如何通過 6 個簡單步驟（使用模板）創建項目時間表

項目管理伴隨著許多挑戰。 儘管如此，確保您實現目標的一種有效方法是創建項目管理時間表。 這是一個簡單的工具，但它有助於讓每個人都在同一頁面上，並簡化計劃和管理項目的過程。

也許您正在重新設計您的項目管理流程，或者您剛剛開始在該領域的職業生涯。 無論哪種情況，讓這個簡單的指南幫助您掌握如何創建有效的項目管理時間表。

以下是您可能會發現對項目管理有用的其他一些資​​源；

創建成功項目章程的簡易指南

理解項目管理生命週期階段的簡易指南

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什麼是項目時間表？

時間線是我們用來按時間順序可視化一系列事件的工具。 項目時間表代表了從開始到結束的項目步驟的高級可視化概覽。 它突出顯示了哪些任務已經完成，哪些任務正在進行中以及將來要完成的任務。

進入項目時間表的元素可能會根據項目規模和您想要展示的細節量而有所不同。 它可以是包含多個任務和子任務的高度詳細的時間線，也可以是包含高級信息的簡單時間線。

但是，項目時間表通常應包含任務列表、開始和結束日期、任務的持續時間以及任務依賴關係。

項目管理時間線可以有多種形式，儘管甘特圖是幾十年來最流行的時間線類型。

甘特圖與項目時間表

甘特圖是一種工具，它通過突出顯示任務依賴關係以及任務和項目進度來詳細查看項目。

另一方面，時間表描繪了項目的整體進展。

雖然甘特圖可以讓您更仔細地查看各個項目任務，但項目時間表只會為您提供項目的高級概述。 雖然它可以顯示任務依賴關係，但它可以跳過它，不像甘特圖必須顯示任務之間的關係。

項目時間表可能看起來像甘特圖，儘管甘特圖看起來不像項目時間表。

為什麼需要項目時間表

• 這是將有關項目的高級信息傳達給經理和利益相關者的簡便方法
• 讓每個人都在同一頁面上並調整他們的目標和目標
• 幫助確定項目優先級並做出有效決策
• 簡化了保持項目正常進行和監控進度的流程
• 有助於資源分配和時間管理

如何創建項目管理時間表

項目管理時間表傳達了項目的全貌，包括重大事件和日期。 雖然它看起來很容易製作和理解，但創建一個包含幾個新人會覺得很難的步驟。

但是我們已經分解了這個過程並在下面列出了它們。 按照以下 6 個步驟來簡化創建項目時間表的任務。

第 1 步：定義項目範圍說明書和目標

在開始項目時間表之前，您需要定義項目的範圍。

在項目計劃中起關鍵作用的範圍說明書定義了您需要採取的行動，以產生項目的預期可交付成果。 它還強調了項目目標、截止日期和相關成本。

該範圍還將闡明您在創建時間線時需要了解的項目的關鍵里程碑。

根據項目範圍，您的項目可以有一個或多個目標，這些目標可以是外部的（對項目發起人最重要）或內部（對內部利益相關者最重要）。 在進行下一步之前，您還需要確立目標。

同時注意利益相關者的偏好，因為您可能需要確保您的項目時間表也滿足他們的要求。

第 2 步：確定項目可交付成果

列出作為團隊在項目期間執行的工作的結果而產生的具體輸出。 這些是項目可交付成果。

將項目目標分解為可交付成果將幫助您輕鬆列出項目任務並估算它們的時間。 可用於簡化此步驟的工具是工作分解結構 (WBS)。

工作分解結構將幫助您識別相關任務、相關成本和風險，並分配責任。

您可以參考我們的工作分解結構簡單指南，了解如何通過 6 個簡單的步驟創建一個。

第 3 步：創建活動列表

查看您的工作分解結構中的可交付成果，並確定您需要完成哪些活動（工作包）才能完成這些活動（工作包）。

在此步驟中，您還需要指定依賴於他人的任務和可以同時執行的任務。

第 4 步：估計任務所需的時間

既然您知道完成每個可交付成果所需採取的步驟，請專注於確定完成它們所需的時間。

在這裡，您必須盡可能準確，因為錯誤地估計任務時間會導致錯誤的時間表。 為避免這種情況，您可以

• 諮詢團隊中的任務所有者或主題專家
• 參考過去的項目並找出完成類似可交付成果所需的時間
• 避免高估或低估時間框架

同時，您可能需要注意資源的可用性，尤其是您的團隊成員。 如果他們正在從事其他項目，您可能需要考慮擴大他們負責的活動的指定時間範圍。

第 5 步：確定里程碑

項目里程碑有助於確定您已經取得了多少進展以及您需要走多遠。

您之前確定的項目可交付成果可以作為時間線中的里程碑，或者您可以根據您希望如何突出顯示任務的開始和結束來選擇里程碑。 例如，它可能是一個項目階段的結束和另一個項目的開始。

第 6 步：創建項目管理時間表

到現在為止，您知道項目可交付成果和任務是什麼，它們將花費多少時間以及表明項目進度的關鍵項目里程碑。

偉大的！ 這些基本上是您開始構建項目管理時間表所需要的。

• 根據您項目的長度，選擇一個時間範圍（即天、週、月等）
• 根據優先級添加任務。 通過調整任務的長度來突出任務的持續時間。
• 添加里程碑以展示項目期間的進度

以下是一些可幫助您入門的預製模板

準備好您的下一個項目了嗎？

管理一個項目很困難，但如果你使用正確的工具，許多挑戰都可以輕鬆克服。 項目管理時間表就是這樣一種創造性工具，可以幫助您和您的團隊有效地取得進展。

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