項目期望以及如何滿足它們

實施一個項目的任務，責任重大。 無論您是項目經理還是自由職業者，您都必須滿足幾個明確的和很高的項目期望。 在許多情況下，由於缺乏適當的溝通，這些要求會被誤解和誤解。 由於時間被用來減少項目的混亂而不是繼續前進，團隊失去了士氣。 如何讓一個項目滿足所有人的期望？ 在今天的文章中，我們想為您提供一些指導，這些指導在實施時將確保您的項目完美而輕鬆地執行。

項目期望——目錄：

1. 項目期望——為什麼它們經常導致失望
2. 項目期望管理的5個要素：
3. 為未來

項目期望——為什麼它們經常導致失望

您的客戶可能對您的工作結果不滿意。 你一直想知道為什麼你的願景不匹配，以及它使整個議程不清楚的程度。 當你終於想通時，為時已晚，有時甚至更糟——整個項目終止了，不過，你還在絞盡腦汁——出了什麼問題？ 在這種情況下，答案幾乎總是溝通和適當表達雙方的期望。 幸運的是，有一種方法可以防止此類災難。

期望只不過是堅信我們心中的事物具有確定的外觀、形狀、面料等，並且事情會以我們想像的方式發生。 這些問題通常很難很好地確定，這可能會很麻煩，尤其是從商業角度來看。 它還模糊了項目的目標和衡量其成功的方式。

此外，問題可能在於給定任務缺乏明確的優先事項和時間表，或者將過多的注意力集中在錯誤的階段上。 到頭來，我們剩下的就是浪費時間，士氣低落，工作效率降低。 這種組織混亂導致團隊內部缺乏參與，但更重要的是，客戶與從事給定項目的人員團隊（包括您）之間的信任嚴重喪失。

項目期望管理的5個要素：

如您所見，正確的期望管理可以幫助您避免許多不必要的麻煩，並在整個項目執行過程中從頭到尾按照客戶的意圖進行引導。 項目期望管理有5個基本要素：

1. 項目計劃

通常情況下，對項目感興趣的各方甚至在為特定事業製定藍圖之前就已經有了一定的現成願景。 出於這個原因，讓客戶參與初始階段（即計劃）是一個好主意。 與客戶和同事一起確定活動範圍、優先級和目標，確定任務之間的關係。 如果有什麼不清楚的地方——不要猶豫，問。 也不要忘記制定風險評估計劃，以防萬一。

雙方的期望可能並不總是一致——這種方法將澄清給定項目的所有假設，並更多地參與整個團隊。

2. 項目實施

項目規劃很重要，但不如其執行重要。 為此，您需要與客戶和團隊舉行會議，以確定如何執行和監控您的努力的發展。

與您的團隊會面時，請確保每個人都了解他們的角色並知道他們應該做什麼。 列出角色、任務、花在它們上的時間、溝通計劃以及說明里程碑的方法。 最好立即包含KPI ，以及下次安排的會議（當您進行更新時）。

在這個階段，溝通很重要——照顧它，例如通過引入一個適當的溝通平台。 Firmbee 是這類工具中的一種，除了可以與同事交流外，它還具有許多其他對項目管理和工作有用的功能。 它是少數幾個不需要集成多個程序的項目管理平台之一，所謂的技術疲勞不再困擾我們。

3. 溝通

如您所見，有效工作流程的最大份額，從而滿足期望，與清晰溝通的能力有關。 在項目的所有階段都應牢記這一點，以避免不必要的誤解，從而導致時間和動力的損失。

最重要的是，使用簡單明了的語言，每個人都能理解。 不應有歧義或懷疑。 此外，最好用快速反饋總結所有會議。



您還可以創建一個溝通計劃，其中包括：

• 通訊方式（電子郵件、信息、通訊工具），
• 溝通頻率，
• 負責特定任務的特定人員，
• 風險評估和潛在的溝通問題。

它將確保相關人員知道會發生什麼，並且即使是最壞的情況也是事後的想法，而不是令人不快的意外。 隱藏壞消息無濟於事，並可能導致團隊失去信任和參與。

4. 承諾不足和超額交付

從字面上看， under-promise 表示在努力開始時貶低自己的承諾，反之， over-deliver 意味著在交付時超出預期。

在計劃過程開始時，被興奮沖昏頭腦並承諾一些事情並不難，隨著時間的推移和熱情冷卻後，可能會變得難以實現，甚至不可能實現。 既然骰子已經投了，你不能收回，那怎麼辦？ 可能前面有些壓力。 訣竅是首先不要讓這種情況發生。 如何？

我們應該提出比我們能提供的少一點的建議。 這樣，當項目終止時，客戶感到很滿意，我們設法超出了他的期望。 萬一出現不可預見的麻煩情況，從藍圖上扯掉了一些零碎的東西，客戶仍然很高興，因為我們希望能夠信守諾言。 儘管如此，為了在整個過程中保持冷靜，我們需要盡可能現實地精心設定目標和里程碑，以校准我們的全面戰略。

5. 個人期望

人們無法讀心。 如果我們不清晰明確地表達問題，他們就不會猜測我們的意思、假設或預見。 這就是我們如何達到最後但絕不是最不重要的元素——表達我們的期望。 我們的意圖、行動和期望的透明度和清晰度使我們的同事和潛在客戶能夠理解和描繪我們所承擔項目的完整前景。

為未來

期望是我們生活中不可或缺的一部分，包括它的專業方面。 主動管理它們可以簡化工作流程並帶來更敬業的團隊，讓客戶滿意，並最終取得個人成功！ 在您的項目上工作時請記住這一點，並嘗試將這些原則付諸實踐——您很快就會看到不同之處。

閱讀：您在 2021 年和 2022 年應該具備哪些新的項目管理技能。

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作者：卡羅琳·貝克爾

作為項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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