如何有效地遠程管理項目

管理項目本身是一項艱鉅的任務。 現在，您必須與一個甚至與您不在同一地點工作的團隊合作。

COVID-19 極大地改變了我們的工作方式，在項目管理方面，有一系列全新的障礙需要克服。

在這篇文章中，我們將分享 Creately 在管理項目時遵循的最佳實踐。

項目管理流程

基本上項目管理生命週期包括5個階段； 項目啟動、項目規劃、項目執行、項目監控和項目收尾。 我們在了解項目管理生命週期階段的指南中深入介紹了這些階段。

但為了讓您更容易，這裡是每個階段下項目管理的一般步驟。

遠程項目管理最佳實踐

現在的挑戰是在每個人都遠程工作時執行這些步驟。

遠程或現場管理項目的方法也可能因公司而異。 但是，通過下面提供的最佳實踐，您可以調整自己的流程以使事情更有效。

投資正確的遠程項目管理工具

遠程工作時使用正確的在線工具的重要性怎麼強調都不為過。 團隊協作的效率取決於您使用什麼工具以及如何使用它們。

雖然有許多項目管理工具，但您還需要依賴溝通和協作工具。 下面列出了一些基本工具。

項目/任務管理工具——這些工具可幫助遠程項目團隊協作將項目分解為更小的任務、設置里程碑、分配職責和在線跟踪進度。

• 特雷羅
• 體式
• 法夫羅

在線白板/畫布工具——使用在線白板，您可以依靠視覺效果、圖表和草圖來描述您在會議或計劃會議期間所說的話。

Creately 為遠程團隊協作提供了一個先進的可視化工作空間。 其應用內視頻會議和實時鼠標跟踪和更改預覽功能使協作更加無縫。

文檔管理工具——將與項目相關的所有文檔和資源保存在一個中央在線位置，可從任何設備和任何地方訪問。 Google Drive、One Drive 等工具也使管理權限和訪問所有公司文件變得更加容易。

通信工具——您必須使用聊天平台和視頻會議工具來保持團隊在項目期間的聯繫。 Slack、Zoom、Google Meet、MS Teams 和 Skype 是全球項目團隊的一些流行選擇。

雖然在項目期間使用這些工具進行在線協作是必要的，但為如何使用它們來消除任何混亂並提高效率制定基本規則。

資源：

5 種用於在家團隊工作的強大協作工具

29 種保持生產力的遠程工作工具

定期與團隊溝通

溝通是成功遠程管理項目的關鍵。

在同一地點工作的優點之一是溝通自然而然。 每當您想澄清某些事情時，您都可以轉身詢問您的團隊。

雖然在遠程工作時情況不同，但您可以依靠視頻會議來模擬豐富的面對面交流。

• 堅持使用即時消息來滿足緊急溝通需求，同時打開視頻進行更長時間或更嚴肅的對話，以更有效地與團隊互動。
• 為項目團隊維護一個單獨的公共渠道。
• 在公共頻道中分享與項目相關的問題、資源和文檔，鼓勵每個人分享他們的反饋。
• 過度溝通以避免混淆和誤解。 當無法面對面交談時，請依靠輸入更長的信息來解釋您的擔憂，以防止對方跳入錯誤的結論。 此外，使用表情符號來增加人情味。

每天分享任務更新

您可以依靠任務管理平台每天監控項目進度，但並非總是如此。 隨著團隊變得忙碌，他們經常無法使用該工具更新他們的任務。

有更簡單的方法可以了解您的團隊目前正在做什麼

• 預先安排的簡短每日會議，團隊分享他們正在做的事情、設法完成的工作以及阻礙他們前進的障礙
• 聊天平台中的消息線程，團隊每天共享此信息
• 由一個人或團隊定期更新的項目時間表或甘特圖，以便提供對所取得進展的高級概述

在線編輯此項目時間表，並通過 Slack 與項目團隊的其他成員共享； 所做的所有更改都將實時反映在 Slack 圖表預覽中。 或者從相關的 Confluence 頁面打開它以輕鬆更新它並讓您的團隊快速訪問。

資源：創建有效項目時間表的簡易指南

將所有資源放在一個共享位置

讓項目團隊在共享位置工作的一件事是找到對未與他們共享的文檔和資源的訪問權限。

雖然擁有與您的項目相關的所有文檔、資產和資源的數字版本是必不可少的，但將它們存儲在基於雲的平台中，這將允許團隊從任何地方和任何設備訪問所有內容。

您可以在此處使用文檔管理工具或 Confluence 等內部 wiki。

明確角色、職責、期望和工作流程

遠程管理項目時不要有任何機會。 由於您作為項目經理無法親自指導他們，因此請額外努力闡明您對每個團隊成員的期望。

• 創建並共享一個組織結構圖，突出團隊成員之間的角色、職責和報告關係。

• 設定明確的期望。 分配每個團隊成員的目標和里程碑。 用流程圖解釋他們應該如何一步一步地實現它們。

資源：工作流程簡易指南

• 定期與團隊成員親自簽到。 這將使您了解他們如何取得進展以及他們正在努力解決的問題。

• 設定明確的優先事項。 為避免項目失敗和讓您的團隊感到困惑，請優先考慮團隊成員應該處理的各個任務。 如果您使用的是項目管理工具，您可以根據每個人的優先級分解並列出每個人的任務。

• 創建產品路線圖，以幫助團隊了解他們所做的工作如何為組織的更大目標做出貢獻。

有更多遠程項目管理技巧？

項目管理是遠程團隊面臨的最常見挑戰之一。 但是，如果您結合了正確的技能、工具和實踐，就可以輕鬆有效地克服它。 堅持這些最佳實踐，讓您作為遠程項目經理的工作更有效、更輕鬆。

想成為每個人都仰慕的遠程團隊經理嗎？ 這是遠程團隊管理的經理指南。

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