規劃項目的視覺指南
已發表: 2018-10-12有些項目很容易管理，而另一些則需要付出很多努力。 無論哪種情況，制定適當的項目計劃都將幫助您確保完美地完成它。
如果您清楚地了解需要發生的所有事情以及如何在特定時間段內完成它們，那麼您可以最大限度地減少（如果不是完全消除）項目失敗的機會。
在這篇文章中，我們編制了一份項目規劃技術列表，您可以使用這些技術來創建可靠的項目計劃並成功執行它。 我們將研究項目規劃的不同領域，例如規劃流程、資源規劃、知識管理、流程映射、決策制定和風險管理。
規劃過程
在項目規劃的第一階段，您需要設定目標、創建項目計劃大綱並分析您的預算需求。 您可以使用下面的項目計劃技術來快速完成這些任務。
SMART目標
SMART 是為項目設定目標和目的的標準。 根據 SMART，您的項目目標應該是具體的、可衡量的、可實現的、相關的和有時限的。
SMART 目標標準
查看我們的簡化項目規劃流程的 SMART 指南，了解如何在項目規劃中正確使用 SMART 標準。
工作分解結構
工作分解結構 (WBS) 是一種項目管理工具，用於可視化項目將以層次結構交付的結果。 它幫助項目經理將復雜的項目活動分解為簡單且易於管理的任務。
如何使用它
第 1步：創建 WBS 的第一步是了解項目的範圍。 這意味著您需要確定項目目標、可交付成果、任務、截止日期等。
第 2 步：確定關鍵可交付成果。 這些關鍵可交付成果對項目的成功至關重要，它們應該出現在您的工作分解結構的第 2 級。
第 3 步：確定 WBS 最低級別的工作包或項目可交付成果。 召集您的項目團隊和利益相關者，找出完成關鍵可交付成果所需的所有工作。
第 4 步：創建一個 WBS 字典，其中包含圖表中元素（工作包）的定義和範圍。
工作分解結構示例（點擊模板在線編輯）
行動優先矩陣
行動優先級矩陣是一種項目規劃工具，用於確定優先考慮哪些活動以及避免哪些活動，以便最大限度地利用您的時間和資源。 它有助於做出更好的決定。
如何使用它
在行動優先級矩陣中，應在 x 軸上標記活動的努力程度，在 y 軸上標記活動的影響。 行動優先矩陣創造了 4 種可能性；
- 速贏/緊急——這些活動影響很大，而且完成起來並不費力。 最好盡可能多地關注這類項目。
- 重大項目/不緊急——這些項目/活動影響很大，需要付出很大的努力。 雖然您不應該讓這些項目掩蓋快速的勝利，但您應該在執行之前為它們做好計劃。
- Fill-ins/Delegate——這些是低優先級的項目，影響小，工作量小。 當您有時間在快速獲勝和重大項目之間時，您可以處理它們。 或者，您可以將他們委派給另一個團隊。
- 困難重重/推遲或忽略——這些任務影響很小，但需要付出很大的努力。 建議避免執行它們，或者如果無法避免，請尋求可以有效完成的專家的幫助
行動優先矩陣（點擊模板在線編輯）
成本分解結構
成本分解結構（基於 WBS）是一種項目計劃技術，用於將成本分配到項目的不同部分（分配到工作分解結構最低級別的活動）。 它用於將實際成本與預算進行比較。
如何使用它
第 1 步：在您的工作分解結構中，確保所有工作包都代表彼此獨立且可定義的任務。 並為每個工作包分配一個開始和結束日期。
第 2 步：為您確定的每個工作包提供特定的預算金額。 確保您還為此分配了負責的預算所有者。
第 3 步：檢查成本並確定項目在工作分解結構的每個級別上的成本。
成本分解結構（點擊模板在線編輯）
里程碑趨勢分析
里程碑趨勢分析是一種項目計劃技術，用於跟踪項目中的里程碑。 它有助於確定與項目里程碑相關的工作是提前還是落後於計劃。
如何使用它
第 1 步：參考您的項目進度表並定義項目的里程碑。 最好不要有很多里程碑，以免在您的里程碑趨勢分析圖表上看起來令人困惑。
第二步：在MTA圖中，y軸代表項目時間尺度，x軸代表報告時間尺度。 您可以使用具有特定顏色或特定標記形狀的特定線條來象徵圖表中的里程碑。 在每個報告期結束時將里程碑添加到圖表中。
第 3 步：參考 MTA 圖表來確定項目中的里程碑趨勢。
請參閱這篇文章以詳細了解里程碑趨勢分析的工作原理。
里程碑趨勢分析（點擊模板在線編輯）
資源規劃
為了更有效地執行項目，您需要正確分配資源。 在資源計劃階段，您需要注意項目任務所需的資源類型，並確定每個任務的工期。
甘特圖
甘特圖是一種項目計劃工具和技術，用於安排和監控任務。 它們還可用於在項目的不同階段傳達成本和支出。
如何使用它
第 1 步：將項目分解為單個任務，並在甘特圖中為它們分配行。
第 2 步：每個任務都有一個時間線，您可以根據需要對它們進行顏色編碼。 覆蓋時間線是一條進度線，並使用它來標記在任務上完成了多少工作。
請參閱我們的帖子如何像老闆一樣使用甘特圖來計劃項目，以了解有關在計劃項目中使用甘特圖的更多信息。
高層項目計劃甘特圖（點擊模板在線編輯）
更多甘特圖模板
組織結構圖
組織結構圖是項目規劃技術，您可以使用它來可視化項目團隊——他們的角色和職責。 使用它，您不僅可以突出層次結構和報告結構，還可以在將任務分配給個人時實際使用它。
如何使用它
第 1 步：檢查可供您使用的資源，並將它們與任務相關聯。
第 2 步：了解項目團隊的層次結構/報告結構。
第 3 步：使用如下所示的組織結構圖模板，您可以在圖表中為每個人分配一個位置。 您可以在組織結構圖上添加必要的信息，例如角色和職責、可用性等。 參考它，您可以分配每個單獨的相關任務。
項目管理組織結構圖（點擊模板在線編輯）
更多組織結構圖模板
知識管理
在處理項目時，團隊需要參考不同的資源，如教程、會議紀要、流程文檔等，以完成他們工作的某些領域。 如果只有一個地方——比如數據庫——他們可以訪問所有信息，這將節省大量時間。
知識地圖/思維導圖
思維導圖是一種用於組織信息的工具。 項目團隊在頭腦風暴會議期間使用思維導圖來捕捉思想的自由流動並以易於理解的方式構建它們。 它們也可以用作存儲必要信息的知識圖譜。
如何使用它
第 1 步：收集團隊需要參考的資源並對其進行分類。 例如：在網站建設項目中，關於網站規劃的博客文章、視頻、信息圖表可以歸類為網站規劃教程。
第二步：使用 Creately，您可以添加相關鏈接。 只需單擊形狀，訪問屬性並在鏈接到 URL 或圖表下添加您的鏈接
第 3 步：如果您要將圖表嵌入到網頁上，請使用 Creately 查看器將其發佈為交互式圖表。
項目資源思維導圖
過程映射
如果您已經明確瞭如何逐步執行某項任務，那麼任何人（無論是否熟悉該過程）都可以輕鬆地進行，而無需費力。 這就是映射您的流程的地方。
流程圖
流程圖是一種工具，用於可視化工作活動的步驟和負責人。
要了解什麼是流程圖、流程圖符號、流程圖類型以及如何繪製流程圖，請參閱我們的流程圖簡易指南。
項目管理流程圖模板（點擊模板在線編輯）
PERT 圖表
PERT 代表項目評估審查技術。 它有助於從頭到尾映射您的流程。
PERT 圖幫助團隊快速識別項目中的“瓶頸”，然後可以立即解決。 從長遠來看，這有助於節省大量時間，而不是等待問題出現。
在這份PERT圖表的詳細指南中，我們介紹瞭如何使用這種項目規劃技術以及使用它可以獲得哪些好處。
項目規劃的PERT圖表（點擊圖表在線編輯）
更多 PERT 圖表模板
頭腦風暴/決策制定
在項目規劃過程和整個項目過程中，頭腦風暴和決策會議往往需要花費大量時間。 雖然頭腦風暴對於提出創意是必要的，但它是決策和解決問題時不可或缺的技術。
親和圖
親和圖用於根據彼此之間的相關性將大量想法/數據/意見分組到特定主題或類別下。 它可用於以合乎邏輯的方式安排頭腦風暴會議產生的想法。
如何使用它
第 1 步：召集一個有能力的團隊進行頭腦風暴會議
第 2 步：記錄會議期間分享的每一個想法/意見
第 3 步：根據想法的相似性對想法進行排序
第 4 步：將它們分組在一起，並為每個組命名以進行識別
親和圖模板（點擊圖表在線編輯）
PICK 圖表
PICK 圖表是另一種項目計劃技術，您可以在頭腦風暴會議後使用它來組織想法。 它可以幫助您確定哪些想法易於實施，哪些具有高回報，或者換句話說，哪些想法是最有用的。
如何使用它
根據 PICK 圖表，您可以將您的想法標記為
- 可能：這些想法很容易實現，但回報很低
- 實施：圖表這一部分中的想法很容易實施並且有很高的回報
- 挑戰：這裡的想法更難實施，回報也難以確定
- Kill：這些想法更難實施，回報率低
一旦您將頭腦風暴的想法放在矩陣上，您應該首先處理哪個想法以及應該避免哪個想法就會變得更加清晰。
項目規劃選擇圖表（點擊模板在線編輯）
決策樹
當您看到幾個行動方案時，您可以使用決策樹來分析選擇這些選項的不同結果。
如何使用它
第 1 步：識別和定義決策並將其放在圖表的開頭
第 2 步：在連接到決策樹下一級形狀的線上寫下可能的解決方案。
第 3 步：將這些解決方案的結果放在與線條相連的形狀上。 您可以使用橢圓來表示確定的結果。 如果一個結果導致一個新的決定，把它放在一個矩形上。
第 4 步：召集決策者團隊並審查分析以做出最終選擇
決策樹圖表模板（點擊圖表在線編輯）
更多決策樹示例
風險管理
風險是項目中不可避免的因素，而將風險對您的目標可能產生的影響降到最低的最佳方法是提前做好準備。 通過事先識別和分析風險，您可以避免可能影響項目結果的負面結果。
在我們的視覺風險管理技術終極清單中，我們涵蓋了 11 種有效的風險管理技術，您可以使用它們來識別、評估和控制風險。
展開項目規劃技術列表
在這裡，我們介紹了可以用作項目規劃技術的有用的視覺技術。 它們不僅易於使用，而且在項目規劃、決策、解決問題、管理知識等方面非常有效。
你有更多的項目計劃技巧要添加到列表中嗎？ 在下面的評論部分讓我們知道。