小型企業無紙化的 10 多個原因

在當今主要是數字化的世界中，出於各種原因，一些企業正在過渡到無紙化辦公室。 同時，無紙化也有一些缺點，您應該在創建交換機之前考慮這些缺點。

權衡消除紙張的利弊，這樣您就可以驗證它是否是您的業務需要的正確途徑。

一個人經營什麼樣的企業？

一旦決定是否實現無紙化，首先要考慮的問題是您經營的業務類型。 有一些行業（如會計或保險）可以通過減少或消除紙質記錄而獲得巨大的利潤。

例如，醫療保健業務已開始檢查廣泛實施健康信息管理技術（如電子健康記錄）的優勢，因為它們允許供應商簡單地檢查患者的完整健康史，並在必要時與其他醫療保健機構共享。

但是，如果您經營一家關聯電子商務企業並希望在您的貨件中包含發票，那麼無紙化可能並不方便或不現實。

無紙化有助於改善氣氛

當然，眾多企業轉向無紙化運營的最主要原因之一是財產。 這是一種比濫用紙張更環保的可能性，因為紙張占垃圾填埋場中發現的廢物的五分之一，並導致大量溫室氣體的排放。

由於我們傾向於向循環經濟的財產變化邁進，這些變化將為大氣帶來巨大的好處。

紙張並不是印刷造成的唯一環境危害。 墨水本身含有化學物質和重要的金屬，如果允許在低地中斷並進入土壤，將對大氣造成風險。 墨水的生產同時需要使用化石燃料，這會給大氣帶來壓力。

即使使用也不是 100% 乾淨。 使用需要能量和燃料來加工紙張以供使用。 並非所有的紙張都會被回收，因此有些人無論如何都可以在低地找到自己。

便宜又方便

除了環保之外，無紙化在長期內是合理和方便的。 最初，創建替換並保證每個必要的信息都以數字方式存在將是一種緩慢而令人沮喪的方法，但隨著時間的推移它會更加方便。

如果您像即將在國際上尋找或擴展業務的 80 位企業高管一樣，這可能是非常正確的。

想像一下管理和組織所有的文書工作！ 或者可以考慮通過不必來回郵寄文件可以節省多少現金。 任何試圖在 2018 年降價和提高效力的企業都應該考慮創造這種轉變。

無紙化意味著額外的任務將是自動的，信息將被保存，更新將被快速創建。

安全風險、火災風險

當然，切除紙並不是它的缺點。 網絡攻擊和知識洩露正在增加，要比黑客領先一步將很麻煩。 大多數顧問都同意不可能阻止所有違規行為，最簡單的企業會採取安全措施並進行控制設置，以防發生知識洩露。

如果客戶的知識受到損害，他們將很快在業務中失去信仰。 或者更糟糕的是，這些信息很可能會被完全刪除，從而中斷傳統操作。

大多數美國人是針對主要組織的網絡攻擊、高爾夫射擊萬事達卡信息甚至社會保險號碼處於危險之中的受害者。

儘管物理知識丟失的機會遠不及數字知識，但物理文檔可能會面臨盜竊、火災或其他損壞的危險。

無紙化的原因

1) 網上銀行

建立一個網絡支票賬戶可以減少您的業務，節省時間，並更方便地管理現金。 大多數網上銀行都適合移動設備，因此您可以根據自己的時間進行交易。

網上銀行為您提供支付賬單、轉賬和考慮賬戶餘額的自由，而不受實際位置的限制。 您可以 24 小時訪問您的帳戶，並且無需手動填寫任何長行或表格。 只需幾次簡單的點擊，您就完成了。

分離商業和私人財務使組織商業交易和報稅更容易。 為企業開設一個單獨的支票賬戶，並將該賬戶僅用於商業交易。

2) 用包裝保存書籍。

作為一個小企業主，您可能沒有一個團隊來管理您的賬簿。 但是，這並不意味著管理記錄應該成為您肩上的巨大負擔。 使用在線會計軟件包來勾勒會計流程並縮減紙張。

手動跟踪現金會給您的業務增加超出您可能意識到的額外費用。 慢是有效的。 如果您每週支付數小時記錄條目，那麼您將被用於產生收入的滯留。

形成和存儲紙質會計記錄的成本共同給您的錢包帶來了壓力。 而且，書面記錄也容易出錯。 錯誤會給員工帶來不准確的財務形象，並可能導致不健康的業務選擇。 不正確的納稅申報表會導致您在整個納稅季節容易受到當局的處罰和收費。

使用無紙化會計程序避免額外價格。 這個包速度很快，可以為您計算數字。 信息保存在雲中，因此您可以從任何連接到網絡的設備訪問它。

3) 使用數字協作工具

溝通是強大勞動力的一個非常重要的方面。 一旦員工在整個工作日進行協作，您的企業就會像一台運轉良好的機器一樣運轉。 使用數字協作工具在不浪費紙張的情況下保持對話。

許多在線工具使您能夠共享文檔、文件夾和來。 您將能夠同時使用任務管理和視頻聊天應用程序。 讓員工在雲中協作，而不是交換紙質文件。

4) 掃描數字副本

毫無疑問，您希望為您的業務保留記錄。 會計分錄、合同、賬單——不勝枚舉。 減少您存儲的繁瑣副本的數量是一種控製文檔的技術。

為了減少地理點內的紙張濫用，掃描數字副本。 您將能夠將文檔導入產品或將它們作為文件保存在您的電腦上。 考慮將業務文檔存儲在雲中。 這樣，如果您的電腦崩潰，表格就不會丟失。

5）觸手可及的一切

“我的發票什麼時候到期？” 你的客戶問。 如果您希望通過裝滿皺巴巴文件的鞋盒出現以尋找解決方案，那麼是時候使用無紙文件系統了。

使用無紙化業務系統，您不必被迫通過大量工作來尋找文件。 如果您使用基於雲的文件系統，您將能夠從任何具有在線關聯的設備訪問知識。 例如，如果您使用在線會計軟件包，您將能夠隨時從您想要的任何位置更新您的書籍。

無紙化系統將更快地構建拉取客戶信息，並且更易於訪問。 而且，您將能夠向客戶發送量身定制的電子郵件活動，而不是郵寄促銷活動。

當您在線銀行時，您不受銀行營業時間的限制。 您可以 24/7 全天候訪問您的賬戶，讓您可以隨時查看賬戶餘額和支付賬單。 這也為您節省了時間，因為您不必在每次想要驗證資金的情況下都被迫做出決定。

6) 在員工之間傳遞信息。

在您的員工之間共享信息可能是擁有繁榮業務的關鍵部分。 然而，一旦所有的東西都寫在記事卡上，傳遞信息就會很麻煩。

使用數字協作工具不僅可以減少工作場所的紙張，而且可以更輕鬆地共享信息和流入信息。 這可以改善合作，鼓勵創新，並防止信息簽名。

在線工具讓員工共享文件、文件夾，相關的虐待是一個經濟的系統。 員工將在雲中協作，而不是指望同事手頭有紙質文件。

7) 更快地接收客戶付款

如果您向客戶提供信貸，您的目標是不得不被迫出於某種目的向他們開具發票。 您可以改用電子發票，而不是使用紙質發票，從而節省紙質、信封和郵資上的現金。 除了提供的價格節省之外，您還可以加快付款速度。

當您發送關聯電子郵件發票時，您的客戶現在可能會收到它，這可能會加快速度，但他們很快就會付款。 如果您使用允許您製作和跟踪發票的軟件包，您將能夠通過在可接受的情況下發出後續付款請求來更快地處理未付發票。

請記住，在線開票可能不適用於每個客戶。 一些客戶喜歡接收實物發票。 如果客戶願意，您必須具有允許客戶更喜歡電子發票的關聯可能性。

8) Contour 企業主的責任

代扣代繳稅款可能是任何企業主都無法逃脫的任務。 儘管您的業務結構不同，但您仍需向政府繳稅。 如果你有員工，你甚至可能欠額外的稅。

要修改您的納稅責任，您將能夠在電子聯邦納稅系統 (EFTPS) 上註冊。 虐待 EFTPS 是免費的，它簡化了您的納稅流程。 而且，您將能夠簡單地訪問您的付款歷史記錄。

尋找替代企業主職責的數字替代方案。 例如，您可以在線申請 Associate EIN（雇主識別號），而不是提交紙質 SS-4。 在您在線提交並獲得批准後，當局現在會提供您的 EIN。 但是，在您傳真或郵寄類型 SS-4 後，您將在數天或數週內不會收到您的 EIN。

無紙化工作場所對企業的優勢

減少地理點內的紙張使用將產生幾個積極影響。 以下是一些無紙化工作場所的優勢：

節省時間：電子文檔的自動特性節省了手寫信息的時間。

可訪問的信息：由於您將知識存儲在雲中，您將能夠從任何具有在線關聯的設備訪問它。

改進的客戶服務：無紙化工作場所可幫助您更快速地管理客戶信息和通信。

簡單的存儲解決方案：數字記錄佔用的空間比裝滿工作的文件櫃要少。

安全數據：在線系統在安全服務器上運行，因此只有經過批准的用戶才能訪問信息。

結論

您的企業不太可能完全無紙化。 但是，減少您使用簡化操作​​的紙張數量。 通過更實用的流程，您將能夠開始無紙化旅行、發展您的公司並縮減您的價格。

這是信息圖，其中包含有關為什麼要無紙化的最佳信息。 閱讀下面的信息圖了解更多信息

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