過程映射簡易指南

計劃新戰略？ 想提高客戶滿意度？ 想知道為什麼你的一些項目失敗了？

流程映射是找出上述這些問題的方式和原因的第一步。

在本流程映射指南中，我們將向您展示；

• 什麼是流程圖？
• 流程圖符號
• 流程圖的類型
• 如何創建流程圖
• 流程圖最佳實踐
• 流程圖的好處
• 過程映射模板
• 流程圖符號（續）

什麼是流程圖？

流程圖直觀地顯示了工作活動的步驟以及參與執行每個步驟的人員。

繪製流程時，您只需為每個步驟繪製一個框，然後用箭頭連接它們以顯示流程。 您可以使用在線工具輕鬆創建流程圖。 基本流程圖如下所示；

流程圖符號

流程中的每個步驟都由流程圖中的形狀表示。 這些形狀也稱為流程圖形狀。

您可以在流程映射中使用近 30 種標準形狀。 然而，我們認為對於大多數人來說，使用少數最常見的形狀會更容易理解。

形狀	姓名	利用
	活動/過程	表示流程的步驟/活動
	決定	代表必須做出的決定
	開始/結束	表示進程的開始和結束
	箭	表示兩個步驟之間的連接 和流向
	文檔	表示數據或信息可以 被人們閱讀

全套流程圖/流程圖形狀位於本指南的底部。

流程圖的類型

以下是不同類型的流程圖的列表以及簡要說明以及何時可以使用它們。 選擇最適合您目標的流程圖類型。

基本流程圖

基本流程圖是一個簡單的地圖，可視化過程的步驟，包括其輸入和輸出。

何時使用：

• 計劃新項目
• 對過程進行建模和記錄
• 解決問題
• 幫助團隊更好地交流想法
• 分析和管理工作流程

如何繪製：

這是您學習如何繪製它們所需的終極流程圖指南。

高級流程圖

這也稱為價值鏈地圖或自上而下的地圖。 它顯示了流程的核心活動。 它沒有詳細介紹決策點、返工循環、所涉及的角色等。

何時使用：

• 設計和定義業務流程
• 識別過程的關鍵步驟和關鍵細節

如何繪製：

1. 列出流程中最基本的步驟（不超過5-6個步驟）
2. 將它們按順序排列，水平排列
3. 列出主要步驟下的每個子步驟（同樣，不超過 5-6 個步驟）

詳細的流程圖

顯示流程的深入版本的流程圖。 這意味著子流程的所有細節都包含在這種類型的映射中。

何時使用：

• 提供與流程步驟相關的所有詳細信息（輸入和輸出）
• 記錄過程中的決策點

如何繪製：

1. 定義流程邊界
2. 是什麼觸發了這個過程？ 使用 SIPOC 識別過程輸入
3. 確定每次輸入後立即發生的事情（反复詢問“接下來會發生什麼？”直到你得到輸出）

跨職能流程圖

流程圖，顯示流程步驟和負責它們的功能單元（團隊/部門）之間的關係，並帶有泳道。 它也稱為部署流程圖。

何時使用：

• 確定負責流程的關鍵角色以及它們之間的關係
• 強調流程如何跨越公司邊界
• 識別潛在的過程故障、冗餘、延遲、返工、過度檢查等。

如何繪製：

1. 組建一支稱職且相關的跨職能團隊
2. 確定利益相關者
3. 從流程客戶開始列出流程涉眾（基於他們與流程客戶的接近程度）
4. 添加泳道以分隔每個利益相關者之間的列
5. 添加每個利益相關者在各自泳道中執行的步驟
6. 用箭頭連接步驟以指示流程

SIPOC

SIPOC 顯示流程的關鍵要素，例如供應商、輸入、流程、輸出和客戶。

何時使用：

• 在繪製詳細地圖之前確定流程的關鍵要素
• 定義復雜過程的範圍
• 可用於 DMAIC 方法的測量階段

如何繪製：

1. 為供應商、輸入、流程、輸出和客戶繪製一個包含 5 列的表格
2. 從 5-6 個高級步驟映射流程開始
3. 識別輸出
4. 識別客戶
5. 識別過程的輸入
6. 識別每個輸入的供應商
7. 與項目負責人和其他利益相關者驗證 SIPOC 圖

價值流圖

價值流圖可視化將您的產品帶給客戶所需的材料和信息流。

何時使用：

• 記錄過程步驟的輸入和輸出的測量值
• 識別流程內部和流程之間的浪費
• 記錄、分析和改進信息和材料的流動
• 深入了解決策和流程
• 確定未來項目或子項目的重點

如何繪製：

這是一個全面的價值流映射指南，以掌握如何繪製它們。 請注意，價值流圖有一組不同的形狀，但過程映射的原則保持不變。

如何創建流程圖| 過程映射步驟

既然您知道什麼是流程映射符號以及現有的流程映射的類型，您準備好創建流程映射了嗎？ 以下是您需要遵循的步驟，

第 1 步：確定您需要映射的流程

決定你想從哪裡開始。 是不是表現不佳的過程？ 流程對您的新戰略很重要嗎？ 還是直接影響客戶滿意度的流程？

然後給它一個名字。

第 2 步：組建合適的團隊

參與流程的每個人的輸入都是必要的，以確保您在映射流程時涵蓋流程的各個方面。 正確的團隊應該包括那些執行和管理流程並提供輸入的人員。

第 3 步：收集所有必要的信息

• 這個過程在哪裡開始和結束？
• 這兩點之間的步驟是什麼？
• 過程的輸入和輸出是什麼？
• 誰做了什麼？ 何時、何地以及如何？

步驟 4：按順序組織步驟

讓您的團隊從頭到尾按順序安排每個步驟。

第 5 步：繪製基線流程圖

繪製一個流程圖，顯示當前的映射。 請牢記<流程映射最佳實踐。>

第 5 步：分析地圖以找出需要改進的地方

識別流程中的低效率和瓶頸。 應該消除哪些步驟？ 您可以在哪裡進行改進？

第 6 步：實施改進並對其進行監控

首先在較小的範圍內實施改進。 如果它們工作得更好，您可以更大規模地應用它。 監控新的和改進的流程以查看其運行情況以及是否需要進一步優化。

流程圖最佳實踐

• 在確定流程步驟之前，首先要確定流程的起點和終點。 這有助於設置限制

• 讓您的流程圖盡可能簡單易懂，讓公司中的任何人都能閱讀和理解

• 僅在地圖上保留必要的詳細信息。 不少於或多於確定需要改進的領域

• 確保在繪圖時使用正確的流程圖符號以避免混淆

• 在映射流程時包括所有關鍵利益相關者，以避免錯過重要信息或步驟

• 使用業務流程映射軟件，讓您快速繪製並與您的團隊實時協作以提高效率

更多流程映射最佳實踐？

過程映射的好處

正如您已經在閱讀有關流程映射的內容，我們猜您至少知道這樣做的一些好處。 但是請仔細閱讀本節，因為它將幫助您說服他人！

• 使團隊、利益相關者或客戶之間更容易理解和溝通流程

• 用作場景測試和假設評估的有用工具

• 可用作營銷工具，向您的投資者或工業客戶證明您的業務流程是可靠的

• 是 ISO 9000 等多種標準和認證的要求

• 使過程文檔更易於閱讀

• 傳播對相關人員角色和責任的認識

• 幫助識別流程中的缺陷以及應該改進的地方

• 援助團隊集思廣益，提出改進或新變化的想法，以幫助解決留住員工、收入下降等挑戰。

• 有助於降低與產品和服務開發相關的成本

• 提高團隊績效和員工滿意度

• 可用作培訓新員工的學習材料

• 幫助衡量工作流程的效率

流程圖模板

以下是一些您可以使用 Creately 編輯器在線編輯的流程圖模板。

模板 1

點擊模板在線編輯

模板 2

模板 3

想要更多免費的可編輯流程圖模板？

過程映射符號（續）

除了我們前面討論的基本符號外，流程映射還使用以下符號。

過程/操作符號

形狀	姓名	利用
	預定義流程/子程序	表示已經預定義的流程
	替代過程	表示一個可替代正常流程步驟的流程步驟
	延遲	表示流程繼續之前的延遲或暫停
	手動循環	表示需要手動停止的自動化步驟
	準備	表示在繼續之前需要在流程中修改或調整的內容

流符號的分支和控制

形狀	姓名	利用
	頁面連接器	表示工藝流程中的檢查點
	頁外連接器	在另一個頁面上表示從另一個進程到該進程的交叉引用和鏈接
	合併	表示將幾個步驟合併為一個的步驟
	提煉	表示被劃分為並行路徑的進程
	或者	表示“或”邏輯
	和	表示“和”邏輯

輸入和輸出符號

形狀	姓名	利用
	數據	表示過程的輸入和輸出
	多個文件	表示多個文檔
	展示	表示要在屏幕或顯示器上讀取的數據
	手動輸入	表示將由人員手動執行的流程步驟

文件和信息存儲符號

形狀	姓名	利用
	存儲數據	表示存儲的數據
	數據庫	表示一個數據庫
	直接訪問存儲	代表硬盤
	內部存儲器	表示內部存儲設備

數據處理符號

形狀	姓名	利用
	整理	表示以標準方式組織數據的步驟
	種類	表示以特定順序對項目進行排序

您對流程映射指南有何看法？

流程圖不僅是流程文檔的重要組成部分，也是一種流行的業務流程改進方法。

按照指南創建高效的業務流程圖，並與我們分享您可能遇到的任何問題，即使它是您個人使用的另一種流程映射技術。

在我們的下一個指南中，我們將討論可用於提高人力資源管理效率的圖表。