項目關閉的重要性 | #22 項目管理入門

項目的正式結束似乎並不重要。 所有的任務都完成了，項目的目標也達到了，不如來個氣氛友好、互相祝賀的簡短會面？ 為此，也值得與團隊和利益相關者計劃一次適當長的會議。 但請記住，項目結束是關鍵時刻，不僅僅是因為參與項目的人員的整合。

項目結束——目錄：

1. 介紹
2. 畢竟放棄關閉怎麼樣？
3. 如何很好地結束一個項目
4. 關閉項目時的任務列表
5. 概括

介紹

項目管理可以呈現為五組過程，包括：

• 啟動- 定義其範圍和含義，
• 規劃——確定項目範圍和要實現的具體目標，
• 執行——計劃工作的執行，
• 監測和控制——持續檢查工作是否按計劃進行，
• 結束——項目的正式完成。

今天我們將重點關注最後一組流程，即項目收尾。 這是一小組任務。 然而，它對整個項目、在同一投資組合或投資組合內開展的類似項目，以及未來為同一客戶開展的項目的看法產生了相當大的影響。 我們將建議要注意什麼才能成功關閉項目、完成合同並為未來吸取最有趣的教訓。

完全不關閉項目怎麼樣？

放棄項目關閉的任務似乎很誘人。 實現目標後，更順利地過渡到下一個項目的啟動似乎更好。 應用從最近的任務中獲得的知識和技能現在看起來既簡單又直觀。 然而，跳過正式的項目關閉也會帶來一定的風險。 這就是為什麼。

形象惡化

團隊和項目經理形象的惡化是忽視項目收尾過程的第一個也是最明顯的結果。 公司係統中列出的未完成的工作或未完成的項目看起來不太好。 更重要的是，它降低了承包商的信譽，即使客戶對項目的結果感到滿意。 這可能會導致對未來項目的分歧或不太有利的合作條款。

重複工作

缺少已完成項目目標的適當文檔意味著組織的其他成員不會了解它。 換句話說，他們不會知道我們項目中開發的解決方案。 他們可能會從現在開始實施一個非常相似的項目，而不是建立在他們已有的基礎上。

錯失良機

項目經理在項目收尾階段執行的任務包括創建描述項目預期收益的文檔。 這些可能包括商業應用程序以及內部或客戶實施。

如果不完成此手續，即使是非常成功的項目結果也可能成為“孤兒”（孤兒產品）。 如果未將其正確傳達給參與客戶拓展、銷售和營銷的專家，就會發生這種情況。 結果，儘管有所有成功的機會，它也根本不會出現在市場上。

形式風險

為客戶完成的項目涉及合同的最終確定，在此期間必須按時準備並簽署所有必要的文件。 因此，未完成的流程涉及形式缺陷的真正風險，這對公司來說代價高昂。

出於這些原因，建議使用項目的最後階段來完成所有事情。 這樣你就可以吹噓已經扣到最後一個釦子的活動了。

如何很好地結束一個項目

好的項目完成度應該包括三個方面：

• 項目的技術完成——確保實現項目目標並完成所有任務，
• 學習——評估在執行的任務和項目管理中做得好的地方，反思做錯的地方，
• 合作與激勵——承認每個團隊成員對完成的工作所做的貢獻，並慶祝項目的成功。

關閉項目時的任務列表

為了盡可能順利地開始慶祝成功，最好創建一個最終任務列表並根據所選方法計劃其實施。 儘管每個項目都有其具體細節，但應列出以下任務：

1. 確保項目成果符合項目文件中列出的戰略上最重要的標準，最好是所有標準。
2. 檢查項目結果是否窮盡實施範圍。
3. 準備項目文檔並將其提供給所有利益相關者。
4. 驗證項目結果的所有用戶是否都可以應用它並可以訪問文檔。
5. 審查與客戶和團隊成員的合同，確保滿足所有要求。
6. 確保您有客戶或其他授權利益相關者接受所有結果的文件。
7. 舉行一次或多次會議以敲定合同。
8. 為未來的項目管理準備一份反饋文件。
9. 在開始下一個項目之前，與團隊一起準備一份關於團隊合作規則和需要解決的問題的文件。
10. 存檔所有項目材料。
11. 召開會議結束項目。

上面列表中的每個任務都需要根據我們的項目和利益相關者的要求進行細化。 但是，要成功完成關閉項目的步驟，最好堅持使用通用列表並在每個項目中對其進行修改。

概括

完成的項目需要一個正式的結論，還需要吸取經驗教訓和與團隊一起慶祝成功的時間。 確保達到目標和目標，並確保客戶對結果感到滿意是項目經理必須採取的最重要步驟。 但是，不值得忽視準備可訪問的文檔並將其提供給合適的人。 後者可以決定我們項目的未來命運——即使現在一切看起來都很清楚。

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作者：妮可·曼金

人力資源經理具有出色的營造積極氛圍和為員工創造有價值環境的能力。 她喜歡看到有才能的人的潛力，並調動他們發展。

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