項目監控。 看什麼參數？ | #34 項目管理入門

已發表: 2023-02-14

項目數據是項目經理需要學習如何處理的強大工具。 收集它只是一個開始。 該項目的成功還在於監測相關發現並觀察它們之間的關係。 那麼如何決定哪些參數值得觀察呢？ 請仔細閱讀，找出答案！

項目監測——目錄：

  1. 介紹
  2. 預算——資源監控
  3. 日程安排——按時完成
  4. 績效水平——質量控制
  5. 控制——參數範圍
  6. 概括

介紹

無論在項目中應用何種管理方法，項目經理在整個項目中的主要任務之一就是監控其進度。 如果沒有明確定義的參數和評估標準，就無法確定項目是否以正確的速度朝著正確的目標前進。 觀察哪些參數可以盡快發現潛在問題，並利用出現的機會？

預算——資源監控

在幾乎所有項目中，預算是最重要的觀察參數。 因此，項目經理應監控任務資金的所有方面，其中包括：

  • 勞動力成本，
  • 材料，
  • 軟件，
  • 購買或使用工具和設備，
  • 專家諮詢，
  • 旅行和參加行業活動。

要監控費用，最簡單的方法是使用軟件，例如 Firmbee。 然後所有與設定預算的偏差都立即可見。 然而，過分重視一次性超支是不值得的。 最好為目標或里程碑假設誤差幅度。 然後，您可以用另一個領域的節省來抵消一項任務的較高成本。

靈活的項目管理方法在靈活的預算管理中特別有效。 根據題為“超越敏捷性”的 2021 年職業脈搏報告，他們將多達 64% 的項目保留在假定的資金框架內。

日程安排——按時完成

第二個關鍵領域是查看項目是否遵守既定的時間表。 在這裡，該軟件也非常方便，因為您不僅可以實時檢查團隊的進度，還可以生成報告。 還值得採用經過驗證的時間管理技術。

最重要的是，請記住注意任務之間的關係和相互依存關係。 如果協調很重要，您需要確保在最後期限前完成並且任務保持正確的順序。

project monitoring

績效水平——質量控制

控制任務的質量比監控任務的預算和時間表更難監控。 這是因為這裡不僅難以實現標準化，而且難以獲得明確的評估標準。

在計劃監控任務績效水平時，有必要區分 Scrum 方法中使用的兩個參數：

  • 完成的定義，以及
  • 驗收標準

完成的定義是指一項任務的執行質量，即是否滿足了對其提出的所有技術要求。 另一方面，驗收標準是利益相關者對其寄予的一系列期望。

滿足完工定義和滿足驗收標準之間的區別可以通過正在建造的房屋的例子來說明。 當牆壁被砌得足夠均勻並且投資已被施工經理接受時，它符合完工的定義。 然而，房子可能達不到建築商的期望，他們希望牆壁完美平整，顏色與宣傳冊中的一樣。

控制——參數範圍

與監測特定參數一樣重要的是確定它們的範圍，換句話說，回答這個問題， “偏離標準多少應該引起關注？”

由於組織和利益相關者要求的差異，以及每個項目的個性化需求，很難談偏差建議。 然而，無論是 10% 還是 25%，在項目規劃期間，最好與利益相關者一起設定具體的價值觀，這只會導致額外的會議和忙碌的、自發的行動。

概括

監控項目有助於確保它按計劃實現其目標。 我們討論了上面的關鍵領域：預算、進度、性能和參數範圍。

沒有一組參數可以最佳地描述每個項目的簡單方法。 然而，在大多數項目中，有效提取這些基礎知識將使任務能夠在預算內按要求的水平按時完成。

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作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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