10 個最大的項目管理挑戰以及如何避免它們
已發表: 2021-06-30如果項目是一艘船，項目管理就是它的帆。 項目管理是為特定項目提供指令，以便引導它走向成功。 但是，在執行項目時，可能會面臨前所未有的項目管理挑戰。
Creately 與 Proofhub 團隊及其首席營銷官 Vartika Kashyap 一起主持了一次 Twitter 聊天，旨在闡明 10 個最大的項目管理挑戰以及如何避免這些挑戰。
下面列出了挑戰和參與者的回答，以解決這些挑戰。
挑戰
- 拆除孤島並建立一個鼓勵有效和高效的項目協作和溝通的環境
- 正確規劃對項目成功的貢獻
- 處理當項目團隊缺乏解決手頭問題的必要技能時出現的項目管理挑戰
- 應急計劃在項目管理中的重要性
- 創建一個問責環境，讓團隊對自己的行為負責並適當履行其分配的職責
- 提高利益相關者的參與度並確保每個人都在同一頁面上
- 設定明確的目標和成功標準以確保項目成功
- 獲得正確的項目管理軟件的重要性
- 改善項目團隊協作並建立信任
- 為項目分配資源
如何拆除孤島並建立一個鼓勵有效和高效的項目協作和溝通的環境？
項目團隊不能在孤島中運作。 項目的成功執行取決於每個團隊成員在完成任務時相互協作的效率。 為此，Proofhub 團隊強調了通過團隊中每個人都可以訪問的一個通用門戶進行所有項目相關溝通的重要性。
“讓每個人都在同一個通信門戶上，讓所有核團隊參與，不受創意限制。 每一個，教一個！”
證明中心
首席營銷官 Vartika Kashyap 對 Proofhub 的聲明表示讚賞，並表示使用溝通工具和建立跨職能團隊可以確保有效和高效的項目協作。
“建立跨職能團隊。 利用 通訊工具。 實現更加開放和透明的文化。”
瓦爾蒂卡·卡夏普
遠程工作呢？ 由於封鎖和旅行限制，大流行推動了遠程工作模式的迅速增加。 Creately 向 Kashyap 提出了一個問題，即公司在擺脫遠程工作環境中的孤島時應採取的額外步驟。
作為回應，Kashyap 強調了透明工作文化的重要性。
“讓透明度成為新文化。 將溝通視為一條雙向的街道。 用虛擬文化舉措對抗生產力/參與度坑。”
瓦爾蒂卡·卡夏普
一項研究表明，大約 39% 的項目因項目規劃不足而失敗。 規劃如何有助於項目成功？
美國前總統德懷特·艾森豪威爾曾說過：“計划算不了什麼； 計劃就是一切。” 執行項目時，計劃至關重要。
Proofhub 強調了製定適當的項目計劃的重要性。
“項目規劃類似於帆船上的指南針和方向舵。 沒有他們，你可能仍然到達目的地，只是需要多花 100 年的時間。”
證明中心
參與者 Nandini Sehedev 指出了製定項目計劃的諸多好處。
“項目規劃對於預防或最大程度地減少風險發生和故障率至關重要。 項目規劃有助於指導發起人、團隊、利益相關者； 項目經理在項目的棘手階段進行導航。”
南迪尼·謝德夫
當項目團隊缺乏解決手頭問題的必要技能時，如何應對項目管理挑戰？
在開展項目時，您可能會面臨前所未有的挑戰或問題。 在這種情況下，如果您具備解決這些問題的必要技能，您可能能夠解決這些問題，而不會對項目進度產生顯著影響。 想像一下您不知道如何解決問題的場景？ 那麼前進的方向是什麼？
Proofhub 強調，團隊協作以可視化手頭的問題將導致不同的視角和可能的解決方案。
“召集團隊，讓他們說話，傾聽他們的意見並幫助他們想像出問題所在。 大多數團隊都有能力解決問題，但趕上它們的速度很慢。 如果你成為他們的指路明燈，他們就會找到隧道的盡頭。”
證明中心
Creately 等可視化工作空間可以有效地追溯您的步驟並重新評估流程。 例如，您可以使用因果圖找出問題的根本原因，並使用思維導圖來集思廣益。
如何彌合技能差距？ 公開交流並創造一個團隊成員可以參與參與學習體驗的環境。
“如果您希望成功縮小技能差距，開放式溝通至關重要。 你還可以創造引人入勝的學習體驗，僅僅開展學習計劃是不夠的，還要評估你的策略是否有效。”
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應急計劃在項目管理中有多重要？
一帆風順隨時可能變成風暴； 如果你沒有能力承受它，整個任務可能會陷入停頓。 應急計劃可以幫助您成功應對意外情況。
“他們經常說你的 A 計劃永遠不需要 B 計劃。但實際上，你需要 C、D、E 和 F 計劃，以防萬一。 應急就是擔心今天的問題，這些問題有可能讓你明天發瘋。”
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您如何創建一個問責環境，讓團隊對自己的行為負責並適當履行其分配的職責？
確保項目管理問責制的第一步是明確確定項目目標並相應地將責任分配給團隊成員。 但是，重要的是要注意問責制和責任之間存在差異。
例如，被分配到特定任務的個人可以是負責的團隊成員。 責任是可分擔的。 負責的團隊成員是任務的最終決策者。
Kashyap 相信，賦予人們必要的技能和資源來完成他們的工作將使他們有責任感。
“您的目標應該是為您的員工提供完成工作所需的技能和資源，然後創造一個讓他們可以輕鬆為自己的決定和行動承擔責任的環境。”
瓦爾蒂卡·卡夏普
另一方面，Proofhub 強調，清楚了解項目的期望和每個人的責任後果將創造一個問責環境。
“當期望清晰，後果更清晰時，責任就得到了最好的理解。 向他們展示整個遊戲設置——目標、飛鏢、如何擊球，以及當他們錯過時會發生什麼。”
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Creately 提出了一個問題，即“當團隊成員未能履行職責時會發生什麼？” 作為回應，Proofhub 認為第一步是與個人交談，然後就需要如何改變行動方案提供反饋。
“你的第一步是與有關個人交談。 然後提供反饋，讓個人知道需要改變什麼。 你在討論中學到的東西為你接下來採取的行動提供了背景。”
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一個不參與的客戶可能會導致很多問題。 如何提高利益相關者的參與度並確保每個人都在同一頁面上？
項目成功的另一個關鍵決定因素是利益相關者的參與。 利益相關者參與是尋求項目利益相關者的支持和反饋，以確保實現其目標。
良好的利益相關者管理包括使用利益相關者登記冊進行適當的利益相關者分析，以確定他們的要求。 利益相關者的參與度往往在項目開始時較高，而在項目的整個過程中會降低。 為避免這種情況，重要的是通過協作工具、遠程通信工具等與利益相關者保持持續的溝通。
“為您的客戶提供分時更新、內幕消息、及時報告，並按固定時間表與他們交談。 引誘他們參與其中，您將永遠不需要翻頁。 這就是我們的客戶最喜歡使用 ProofHub 的地方！”
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定義不明確的目標和目標可能會導致項目失敗。 如何設定明確的目標和成功標準以確保項目成功？
您應該始終設定 SMART 目標。 下一步是製定明確的行動計劃，以在項目持續時間內實現這些目標。 擁有這樣的行動計劃將清楚地了解誰負責什麼，以及每項任務的最後期限。
“一個明確的目標是客戶、經理和員工都能達成一致的目標。 關鍵是不要讓任何人在目標設定的會議上超越自己。”
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Sehdev 重申，設定目標會導致定義目標以實現該目標。 這將是您整個項目的指路明燈。
“設定目標傾向於製定提案，然後定義有助於實現目標的目標。 當你知道你的目標時，你可以定義目標——項目規劃的方式、原因和需要做什麼。”
南迪尼·謝德夫
同時，Kashyap 強調，計劃、控制和監控的正確組合可能決定項目如何在其時間表和預算內完成。
“計劃、控制和監控的正確組合可以改變項目經理按時、按預算完成項目並獲得高質量結果的方式。”
瓦爾蒂卡·卡夏普
獲得正確的項目管理軟件有多重要？
正確的項目管理軟件可以提高跨職能團隊的生產力和效率。 它使溝通更快、更容易，並有助於決策過程。
為此，Proofhub 強調，這是進行項目時最重要的決定之一。
“到目前為止，這是最重要的決定之一。 大多數團隊都為時已晚，無法意識到使用合適的項目管理工具可以改進多少。 超過 85,000 名用戶會同意！”
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購買項目管理工具時要考慮的主要因素是什麼？ 對團隊設定的項目要求和目標的分析將幫助您確定最適合您的項目管理軟件。
“了解您的挑戰，以便您可以更好地概述您的需求，了解工具如何提供幫助並定義評估工具的標準。”
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如何提高項目團隊協作並建立信任？
溝通是改善項目協作和建立信任的關鍵。 創造一個團隊成員可以分享知識並共同努力克服挑戰的環境非常重要。
“自由分享知識。 互相學習。 靈活轉移工作量以打破意外瓶頸，幫助彼此完成工作並按時完成工作，並共享資源。”
瓦爾蒂卡·卡夏普
Proofhub 也強調，更好的溝通將帶來更好的協作，因為每個人都可以分享他們的想法。
“協作就是談論，鼓勵團隊中的人表達自己。 管理者需要鼓勵新的想法，讓每個人都自由地表達自己。 更好的合作將隨之而來。”
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即使您在遠程工作，Creately 等工具也可以幫助您更好地實時協作。 此類工具可確保順暢的跨職能協作。
是否有一些破冰技術可以用來建立信任？
“透明度，為您的團隊提供信任，要求溝通和反饋並回應溝通和反饋”
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為項目分配資源時應考慮哪些因素？
有效的資源分配旨在以最適當和最經濟的方式分配稀缺資源。 這項責任通常由項目經理承擔，以確保每個資源都得到適當的分配和核算。
Kashyap 進一步強調了資源的稀缺性，他提到項目管理就是以更少的資源實現更多的目標。
“項目管理中的資源分配就是事半功倍。 分析您的項目範圍 確定資源 為客戶變更制定備份計劃 將項目劃分為較小的任務”
瓦爾蒂卡·卡夏普
另一方面，Proofhub 強調了擁有項目管理工具以提高項目管理效率的重要性。
“資源可用性 項目技能要求 項目目標 手頭的現有任務 項目負載 雖然所有這些都是必要的，但智能項目管理工具可以幫助您減少對這些問題的擔憂。”
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在管理項目時，您一定會面臨無法預料的挑戰和障礙。 重要的是您具備正確的能力和工具來克服這些挑戰並成功完成項目。