如何創建項目狀態幻燈片 [+ 模板]
已發表: 2022-11-17項目狀態幻燈片是項目演示的重要組成部分。
無論您在項目中已經達到里程碑還是面臨障礙，這張幻燈片都有助於清楚地傳達利益相關者需要了解的內容。
不幸的是，這就是問題開始的地方。
創建“清晰傳達”的幻燈片並不像聽起來那麼容易。 更糟糕的是，不知道最佳實踐會讓你在幻燈片中犯錯誤。
值得慶幸的是，這篇文章將討論如何設計實現此目標的項目狀態幻燈片。
除了討論您應該避免的錯誤之外，它還提供了 Visme 模板，您可以使用它來幫助更快地創建更好的項目狀態幻燈片。 通過這種方式，您可以讓客戶跟上您的項目進度，並為您即將開展的工作設定期望。
但在我們開始之前，讓我們先了解一下什麼是項目狀態幻燈片及其好處。
目錄
- 什麼是項目狀態幻燈片？
- 使用項目狀態幻燈片的 5 種方法
- 10 個優秀的項目狀態幻燈片模板
- 要避免的項目狀態幻燈片錯誤
什麼是項目狀態幻燈片？
項目狀態幻燈片是關於您的項目的報告。 它包含重要的項目信息，並講述了您的項目故事——它是如何形成的、它的好處、缺點、特點等等。
除了向客戶更新有關項目的信息外，這張幻燈片還向利益相關者解釋了為什麼您的項目時間表遲到了或未能完成任務。
例如，有一些你無法控制的因素導致你無法按時完成項目。 幻燈片應與您的客戶分享此信息，以便他們了解情況。
以下是您可能希望包含在狀態幻燈片中的內容：
- 項目名稱及介紹
- 您的項目的摘要版本
- 項目進展、時間表和開發階段
- 里程碑和顯著成就
- 問題、風險和未來的擔憂
以時尚的方式管理您的項目
- 創建專業的品牌文檔，從項目時間表到預算
- 通過引人入勝的圖表和信息圖可視化重要的項目指標
- 允許您的團隊評論、協作並立即從草稿轉變為最終格式
使用項目狀態幻燈片的 5 種方法
將項目狀態幻燈片視為項目的可視化表示。
通過正確設計您的演示文稿，您的聽眾將了解他們需要了解的有關該項目的所有信息，並關心利害攸關的事情。
為了正確地向他們更新項目的進展情況，您可以使用以下方式使用項目狀態幻燈片：
1.完善項目規劃
基本上，展示如何開發項目。 畢竟，改進的計劃會導致性能的提高。
使用這張幻燈片，可以通過多種方式規劃您的產品未來。 其中之一是使用關鍵績效指標 (KPI) 來衡量您的進度。
選擇 KPI 示例時，請確保選擇適合您的項目的示例。 例如，假設您需要在一個時間範圍內完成一個項目。 您可以使用的 KPI 示例包括項目進度和當前開發階段以及預計完成時間。
創建切合實際的路線圖是改進產品規劃的另一種方法。 詳細說明確認您的目標的分步過程。 然後，微調您的幻燈片以專注於更大的圖景或長期目標。
最後，在幻燈片中展示可能影響項目進度的進展。 例如，如果您要晚於預期日期完成項目，則必須列出證明您建議的完成日期合理的因素。
如果你認為你可以早點完成它，這同樣適用。 通過加倍努力提前完成項目，您可以給客戶留下深刻印象並與他們建立更好的關係。
2. 促進有效溝通
如果團隊不能很好地溝通，項目可能無法完成。 溝通不暢會導致功能失調、生產力低下和更多的不利影響。
項目狀態幻燈片通過設置簡化的工作流程來保持溝通的持續性和一致性。 它將有助於消除誤解、減少衝突並鼓勵有效溝通。
對於初學者，接受評論或問題並在項目演示期間創建公開對話。 確保通信是雙向的。 如果團隊成員想分享想法，請邀請其他成員傾聽。
有效溝通的另一個關鍵是增強數據可訪問性。 使用 Visme，您可以集中您的數據，使每個成員都可以使用其協作功能訪問它。
此外，使用 Visme 的動態字段有助於告知與您合作的利益相關者項目狀態。 這使您可以對參與創建報告的人員表示讚賞。
3.突出項目特色
通過詳細說明使您的項目獨一無二的元素來吸引觀眾。 讓他們知道您與競爭對手的不同之處。
首先，您必須通過強調項目的優點來關注項目的好處。 這個想法是要說服他們您的項目如何改善他們的生活。
此外，在幻燈片演示中始終使用強大的描述性語言。
使用準確的術語描述您的項目。 一個很好的方法是設身處地為聽眾著想，並使用他們可以理解的語言。
如果您沒有時間詳細介紹項目狀態，請向觀眾指出額外的相關資源。 這些可能是關於類似項目的文章和包含行業見解的視頻。
在這裡，您的聽眾甚至可以在報告結束後進行額外閱讀。
4. 提出預算
財務數據可能以其乏味的方面而聞名。 但是，如果您掌握了數據講故事的能力，您的演示文稿會變得更加有趣和信息豐富。
以下是有關如何使用項目狀態幻燈片來展示預算的提示：
為此，請告訴聽眾每個財務細節並邀請他們提問。 然後，準備通過信件回答他們拋給你的一切。
在報告預算評估時，不要只讓數字說明一切。 相反，通過使用 Visme 的數據可視化工具將它們變成圖表、圖形、地圖和小部件來增加它們的視覺吸引力。
您甚至可以添加圖標和庫存照片，讓您的項目狀態幻燈片看起來更專業。
從收集到的數據中，您可以提供旨在控制在預算範圍內的可行計劃。 為可能的預算赤字做同樣的事情。 向他們展示預防措施。 如果預算用完，請分享建議的解決方案。
五、控制風險
大多數項目都伴隨著風險。 雖然您可能無法阻止它們危及無縫項目運營，但您可以控制它們。
首先，通過披露所有危害和風險情況來定義風險。 如果聽眾決定投資您的項目，請幫助他們了解他們的安排。
接下來，提供全面的風險評估。 詳細說明風險的威脅程度。 包括風險對項目的不利影響的詳細信息。
最後，提出一個假設的無風險場景，您可以在該場景中減輕和消除風險。 這會增加他們對您控制風險能力的信心。
10 個優秀的項目狀態幻燈片模板
為了幫助您製作理想的項目狀態幻燈片，請隨意使用下面的任何 Visme 模板。 只需註冊一個帳戶並選擇最適合您的項目的模板。 在這裡，編輯細節並設計幻燈片以匹配您的品牌。
創建它後，請記住查看分析儀表板。 查看誰查看了您的演示文稿、評估狀態幻燈片的效果、確定感興趣的各方等等。
以下是您可以輕鬆自定義的一系列模板。
1.項目狀態報告演示模板
此模板非常適合極簡主義者。 您可以使用它來簡單地展示已完成的項目任務——或那些仍在進行中的任務。
由於它是完全可定制的，因此您可以隨心所欲地使用它。 您可以輕鬆更改字體和顏色等設計元素以匹配您的品牌。 您還可以添加圖像並將數據轉換為圖表和圖形，以幫助客戶更快地處理信息。
2. 技術項目狀態更新演示諮詢模板
呈現技術項目狀態更新可能具有挑戰性。 您需要將報告分解為易於消化的塊。 幸運的是，此模板可以幫助您呈現有關您的技術項目的易於理解且詳細的信息。
3. 電子商務商店 UX/UI 設計項目信息圖表模板
此信息圖模板可讓您直觀地傳達團隊在項目不同階段的進展情況。 百分比小部件還顯示每個階段需要多少工作。 只需替換此模板中的品牌和文本，您就可以在幾分鐘內將其發送給您的客戶！
4. 項目管理工具-培訓手冊模板
使用這個完全可定制的模板，可以無縫呈現新的培訓規則。 您可以一條一條（或一步一步）引入新規則。 如果培訓執行得好，您可以在更短的時間內有效地傳達您的信息！
5.財務-項目計劃模板
此模板可以幫助您以簡潔、結構化的方式製定財務計劃。 因為它具有簡單的顏色選擇，所以不會分散觀眾的注意力。 因此，它可以幫助他們吸收您提案的信息。
6.企業項目狀態報告模板
這個 11 頁的綜合模板涵蓋了客戶想了解的有關該模板的所有信息。 它討論了項目目標、範圍、KPI 和里程碑，以與利益相關者分享成就。 它還分享潛在的障礙和即將到來的任務，以幫助客戶降低他們對前進的期望。
7. 網站項目管理狀態報告模板
此模板包含一些頁面，您可以在其中列出網站開發項目的狀態。 您可以共享當前任務、即將到來的優先事項和團隊進度的列表。
八、建設項目管理狀況報告模板
如果您從事建築行業，那麼這個乾淨的模板適合您。 它詳細說明了施工 KPI 和進度，以及法律要求、未決決定等。 包含佔位符庫存照片圖像，您可以將其用於演示。 但您可以上傳自己的照片，為您的客戶製作更個性化的幻燈片。
9. 著陸頁項目狀態報告
該模板非常適合監控著陸頁的性能。 它首先幫助確定其目標，例如更新網絡副本、添加社會證明等。 從這裡，您可以確定項目的狀態、里程碑、KPI 等。 該模板採用極簡主義設計，但您可以使用 Visme 的設計功能自定義其外觀。
10.每週項目狀態報告
該模板具有優雅的色彩組合、易於閱讀的字體和帶有大量空白的設計佈局。 它非常適合想要向更高管理層提交有吸引力的報告的任何人。
要避免的項目狀態幻燈片錯誤
在項目狀態幻燈片上犯錯誤可能會導致可怕的後果。 你可能會失去你的觀眾和他們對你品牌的尊重。
以下是常見的項目狀態幻燈片錯誤以及糾正這些錯誤的方法。
錯誤 #1 - 創建難以瀏覽的幻燈片
不通過您的演示引導聽眾會使他們對您的提案失去興趣。 如果這些人不能輕易理解項目狀態幻燈片，他們可能會拒絕您的提議。
解決此錯誤的一種方法是確定要使用的正確字體大小、類型、顏色和對比度。 選擇可讀性強的字體樣式。
然後，在背景和文本之間建立高對比度。
您可以使用 Visme 的各種設計選項輕鬆自定義您的演示文稿。
關於使您的項目狀態幻燈片更便於導航和理解，將文本分成幾個部分。 也可以使用短句、編號列表和項目符號。
此外，為每個部分使用信息性和描述性標題。 除了以關鍵字為特色外，還應使您的標題脫穎而出，以吸引那些瀏覽信息的人的注意力。
錯誤 #2 - 不遵循流程
第一次製作項目幻燈片可能會讓人不知所措。 無賴、忽略模板的使用、不創建和遵循流程也很誘人。
解決此問題的一個簡單方法是描述項目狀態幻燈片以及您將在其中討論的內容。 這使您可以讓您的聽眾知道會發生什麼。
部分描述還應該是為了闡明您的項目目標。 分享您希望項目完成的任務。 此外，分配時間來解決問題和疑慮。
在總結你的報告時，通過只突出最關鍵的部分來使其簡短。 這有助於喚起觀眾的記憶，讓他們專注於真正重要的事情。
錯誤 #3 - 提供不相關和不正確的信息
瀏覽每張幻燈片，從觀眾的角度看問題。 如果信息是可以理解的，那是個好消息。 如果不是，則您的狀態報告需要修改。
您可以首先驗證幻燈片中的每個細節並確保它包含最新信息。 如果不是，請更換或更新它。
接下來，讓您的品牌在您的演示中脫穎而出。 將您的品牌與項目狀態幻燈片對齊，以幫助您的觀眾將您的一流演示與您的高品質品牌聯繫起來。
使用 Visme 的品牌嚮導可以讓您將徽標、字體類型和配色方案等資產無縫地整合到任何項目中。
同樣，使用與您的品牌相關的有效顏色組合有助於為您的演示建立主題。
最後，在你的狀態幻燈片上清楚地提到一個項目需要多長時間才能完成。 為此，您必須通過關注每項任務的持續時間以及為什麼需要那麼多時間來在時間軸中呈現簡化的數據。
錯誤 #4 - 使用顏色不一致
關於前一點，您在幻燈片中使用顏色的方式決定了您向觀眾傳遞信息的效率。
不一致的顏色使用會使利益相關者迷惑並阻止利益相關者理解您的演示文稿。
您可以根據相關的感受和情緒使用顏色來開始解決這個錯誤。 例如，紅色是警告和風險的同義詞。 因此，給顏色附加不同的含義會使您的聽眾感到困惑。
您可以使用相同的顏色概念來確定您的項目狀態。 例如，“綠色”表示任務處於活動狀態並且可以按時完成。 如果任務處於活動狀態但需要密切監視，請使用“琥珀色”。 最後，“紅色”表示任務處於活動狀態但需要進行重大修正。
同時，單靠顏色並不能構成您的報告，即使它們可以作為重要的視覺提示。
了解有些人對顏色的感知有限，尤其是那些有色覺缺陷的人。 如果他們無法感知您推銷中的顏色，他們可能無法理解您的報告。
錯誤 #5 - 顯示乏味的數據
注意力跨度正在下降。 沒有人喜歡關注半生不熟的推銷和那些包含普通數據的推銷。
為了使您的報告更具吸引力，請組織幻燈片中的數據。 保持它們乾淨整潔。 此外，避免讓聽眾負擔過多的信息。
此外，結合 3D 動畫等互動元素可以讓您的演講更加精彩。 您甚至可以嵌入自己製作的視頻，讓您的觀眾更加驚嘆。
通過創建問答環節和遊戲，進一步提高演示文稿的交互性。 這個想法是讓觀眾參與進來，以幫助您的演講脫穎而出並令人難忘。
使用 Visme 創建令人印象深刻的項目狀態幻燈片
創建項目狀態幻燈片需要清楚地了解客戶需要看到的內容以及您希望與他們分享的內容。 從這裡，您應該能夠以清晰的方式傳達項目狀態。
這使您的企業在客戶眼中看起來更好。 同時，客戶會非常樂意將控制權交給您，讓您完成這個項目。
那麼，您準備好無需從頭開始就可以製作出色的項目狀態幻燈片了嗎？
然後，使用 Visme 並參考上面的項目狀態幻燈片模板。 您還可以從我們的免費圖形設計模板中進行選擇，製作專業的項目狀態幻燈片並了解有關此主題的更多信息。