立項階段——要注意什麼？ | #16 項目管理入門

已發表: 2022-12-12

項目啟動階段始於創業的想法。 然而，它以啟動項目的具有約束力的決定結束。 在計劃預算、選擇實施方法和團隊組成之前，項目經理準備了項目遠景和目標的大綱。 那麼啟動階段需要特別注意什麼？

項目啟動階段——目錄：

  1. 介紹
  2. 文件和利益相關者
  3. 確定如何管理新項目
  4. 從啟動到規劃
  5. 概括

介紹

無論實施方法如何，項目啟動階段只發生一次。 其目的是定義項目的內容。 如果對項目完成的可能性存在嚴重懷疑，這也是放棄項目的最佳時機。 在這個早期階段，組織不會產生很大的成本，而項目經理相對容易放棄一個仍然粗略的項目。 但是，如果一個新項目看起來很有前途，那麼在啟動階段有什麼值得關注的呢？

文件和利益相關者

在初步安排之後，是時候進行可行性研究和項目章程了。 第一份文件將決定我們企業成功的機會。 而在第二階段，項目經理將為該項目編寫一個粗略的框架。 儘管仍然缺乏細節，但正是這兩份文件將有助於讓利益相關者相信新項目值得追求。

但是誰需要被說服呢？ 這也是由項目啟動階段決定的，在該階段放置利益相關者登記冊。 這是一份與項目直接相關的人員名單，即客戶代表、組織董事會或潛在承包商等。 但是，利益相關者可能包括會間接受到我們項目實施影響的人。 例如，這些人可能是我們將開展工作的街道的居民，或者是我們將實施自動化的客戶服務部門的員工。 他們不會參與項目，但我們的行動會改變他們的生活或工作環境。

確定如何管理新項目

但是誰參與了新企業的計劃準備呢？ 項目經理主要對它們負責。 他或她與將監督項目執行的人員建立聯繫，並與他們一起確定以下問題：

  • 職責
  • 溝通方式——正式的，如報告，和非正式的，如就項目規劃和實施中的持續問題提出問題
  • 公差範圍——例如，計劃項目的預算和提前期，或承擔的風險。

如果董事會中有更多人參與該項目，有時會為此召開一次稱為啟動會議的會議。 它通常發生在項目經理已經完成我們上面寫的文檔的第一個版本時：

  • 可行性研究
  • 項目章程
  • 利益相關者登記冊，有時是初步版本
  • 危險因素登記冊。
initiation phase

從啟動到規劃

指出項目啟動和計劃之間差異的最簡單方法是詢問在這兩個階段都需要回答的關鍵問題。 它們的比較如下表所示：

啟動階段規劃階段
該項目的願景是什麼？ 項目的開始日期是什麼時候？
該項目的目標是什麼？ 我們什麼時候才能實現第一個里程碑？
項目的實施會給組織或客戶帶來什麼變化？ 哪個團隊成員將負責變更管理？
實施該項目是否有利可圖？ 應分配多少預算用於測試？
項目失敗的風險有多高？ 任務 A 期間增加的風險是否會危及任務 B 的性能？

規劃更詳細——它傾向於回答有關如何做某事的問題，以及有關實施時間和預算的事實。 另一方面，啟動側重於有關總體目的和意義的問題，以及整個項目的可行性。

儘管規劃通常在啟動階段和項目正式啟動之前同時進行，但這兩個領域的項目範圍不同。 計劃階段可能會在項目期間多次重複。 這是因為它涉及特定任務如何以及以何種順序發生以及導致實現項目目標的目標得到實施。 另一方面，啟動階段側重於定義項目目標並評估其實施是否可能和明智。 如果是這樣，該階段的一部分還包括說服關鍵利益相關者。

概括

在項目立項階段，反復問最根本的問題：實施這個項目有意義嗎？ 畢竟，一旦給出，最終答案將完成並鎖定，可以說是啟動階段。 這將決定項目團隊在整個計劃活動期間的工作方向和範圍。

為了做出正確的選擇，值得投入精力努力準備文件並建立清晰的管理新項目的方法。 這些投資肯定會在其實施的下一階段得到回報。

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Project initiation phase - what to pay attention to? | #16 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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最重要的問題

  1. 項目啟動階段是否也有其他名稱？

    根據管理方法，它也稱為“啟動項目”。 有時也分為項目準備和項目啟動階段，如 PRINCE2。 另一方面，在敏捷方法中，它有時被稱為項目前階段，此時產品的生產尚未開始。

項目管理入門：

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  2. 什麼是項目管理？
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