5 種用於在家團隊工作的強大協作工具

協作是推動員工績效的關鍵因素。

它加強團隊合作，鼓勵團隊成員的創新思維和平等貢獻，以有效實現目標。

幾年前斯坦福大學的一項研究表明，即使僅僅是與團隊合作的感覺也會提高個人的表現。

隨著 COVID-19 影響並改變了企業在全球的運營方式，團隊合作和協作變得更加重要。

由於團隊在家工作，執行起來具有挑戰性。 因此，公司越來越依賴在線遠程協作工具來繼續推動創新、提高員工生產力並保持相關性。

下面我們列出了 5 種流行的遠程協作工具，可用於改善員工之間的溝通和團隊合作，尤其是目前在家工作的員工之間。

文檔和文件協作工具 - Google Docs/ Google Drive

文檔和文件共享應用程序在協作工具包中發揮著重要作用。 它們幫助團隊輕鬆地在線共享和協作處理公共文檔。

研究表明，使用無需附件的文檔管理工具，團隊創建文檔的速度可以提高 33% 。

此類別中的一個主要參與者是 Google Docs，您可以使用它創建文檔、編輯/查看它們，並從任何設備和世界任何地方與他人共享它們。

您還可以根據需要下載多種文件格式的文檔。 它與 Google Drive 集成，可讓您整齊地組織文檔並管理整個組織的權限。

何時使用：

• 在線會議期間記筆記
• 在在線頭腦風暴會議期間協作開發想法
• 實時協作編輯文檔
• 使用版本歷史跟踪文檔的進度
• 與團隊成員、客戶或利益相關者共享重要文件
• 提供有關文檔的即時反饋或提出更改建議

用於協作的可視化工作區 – Creately

據估計，超過 60% 的 X 一代和千禧一代更多地通過視覺方式進行合作。

視覺效果可以幫助人們更好地交流他們的想法、流程、工作流程、設計等。 這就是為什麼大多數會議室都有白板的原因。 幫助為所討論的內容添加視覺方面。

視覺協作平台將這種傳統的白板替換為基於雲的無限畫布，多人可以在其中使用視覺元素和圖表共同開發他們的想法和設計。

行業巨頭是Creately。 它提供具有直觀繪圖功能的可擴展、無限在線畫布，可幫助團隊實時協作以更快地可視化概念。

它還擁有 1000 個基於營銷、開發、設計、工程、人力資源、項目管理和敏捷團隊的各種場景的預製模板。

它與 Google Drive、Confluence 和 Slack 的無縫集成進一步有助於加強跨職能團隊之間的協作。

何時使用：

• 使用思維導圖、想法板、魚骨圖等圍繞想法進行頭腦風暴。
• 與 Scrum 團隊一起進行在線 Sprint 計劃
• 在任何地方使用視覺和圖表實時協作開發想法/計劃
• 規劃和審查用戶流程、線框和 UI 模型
• 可視化報告、文檔、演示文稿等的統計數據和信息。
• 分享並從同事、利益相關者和客戶那裡獲得對文件的反饋

團隊消息應用程序 – Slack

協作始於員工之間的適當溝通。

並且有許多專門構建的應用程序可以促進團隊之間的溝通，無論他們是在同一地點工作還是在遠程工作。

雖然 Microsoft Teams 是為大型企業公司設計的，但與 Slack 相比，它通常被認為難以設置，後者更易於設置和管理。

因此，對於這篇文章，我們決定堅持使用 Slack，儘管 Microsoft Teams 擁有更大的用戶群，因為它更易於設置和使用，並且是企業即時消息傳遞的合適選擇。

Slack 對於各種規模的團隊來說都是一個很好的溝通工具，無論他們是在內部還是遠程。 它允許團隊通過即時消息、視頻通話與同事聯繫，甚至創建單獨的與工作無關的社交渠道。

何時使用它；

• 當您想與團隊溝通時，它會取代電子郵件、電話和短信
• 將重要信息、文檔、資源鏈接等保存在您的聊天記錄中。 您可以使用搜索選項快速發現它們
• 為您和您的團隊設置重要事件的提醒（即每日 Scrum）
• 通過音頻或視頻通話與您的同事聯繫
• 為您的團隊創建有趣的社區空間，以便在與工作無關的事情上建立聯繫
• 解決問題，通知其他人，集思廣益，分享任務/項目更新
• 在工作時間分享您的空閒狀態

在線會議工具 - 縮放

遠程工作時，無法親自開會和工作； 但是視頻會議可以實現虛擬的“面對面”對話。

對於遠程團隊來說，它們對於建立信任和提供有效溝通所需的視覺提示至關重要。

市場上有很多工具。 彭博社報導稱，到 2025 年，全球視頻會議市場將以 9.2% 的複合年增長率增長，該市場的價值將增長到 67 億美元。 它還指出， 51% 的員工在家庭辦公室接聽了視頻電話，而 33% 的員工在共享辦公場所接聽了視頻電話。

全球範圍內用於視頻會議的流行工具是 Zoom。 自 COVID-19 大流行開始以來，Zoom 的用戶群已創下歷史新高。 據估計，截至 2020 年，該公司每月新增活躍用戶 222 萬，而 2019 年新增 199 萬。

何時使用它；

• 用於與同事進行視頻會議和音頻會議
• 用於與團隊成員、客戶、利益相關者等進行遠程會議。
• 用於為新的遠程員工進行遠程面試和培訓課程
• 舉辦網絡研討會和其他營銷活動
• 安排和記錄會議
• 用於屏幕共享

項目管理——Favro

在過去的幾年裡，項目/任務管理軟件變得非常流行，現在更是如此，因為大多數團隊都有成員遠程工作。

無論您是想簡單地組織項目任務還是企業級系統來計劃和監控項目，都有適合每個人的解決方案。

Favro 為分佈式團​​隊提供了一個單一空間，可以在規劃、組織和跟踪他們正在處理的任務/項目的進度方面進行協作。

何時使用它：

• 使用路線圖、列表和工作表可視化正在進行的工作，識別瓶頸並保持團隊同步
• 在應用程序內創建和協作項目所需的內容
• 計劃項目並在團隊成員之間分配任務和職責
• 為不同的團隊創建未來要做的工作積壓和集合（工作空間）
• 審查並為同行留下對項目的反饋

您最喜歡的遠程協作工具是什麼？

無縫遠程協作的關鍵是為正確的目的使用正確的工具，並使用一組有限的工具來避免造成混亂。 為了促進更有效地使用這些工具，請制定明確的指導方針，說明何時以及如何使用它們並與團隊共享。

我們希望這 5 個遠程協作工具能夠幫助您高效地完成工作。

在下面的評論部分讓我們知道您的反饋。