5 個幫助我們變得遠程和靈活的應用程序

儘管當前的氣候對大多數人來說可能會有所不同，但我們發現了一些改善業務的絕佳機會，並且已經實施了我們在這篇文章中談到的 3 件積極的事情。

作為一家在線企業，我們僱傭了來自世界各地的許多作家和自由職業者，所以我們一直很偏遠。 然而，我們的核心支持、財務和運營一直嚴格設在更傳統意義上的辦公室。 我們相信它始終是更簡化的溝通、更高的生產力和舉行會議的基地的答案。

鑑於最近發生的事件，我們看到了改變這些“老派”商業信念並引入一種新的工作方式的機會，這將使我們的客戶和員工都受益。

我們現在很偏遠（但如果有人需要使用辦公室，仍然有辦公室），並且還採用了彈性時間，以便員工可以選擇工作時間。

這很好，因為：

• 支持團隊更願意早晚工作（以適應他們的生活方式）。
• …這意味著為我們的客戶和製作團隊提供更多的電話和聊天支持。
• 員工因更大的靈活性而更快樂，這意味著更高的生產力和更快樂的客戶。
• 我們可以從世界任何地方聘請核心團隊（不受地點限制）。
• 我們可以使用很酷的應用程序，讓我們能夠遠程協作並比以往任何時候都更有效率……

這使我進入了這篇博文的核心。 幫助我們變得遠程和靈活的應用程序......

下面沒有附屬鏈接，這些只是我們喜歡的工具，我們認為這將幫助其他公司實現遠程辦公！

呼叫轉移和跟踪：Aircall

令人尷尬的是，從 2013 年辦公室的第一天起，我們就一直使用傳統的辦公電話。由於從未真正需要其他解決方案，我們只是堅持使用它。 在決定將我們的公司設置為遠程工作後，我們評估了可能的解決方案。 Aircall 名列前茅。

Aircall 是一個一體式套件，本質上是創建呼叫中心。 憑藉在幾秒鐘內為任何國家/地區創建新功能電話號碼的能力，我們立即被簡單易用的界面所吸引（並受到啟發）。 他們的 7 天免費試用版為您提供 40 分鐘的通話時間來試一試。

我們為客戶群（美國、英國和澳大利亞）中的每個主要國家/地區設置了一個電話號碼，並使用非常簡單的流程圖界面為每個國家/地區分配了支持團隊成員。 我們還可以優先考慮某些支持成員，甚至創建一個總機，以便將呼叫轉移到正確的人。

上傳歡迎信息、接聽電話信息和下班後信息就像上傳 mp3 到界面一樣簡單。

通過計算機或手機上的應用程序撥打和接聽電話（iOS 和 Android 可用）。 我們最初為此設置購買了 USB 耳機，但最終決定使用移動應用程序，因為它在來電時不會對每個人的工作屏幕造成乾擾。

為什麼我們喜歡 Aircall

• 輕鬆免費試用 - 無需諮詢或與銷售團隊交談，只需註冊即可開始使用。
• 輕鬆添加任何國家/地區的本地或收費號碼。
• 通過電腦或手機上的應用程序撥打和接聽電話 - 無需額外設備。
• 使用流程圖界面在正確的時間輕鬆轉移、轉移和直接呼叫正確的人。
• 輕鬆上傳個性化的歡迎信息和等待音樂（有人可以給我們寫個叮噹嗎？）。
• 通話會被記錄下來並且可以被標記——這對於解決團隊和員工培訓之間的問題非常有用。
• 出色的通話分析，可幫助您在未來做出更好的決策。

在這裡查看：Aircall.io

電子郵件、實時聊天和支持票證：Help Scout

因此，當我們最初開始時，我們設置了“群組電子郵件”。 Support@、Accounts@、Publishers@ 等。然後我們會將這些電子郵件轉發給我們業務中的多個相關人員。 因此，support@ 將單獨轉發給支持團隊到他們的 Gmail 收件箱。

當你想到它時，這很瘋狂......

令我驚訝的是，有些公司今天仍然是這樣設置的。 如果您是這些公司中的一員，請停止閱讀並立即設置 Help Scout！

• 電子郵件被兩個不同的支持成員“雙重回复”。
• 辦公室裡進行了大量的口頭交流，支持成員澄清誰處理了什麼。
• 由於其他支持成員認為其他人已經處理了一些電子郵件，因此他們留下的時間超過了應有的時間。
• 支持成員和客戶之間開始了很多“一對一”的溝通，這意味著如果必須，另一個支持團隊無法解決問題。

這意味著在我們業務的早期，我們必須找到一個解決方案，而這個解決方案就是 Help Scout。

Help Scout 本質上是“支持票證”軟件，其工作方式與電子郵件類似——但具有更多功能，使其（可能）成為我們使用的第三方軟件中最重要的部分。

在 Help Scout 中，相關支持成員可以訪問同一個郵箱或多個郵箱，並準確了解電子郵件何時被處理或已經被處理（實時）。 可以將電子郵件分配、標記和移動到不同的收件箱以進行解析。 甚至可以設置自動化工作流程，以確保以相同方式處理相同性質的電子郵件，而無需人工干預。

他們還擁有我們在我們的網站上安裝的實時聊天，聊天被視為電子郵件 - 並以相同的方式存儲以供將來參考。

如果沒有 Help Scout，就不可能進行遠程操作。 由於這個非常易於使用的界面，我們的支持現在如此有效和負責。

為什麼我們喜歡 Help Scout

• 我們可以為我們業務的各個方面設置單獨的電子郵件收件箱——客戶、財務、作家、博主、自由團隊等等。
• 每個支持團隊成員都可以看到誰在處理實時電子郵件。
• 電子郵件可以被標記、分配和移動到相關的收件箱。
• 可以觸發自動化工作流程，以便將某種性質的電子郵件分配給某個人或以某種方式標記。
• 他們具有與相關收件箱無縫協作的實時聊天功能。
• 他們有一個很棒的分析/報告儀表板，可以幫助我們識別超級明星支持人員並圍繞支持做出其他重要決策。

在這裡查看：HelpScout.net

時間記錄和工資單：Hubstaff

我們使用 Hubstaff 已經很多年了，主要是為我們在菲律賓的團隊服務。 Hubstaff 允許團隊成員“登錄”並開始工作，它會記錄他們的時間、從事的項目和活動。 從操作的角度來看，這非常棒，因為我們可以從鳥瞰圖上看到大部分時間花在了哪些地方。 我們還可以查看誰在線以及何時在線（使用日程表功能），這揭開了開始彈性工作時間時可能出現的一些不可預測性的神秘面紗。

Hubstaff 還具有工資單功能，可根據工作時間自動向員工支付時薪，並提供多種付款方式。

自從變得遠程，我們決定將 Hubstaff 推廣到我們所有的核心團隊，記錄每個項目的工作時間，並給予一點責任。 到目前為止，這一直很好。

為什麼我們喜歡 Hubstaff

• 能夠記錄分配給項目和團隊的時間。
• 使工資單變得簡單和自動化。
• 使運營能夠清楚地了解所從事的項目、由誰以及何時開展。

在這裡查看：Hubstaff.com

項目管理：Trello

在運營和開發方面，我們之前對項目管理採取了寬鬆的方法。 由於開發團隊使用他們自己的項目管理軟件和操作，主要使用口頭交流或白板來管理項目，它在傳統的現實世界商業環境中運行良好。

通過遠程工作，我們知道我們必須了解所有團隊的項目。 我們必須知道正在籌備中的內容、正在處理的內容、進度以及已經完成的內容，以便對其進行測試。 在傳統的辦公環境中，這就像每週召開一次會議或隔著房間大喊大叫一樣簡單。 遠程，我們需要項目管理軟件，在嘗試了很多解決方案之後，我們選擇了 Trello。

Trello 的界面就像看板一樣工作，它可以很好地鳥瞰某個項目、部門甚至整個公司中正在發生的一切。

該界面適用於“板”、“列表”和“卡片”。

• 每個板可以代表一個部門，例如開發。 或者它可以像特定項目或項目的特徵一樣聚焦激光。
• 板中的每個列表都可以代表該板的一個方面。 例如，它可以是“Pipeline”、“Doing”和“Done”。 或“項目 1”、“項目 2”、“項目 3”等。
• 然後，列表中的每張卡片都將包含特定任務或待辦事項的詳細信息。

Trello 非常、非常通用，您可以通過多種方式使用它。 因此，我將介紹我們如何將它用於我們的公司。

我們有一個運營委員會。 在這裡，我們有一個項目的鳥瞰圖，無論是營銷、開發、新博客文章創意、視頻創意等。它都在那裡，每個列表代表不同類型的項目。 每張卡片中包含每個項目或任務，然後卡片中包含該任務的詳細信息，以及每個微待辦事項的清單。

我們還有一個開發板。 在這裡，我們有每個發展，清單代表發展階段； 流水線，工作，測試和完成。

如您所見，電路板有兩種不同的用例，但都各自有效。

Trello 還能夠在卡片內進行交流、更新進度、標記其他團隊成員、上傳屏幕截圖、附件等。

為什麼我們喜歡 Trello

• 用途極其廣泛，可用作重型項目管理工具，甚至是簡單的待辦事項列表。
• 為多個團隊添加多個板的能力。
• 只需單擊幾下，就可以輕鬆地以鳥瞰圖或高度聚焦於項目的特定方面查看項目。
• 軟件內的通信很容易。
• 免費。

在這裡查看：Trello.com

內部溝通和文檔：G Suite

我們從一開始就使用 G Suite，但最近自從變得遠程以來，我們更加依賴它。

我們將 G Suite 用作我們的“中心”——從電子郵件地址、內部聊天、共享日曆、公司文檔到視頻會議，每天都在使用。

當我聽說公司仍在使用 Outlook 時，我簡直不敢相信，而 G Suite 的每位用戶成本很低。

首先，我們都為電子郵件做好了準備——儘管我們所有的支持電子郵件都發給了 Help Scout，但我們仍然依靠內部電子郵件進行交流。

其次，我們使用 Google Hangouts 與團隊進行快速聊天，以及視頻通話，我們可以在其中舉行虛擬會議。

第三，我們將所有公司文件保存在“驅動器”中。 從我們的公司註冊證書到保險文件和合同，一切都在我們的雲端雲端硬盤中安全可靠，可從任何計算機訪問。 不在辦公室的文件櫃內。

最後，我們可以使用每個人都可以訪問的共享日曆來處理商務活動、年假等。

為什麼我們喜歡 G Suite

• 使用簡單直觀。
• 所有重要的東西都集中在一個地方（電子郵件、聊天、文檔、日曆）。
• 可從任何設備訪問。
• 存儲的數據安全可靠。
• 通用——大多數人使用 Gmail 和環聊。

在這裡查看：GSuite.Google.com

最後的想法

我希望您喜歡我們關於我們最喜歡的應用程序的帖子，這些應用程序幫助我們變得遠程和靈活！ 我們很想知道哪些應用程序和工具正在幫助您的公司。 發送電子郵件至 [email protected] 或在我們的任何社交渠道發表評論，讓我們討論