項目中的風險分析和促進它的工具| #38 項目管理入門

已發表: 2023-02-27

風險分析有助於增加成功完成項目的機會。 但是什麼類型的風險會威脅到一個項目呢？ 使用什麼工具來及時識別它們？

風險分析——目錄：

  1. 介紹
  2. 項目中的風險類型
  3. 技術風險
  4. 資源風險
  5. 營商環境風險
  6. 風險分析工具
  7. 石川圖
  8. 風險矩陣
  9. 概括

介紹

風險分析是項目管理的重要組成部分，因為它允許：

  • 鑑別，
  • 評估和
  • 應對潛在風險，忽視這些風險可能會導致整個項目失敗。

根據項目管理協會 (PMI) 的 2021 年報告，近一半的項目未能實現目標，超過一半的項目進度落後或超出預算。

項目中的風險類型

影響大多數公司項目的三個最常見的風險是：

  • 技術風險——指可能妨礙項目實施的與軟件、硬件或流程相關的問題
  • 資源風險——包括與資源可用性相關的問題，例如員工、預算或時間
  • 商業環境風險——涉及法規變化或競爭等問題。

讓我們仔細看看它們中的每一個，看看如何識別、分析和應對每種類型的風險。

技術風險

為了有效識別和分析技術風險，您必須通過回答以下問題對項目的技術規范進行詳細分析：

  • 哪些任務需要使用創新技術？
  • 組織是否有團隊來開發、實施和運營項目的技術方面？ 如果不，
  • 選擇哪家解決方案提供商以及如何與承包商制定合同？

您還應該進行基於情景的風險分析，以發現潛在問題及其後果。 為盡量減少技術風險，在項目中特別注意質量控制，並提供定期測試和維護。 也可以考慮制定應急計劃。 項目經理還應該跟上技術創新的步伐，並諮詢項目實施領域的專家。

資源風險

最小化資源風險需要分析專家和熟練工人的可用性、預算的實際可用性以及不間斷執行任務的時間。

在分析此類風險時，項目經理應提出以下問題：

  1. 該組織在項目的關鍵領域是否有足夠的專家，例如編程、設計或融資？
  2. 是否有適當的資源管理程序和工具，例如資源規劃或報告？
  3. 項目預算是否包括足夠的資金來根據需要招聘或外包資源？

與商業環境相關的風險

商業風險主要與競爭的動態發展有關。 他們還可以參考影響預算或項目時間安排的新法規。 很好的例子是在將結果推向市場之前需要對解決方案或官方程序進行認證，或者項目繼續進行的必要性。

可以幫助項目經理分析業務風險的示例問題如下：

  1. 我們是否了解我們項目所在行業的潛在監管變化？
  2. 我們是否分析過來自競爭對手的潛在威脅，例如新產品或服務？
  3. 如果商業環境發生不利變化，例如對我們的產品或服務的需求下降，我們是否有應急計劃？
risk analysis

風險分析工具

對於初始風險分析，廣泛應用的 SWOT 會很有效。 然而，在對技術、資源和業務風險進行全面診斷時，最好選擇專用的專業工具。 以下以其有效性而聞名：

  • 石川圖因其獨特的形狀也被稱為魚圖，並且
  • 風險矩陣。

石川圖

石川圖是識別和分析問題原因和潛在風險的工具。 它是由日本工程師和質量顧問石川薰博士開發的。 石川是著名的質量管理講師和專家，也是許多其他與質量相關的工具和方法的創造者，例如帕累托圖和直方圖。 Ishikawa 主要在工業領域工作，但他的工具和方法也在其他領域得到應用，包括項目管理。

石川圖以因果圖的形式呈現問題，您可以從中提取問題的關鍵原因。 除其他外，它可以提供旨在發現技術風險的評估。 這是因為它可以識別與技術相關的潛在缺陷或問題並確定其原因。

風險矩陣

風險矩陣最早出現在 1950 年代的航空航天工業中，用於評估飛行安全風險。 該工具不僅在項目管理中很受歡迎，而且在商業、科學或安全分析方面也很受歡迎。

風險矩陣使您能夠根據每個危害的發生概率和影響為其分配權重，從而確定每個危害的風險級別。 這是一個簡單的表格，其中行代表各種風險，列代表發生的概率和影響。

風險矩陣圖由代表各個風險的方塊組成。 每個危害都分配給對應於風險級別的四個方塊之一：

  • 低的，
  • 中等的，
  • 高或
  • 很高。

方塊提供有關發生概率和風險後果的信息。 通過使用風險矩陣，項目經理可以識別與項目相關的風險，並考慮採取哪些措施來將風險降至最低。

概括

風險分析識別、評估和應對可能影響項目成功的潛在風險。 然而，當今商業環境的多變性使得分析和準確得出結論變得越來越困難。 新型風險正在出現，例如，與網絡安全、通貨膨脹或原材料的可用性有關。 因此，值得記住的是，風險分析是貫穿整個項目的持續、重複和更新的過程。

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Risk analysis in projects and tools to facilitate it | #38 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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