每個項目經理都需要的關鍵項目文件

正確的項目文檔是項目管理的一個組成部分。 記錄重要的項目流程和信息有助於以高效且易於理解的方式建立項目，並最終確保其成功。

在這篇文章中，我們將了解為什麼項目文檔很重要，並回顧在整個項目生命週期中創建的基本和其他有用的項目文檔。 提供的所有模板都是可定制的； 單擊它們開始編輯。 使用下面的菜單輕鬆導航。

計劃啟動

• 項目計劃
• 項目章程
• 業務需求文件
• 工作陳述

項目計劃

• 項目建議書
• 團隊章程
• 項目預算
• 項目溝通計劃
• 項目進度
• 工作分解結構
• 風險登記冊
• 項目範圍說明書
• 利益相關者登記冊
• 項目組織圖

項目執行和關閉

• 項目狀態報告
• 項目收尾
• 得到教訓

什麼是項目文檔？

項目文檔需要在項目生命週期的不同階段創建和維護項目管理文檔。 這些項目文件允許項目經理充分管理、控制和交付項目。

項目文檔的重要性

因此，記錄項目的重要細節有助於您和團隊驗證正在實施的想法是否真正有意義。 項目文檔簡化了闡明項目期望和目標、將可交付成果分解為可管理的任務、管理資源並使所有利益相關者保持在同一頁面上的過程。

此外，它還有助於，

• 保留在過去項目過程中收集的知識，從而簡化新員工或新項目團隊成員的入職流程。
• 提高團隊工作流程的清晰度和透明度，從而實現更好的跨職能團隊協調。

十大基本項目文件

以下是應在項目生命週期的每個階段創建的基本項目管理文檔。

項目計劃

項目管理計劃 - 或項目計劃 - 是概述項目如何執行、監控和控制的綜合文件。 它可能包括基線、子公司管理計劃和其他計劃文件。 它突出了重要的項目信息，例如截止日期、任務和關鍵里程碑，通常以甘特圖的形式表示。

項目章程

項目章程是一個簡短的文件，它解釋了項目需要什麼。 它描述了項目目標是什麼，涉及的人員及其職責以及利益相關者，並定義了項目經理的權限。 它是根據項目發起人描述的項目業務案例創建的。

業務需求文件

業務需求文檔解釋了基於業務或客戶需求和要求的項目的業務解決方案。 它描述了項目的目的、它提供的業務解決方案、特性和功能，以及項目時間表。 它綜合了利益相關者的輸入和對當前業務狀況的分析，以提供產品應該做什麼的技術中立描述。

項目預算

項目預算是項目的總估計成本。 它包括對在項目的每個階段完成項目任務期間可能發生的所有成本的詳細估算，例如勞動力成本、材料採購成本和運營成本。 它有助於建立支出預期並獲得利益相關者的項目批准，確保資金在正確的時間準備好，並衡量績效。

項目進度

項目進度表是您項目的時間表，它包含需要在特定時間範圍內完成的所有有序任務、活動和里程碑。 創建項目進度表是一種溝通需要執行的所有任務的方式，同時明確需要哪些資源以及在什麼時間範圍內。

風險登記冊

風險登記冊，也稱為風險日誌，是包含有關已識別風險的信息的文件，例如風險的性質、風險級別、誰負責，以及預防措施和糾正措施到位。 它作為一個頭腦風暴框架來建立風險，並作為可能和潛在風險和緩解措施的數據庫。

項目範圍說明書

項目範圍說明書描述了在預算範圍內按時交付項目輸出所需完成的工作。 項目範圍說明書文件概述了正在交付的內容（範圍內）、未交付的內容（範圍外）、闡明可交付成果的假設和高級要求。

項目溝通計劃

項目溝通計劃是關於在關鍵時間間隔與投資的利益相關者共享什麼、何時以及如何關鍵項目信息的指南。 它包括將分發什麼樣的信息、分發給誰以及更新頻率。

項目狀態報告

項目狀態報告是一份文件，它根據預計的項目計劃概述項目的總體進度。 它有助於讓所有項目利益相關者了解高級信息，例如里程碑、完成的工作、風險和障礙。

項目收尾

項目收尾報告是正式確定項目收尾的文件。 雖然它有助於確定項目是否成功，但它可以確認已滿足客戶接受的標準，並要求項目發起人簽字以結束項目。

其他有用的項目管理文件

雖然我們上面列出的文件對於確保項目成功至關重要，但還有多個其他項目文件將進一步有助於加速其成功完成。

工作陳述

工作說明書是描述項目要求的文件。 它充當客戶與代理或服務提供商之間的協議，並定義了供應商、項目可交付成果、成本和時間表所涉及的整個工作範圍。

項目建議書

項目建議書是一份文件，列出了項目的所有方面，包括其背景、願景、目標、任務、要求、所有者、相關風險等。其目的是提供項目細節的摘要並為項目爭取支持利益相關者的想法。

團隊章程

團隊章程基本上解釋了團隊計劃如何完成工作。 它側重於團隊存在的原因、團隊旨在完成的目標以及如何實現這些目標。 團隊章程的目的是讓每個人都在同一個頁面上，並讓他們保持專注。

工作分解結構

工作分解結構是一個圖表，可幫助將大型項目分解為更小且更易於管理的部分，其中包含它將完成的項目可交付成果。 它將項目可交付成果分為子可交付成果和工作包，它們定義了需要執行的任務的工作、持續時間和成本。

利益相關者登記冊

利益相關者登記冊是一份詳細說明項目利益相關者信息的文件。 這包含他們的姓名、聯繫方式、他們在項目中扮演的角色、他們做出項目決策的權力，以及他們的需求、關注和期望。 它是團隊組建、分配角色和職責、定義成功標準和規劃利益相關者溝通的基礎。

項目組織圖

項目組織結構圖是團隊成員及其在給定項目中所扮演角色的直觀表示。 它說明了團隊成員之間的層次結構和報告關係。 它們有助於分配資源、明確責任並設定對每個人所需努力的期望。

得到教訓

經驗教訓報告可用於記錄您在項目期間遇到的所有關鍵挑戰、風險、不確定性和障礙，以及您已實施的及時解決方案。 經驗教訓報告旨在指導您努力實現預期結果，因此它可以幫助您和將來從事類似項目的其他人避免困難並輕鬆實現預期結果。

Creately 如何幫助簡化項目文檔

Creately - 一種在可視畫布上運行的工作管理軟件 - 可以幫助您簡化對項目成功至關重要的項目管理文檔的創建、組織、管理和共享。

Creately 是一個簡單的工具，具有簡單而高級的功能，即使是非技術用戶也可以輕鬆學習。 它具有直觀的導航和拖放功能，可以輕鬆組織內容。 此外，它還與您每天使用的工具（如 Google Suite 應用程序、Confluence、Jira、Slack、MS Teams 等）集成，從而輕鬆保持項目資產同步。

易於使用的可視化工具入門

Creately 提供多個形狀庫、預製模板和強大的圖表功能，以易於理解的可視化結構（如時間線、看板、WBS 圖、流程圖等）可視化和組織您的項目相關數據。

借助可通過“形狀數據”面板訪問的數據庫功能，您可以在結構中的單個形狀中存儲無限的數據和信息，並輕鬆創建 wiki 和項目知識庫。 例如，您可以擴展概述項目可交付成果的工作分解結構，並使用其他數據字段來捕獲有關截止日期、所有者、成本等的信息，或者為每個可交付成果提供詳細的概述並附上註釋。

單一的真理來源

Creately 的統一工作空間在無限的畫布上運行，讓您將多個文檔並排放置在一個位置。 雖然您可以通過應用內預覽附加和嵌入資源、文檔、圖像和鏈接，但您還可以將 Google 表格、Excel 或 CSV 文件中的外部數據導入 Creately 並將它們組織為有意義的視覺效果，從而保留所有與項目相關的資產集中在同一個工作區。

注意：使用通用文本搜索選項輕鬆搜索和定位跨工作區和文件夾的任何信息。

高級協作和共享能力

Creately 提供了一個協作且安全的在線平台，以簡化與利益相關者的創建、更新和共享項目文檔的過程。 真正的多用戶協作與並發編輯、實時光標跟踪、離線同步、上下文評論和討論線程以及應用內音頻和視頻通話等協作功能有助於簡化跨職能項目團隊的工作流程，無論團隊是否合作- 位於、遠程或混合。

Creately 文件夾和工作區具有多個訪問權限和角色級別（所有者、編輯者、評論者和查看者），允許您管理與內部和外部利益相關者共享項目文檔的方式。

注意：通過工作區首選項設置工作區狀態並將其標記為草稿、進行中、審核中、已批准、最終或存檔以指示其審核狀態。

使用 Creately 簡化項目文檔

記錄項目的所有方面將在許多方面幫助您的項目取得成功。 無論是向客戶或供應商闡明協議條款、滿足法律要求、保持團隊一致，還是跟踪項目更新，為關鍵流程和信息維護適當的項目文檔都是關鍵。

項目文檔可能看起來很乏味，但是使用正確的工具和技術，您不僅可以簡化文檔過程，還可以確保最終輸出有效。 立即嘗試 Creately 以簡化和改進您的項目文檔流程。