公司流程的指南。

為什麼這樣做？ : 過程文檔的重要性

記錄流程將幫助您實現 5 個關鍵目標：

1)幫助改進流程。 通過記錄確切的流程來識別瓶頸和低效率。 您將很快看到需要改進或擺脫哪些流程。

2)幫助培訓員工。 您可以使用流程文檔來幫助新員工了解他們的工作角色並熟悉他們將參與的流程。即使是經驗豐富的員工也可以在他們想要確保他們正確執行流程時參考這些文檔。

3)幫助保存公司知識。 記錄只有少數專門從事這些工作的人知道的流程。 這樣，即使他們離開了，新人也可以輕鬆地恢復工作。

4)有助於降低風險並保持運營一致性。

5) 詳細的工藝文件也是專利和商業秘密的重要組成部分。

誰參與流程文檔

流程文檔中有 3 個關鍵的所有權角色。 在某些情況下，同一個人可能扮演所有三個角色。

如何記錄流程

使用循序漸進的方法來記錄一個過程將幫助您快速完成它。

第 1 步：識別並命名流程

弄清楚你要先記錄哪個過程。 確定其目的（該過程為何以及如何使組織受益）並簡要描述該過程。

第 2 步：定義流程範圍

簡要描述流程中包含的內容以及流程範圍之外的內容或未包含的內容。

第 3 步：解釋流程邊界

這個過程在哪裡開始和結束？ 是什麼導致它啟動？ 你怎麼知道它什麼時候完成？ 明確定義這些界限。

第 4 步：識別過程輸出

確定流程將產生什麼或流程完成後將獲得什麼結果。

第 5 步：識別過程輸入

列出執行每個流程步驟所需的資源。

第 6 步：頭腦風暴過程步驟

收集有關從開始到結束的流程步驟的所有信息。 要么從觸發流程的內容開始，要么從流程結束開始，然後將步驟追溯到起點。

頭腦風暴會議應該涉及直接負責流程任務的人或具有廣泛知識的人，因為他們可以提供準確的數據。

第 7 步：按順序組織步驟

列出您提出的步驟列表，並將它們按順序排列以創建流程。

將步驟數量保持在最低限度，如果一個步驟包含多個任務，請將它們列在主要步驟下。

第 8 步：描述參與人員

確定負責流程任務的每個人。 定義他們的角色。 請記住提及他們的職位而不是他們的名字。

還要考慮那些將要引用該文件的人。 以任何具有合理知識的員工都可以閱讀和理解的方式編寫它。

第 9 步：可視化過程

這是為了提高文檔的清晰度和可讀性。 使用流程圖，巧妙地可視化您之前確定的流程步驟。

第 10 步：記下正常流程的例外情況

由於各種原因，業務流程可能並不總是遵循相同的流程。 提及這些例外情況以及將採取哪些措施來解決它們。

第 11 步：添加控制點和測量值

識別流程中可能發生風險的位置並添加控制點以幫助流程所有者監控流程。

建立測量以確定過程的有效性並幫助改進它。

第 12 步：審查和測試流程

召集所有相關人員並查看您繪製的流程圖。 有沒有遺漏的步驟？ 一切都井井有條嗎？ 完成後，測試該過程，看看您是否遺漏了什麼。

提示和技巧：流程文檔最佳實踐

• 保持文檔簡潔明了。 雖然它在技術上應該是準確的，但應該很容易理解。

• 制定適當的計劃以在/如果流程發生變化時更新文件。 確保每年至少檢查一次。

• 或者指定一個流程負責人，該負責人可以進行定期審查並將更改通知其他人。

• 為每個不同的過程保留單獨的文檔以避免混淆。

• 第一次記錄流程時，避免一次覆蓋整個組織。 從部門內的單個流程或整個組織共有的主要流程開始。

• 將文檔存儲在任何查找它的人都可以輕鬆訪問的位置。

• 確保在需要時易於修改，並且可以輕鬆地將新版本分發給所有相關人員。

• 通過流程文檔工具將文檔在線存儲在中央位置。 這將自動幫助上述兩個最佳實踐。

• 根據需要使用適當的示例、圖形、顏色編碼、屏幕截圖、多個平台等。

• 確保流程文檔符合您組織的現有標準。

• 如果您以口頭形式突出顯示流程，請始終使用圖形（流程流程圖）來平衡它。

• 將泳道添加到您的業務流程流程圖中，以區分不同的流程角色、時間線等。

• 創建流程文檔指南，任何人都可以將其作為記錄流程的標準模板。

• 利用現有的文件資料、記錄、訪談、案例研究、項目人員的實地日記和員工的知識來收集過程文件的信息。

對您有什麼好處：流程文檔的好處

• 通過提供流程步驟的通用視圖，幫助所有人達成共識。 一個共同的觀點對於一致性是必要的。

• 如果有明確的流程文檔，則可以及時、直接地對流程進行更改。

• 幫助確定有效協作和績效的理想條件。

• 幫助識別流程中的瓶頸和低效率（即使是在那些“完善的”程序中），否則可能會被忽視。

• 清晰記錄的流程可以消除任何混淆並提供清晰的說明，從而節省時間並防止錯誤。

• 降低成本和不必要的資源支出。

• 有助於提高過程的整體質量和結果的質量。

• 有助於提高員工的生產力和滿意度。

• 由於清楚地記錄了應如何執行流程，因此更容易外包工作。

• 流程文檔還有助於在需要時輕鬆實現流程自動化。

簡易入門流程文檔模板

基本上，流程映射有助於以簡化的圖片表示流程步驟、流程角色、輸入和輸出等文檔化信息。

以下是流程流程圖模板/流程映射模板，您可以使用組織流程的信息快速在線編輯。 單擊模板以在 Creately 編輯器中打開它。

模板 1

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模板 2

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模板 3

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模板 4

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對流程文檔簡易指南的反饋

本流程文檔指南涵蓋了正確記錄流程所需了解的所有內容。 遵循我們上面討論的流程文檔步驟，並利用流程流程圖模板來確保質量文檔流程。

在我們的社區中，您可以找到更多流程流程圖模板。

在我們的下一個指南中，我們將討論有助於您輕鬆簡化業務流程的流程改進技術。