編寫銷售跟進電子郵件的終極指南

完善您的銷售跟進電子郵件是一門藝術，可能需要花費數小時來製作完美的消息、 A/B 測試不同的模板、堅持最佳實踐以及嘗試新策略。

您和您的同事應該關心收到銷售跟進電子郵件是有充分理由的。 它們在銷售過程中發揮著重要作用，有助於在通話間隙保持勢頭。 稍微推動您的潛在客戶沿著漏斗向下移動，下一站：付費客戶。 🤞

然而，所有這一切只有在您的潛在客戶真正打開並閱讀您的電子郵件時才是正確的。 不幸的是，銷售電子郵件的平均打開率是 17%，看起來有點令人難過。 這意味著 83% 的銷售電子郵件被忽略了。 😞

這就是為什麼編寫銷售跟進電子郵件（實際上會產生回复）是銷售代表面臨的最大挑戰之一。

在這篇文章中，我們將介紹您編寫一封您的潛在客戶實際會打開、閱讀和回复的電子郵件所需了解的一切。 沒錯，銷售跟進電子郵件的所有最佳提示、技巧和模板都在向您襲來。

編寫最佳銷售後續電子郵件的 8 個技巧

在撰寫銷售跟進電子郵件時，一些簡單的調整可以在您的潛在客戶眼中產生很大的不同。 查看這八個技巧，以編寫最佳的銷售後續電子郵件。

1）保持簡短

考慮一下：如果您不願意坐下來閱讀它，就不要發送它。 使這些銷售跟進電子郵件盡可能簡短。

據分析了 4000 萬封電子郵件的 HubSpot 稱，銷售電子郵件的最佳長度在 50 到 125 個單詞之間。 將您的信息歸結為簡短、簡潔的信息絕非易事，它可能需要練習、多次草稿和充分的修剪。 但是，嘿，如果你想讓你的潛在客戶真正閱讀和回复，這是必要的。

2）使回复簡單

通過提供快速回複選項，您將鼓勵您的電子郵件收件人立即回复而不是稍後回复，因為您已經讓他們的回複變得如此快速和方便。

想像一下，您的銷售跟進電子郵件的目標是在演示後進行接觸。 您可以為他們提供一系列快速回複選項，而不是要求收件人盡快回复您。

我知道你很忙，所以沒必要回信。 請隨意回復一個數字，我會知道如何從那裡獲取它：

1 = 我想繼續討論細節。 讓我們安排另一次談話。

2 = 我對你們的產品感興趣，但現在不感興趣。 六個月後給我發郵件。

3 = 看過您的演示後，我認為您的產品不適合我們。

3）節奏是關鍵

最好的銷售跟進電子郵件不僅會說正確的話——它們還會在正確的時間到達。

以下是一般情況下何時跟進潛在客戶的粗略指南：

• 在 24 小時內發送後續電子郵件：
  • 會議結束後，您需要確認後續步驟
  • 當你感謝潛在客戶時
• 等待至少 48 小時：
  • 如果您想跟進他們未回复的電子郵件
  • 您向他們提供了材料，他們沒有確認收到
  • 您已同意安排下一次通話，但他們尚未確認時間
• 等待至少三週：
  • 如果你給他們發了五封郵件都沒有回复

堅持不懈和垃圾郵件之間只有一線之隔。 通過堅持上面推薦的節奏，您可以增加在潛在客戶收件箱（希望是頭腦）中排在首位的機會，而不會打擾他們。

4）承認有時候你有點煩人

在一個充斥著廣告和營銷內容的世界裡，銷售人員發送的電子郵件有時會被視為煩人或咄咄逼人，這是可以理解的。 可以承認您的後續行動可能會有點無情。

嗨[姓名]，

我討厭成為那個煩人的銷售人員，但我不想在沒有收到您的消息的情況下繼續前進，因為我的消息可能已經被您的收件箱埋沒了。

像這樣的評論肯定會緩解可能存在的任何緊張情緒（並且可能會減少你在 Slack 上分享的電子郵件截圖的數量，因為你是“那個人”）。

5）提供真正的價值

銷售跟進電子郵件是提供內容、信息或數據的絕佳機會，可以為您的潛在客戶提供真正的價值。 畢竟，如果您想說服您的潛在客戶進行轉換，您需要證明您可以提供一些有價值的東西。

想像一下，在您與潛在客戶的介紹電話中，他們提到他們今天面臨的最大挑戰之一是提供獨特的客戶體驗。 這將是您提供真正價值的機會。 當您寫一封後續電子郵件感謝他們的來電時，請隨附您公司最新的電子書或網絡研討會，了解如何改善客戶體驗。

您還可以通過以下形式提供真正的價值：

• 有關潛在客戶的主要競爭對手的信息
• 有關採用新技術或市場趨勢的數據
• 與可以提供建議的分析師、顧問或其他專家建立聯繫
• 涉及您之前討論過的主題的文章、播客、博客文章或其他內容

銷售中最好的後續電子郵件會利用每一個機會提供價值和支持。

6) 以他們為中心

為確保您給人的印像是真正有動力幫助您的潛在客戶取得成功，請使用更關注潛在客戶而不是您自己的語言。

最簡單的方法是多說“你”和“你的”，而不是“我”和“我的”。 您選擇的詞語會對您的意圖如何被感知產生強大的影響。 通過將潛在客戶置於一切的中心，您會自然而然地顯得更加真實和真實。

7）使用社會證明

證明您的產品或服務將使您的潛在客戶受益的最佳方法之一是提供示例，說明它如何幫助其他公司。 在您的銷售跟進電子郵件中插入一些案例研究、報價或推薦可以產生奇蹟。

假設您的公司銷售客戶支持軟件。 在這裡，您可以在其中一封後續電子郵件中包含一個案例研究，展示您的客戶如何在實施您的軟件後將他們的客戶支持評級提高 70%。 他們還能夠響應 50% 以上的客戶，客戶支持人員報告說他們感覺工作效率提高了一倍。

有了這些令人信服的數據和推薦，您可以對您的潛在客戶產生更強烈的動力和信念，即他們也需要您的產品。

8）結束時分手

如果潛在客戶一直忽略您的電子郵件，可能是時候暫停跟進他們，而不是將您的精力放在更可靠的線索上。

但與潛在客戶分手並不意味著完全消失。 請在約會的世界裡保持幽靈。 👻

相反，發送一封最後的“再見”電子郵件總是值得的，這樣您就可以結束了。 有時，當很明顯你已經完成了對潛在客戶的追逐時，他們會決定他們已經準備好交談了。

主題行：良好的後續銷售電子郵件的第一步

現代員工每天都會收到120 封新電子郵件。 他們充斥著來自同事、經理、日曆提醒、時事通訊訂閱和大量垃圾郵件的郵件，更不用說來自與您競爭的銷售代表的電子郵件了。

以下是針對五個不同用例的有效銷售跟進電子郵件主題行的一些示例：

1）介紹電話之後

介紹電話後跟進是標準做法。 但由於潛在客戶期望收到這封電子郵件，他們可能認為自己已經知道裡面的內容，因此不需要打開它。

在這裡，一個引人注目的主題行再次挽救了一天。

目標：

• 感謝他們的時間
• 安排另一次會議
• 向他們發送他們可能感興趣的文章、播客或報告

主題行示例：

• 謝謝你的時間！ 這是我們下一次通話的議程
• 這是我答應過你的信息
• 我們的後續步驟 + 您會喜歡的有趣播客

2）觸發事件後

觸發事件是發送銷售跟進電子郵件的一個很好的理由，並且可以激發通常反應遲鈍的潛在客戶進行回复。 觸發事件的常見示例包括：

• 潛在客戶升職或換工作
• 他們的公司任命了一位新高管
• 他們的公司宣布戰略合作夥伴關係、合併或收購
• 他們公司要搬遷
• 他們的公司剛剛公佈了一個特別好的（或壞的）季度
• 他們的行業正在發生重大變化或趨勢
• 他們公司剛剛獲獎

目標：

• 提醒潛在客戶您還在這裡
• 圍繞交易培養緊迫感
• 給潛在客戶一個交談的機會（特別是如果觸發事件是他們的晉升或其他個人經歷）

主題行示例：

• 恭喜 [您的晉升]！
• 關於[你的新夥伴關係]的問題
• X思考【行業趨勢】

3）與決策者進行審查後

有時您的潛在客戶將負責與您的所有通信，但在簽訂合同之前仍需要獲得上級的許可。 當涉及多個利益相關者時，交易可能會很快被拖延。

讓我們看看您可以在後續銷售電子郵件中添加哪些內容，以幫助推動事情的進展。

目標：

• 提醒他們與上級交談
• 了解您將如何前進

主題行示例：

• 讓我們談談接下來的步驟
• 本周是時候接觸基地了嗎？
• 會議邀請：[日期]

4）當他們不回答時

如果潛在客戶沒有回复您的最後幾封電子郵件，您會想要嘗試再次聯繫，希望能引起他們的注意。

目標

• 把球放回他們的球場
• 製造陰謀

主題行示例：

• [姓名]，我想你！
• 為您帶來激動人心的更新！
• 我以為你會對這個感興趣

5）分手

如果您的潛在客戶實際上讓您如影隨形，那麼是時候優雅地說再見了。 👋

目標：

• 讓他們知道你不會再聯繫了
• 邀請他們以後聯繫
• 讓他們做出回應的最後努力

主題行示例：

• 關閉文件的權限？
• 我不會再煩你了
• 我的門永遠敞開

頂級銷售跟進電子郵件模板

因此，我們有銷售跟進電子郵件提示和主題行。 但是內容本身呢？ 這就是為什麼我們還包括一些銷售跟進電子郵件模板。 我們對你很好，不是嗎？

使用這些模板，您可以簡單地調整和自定義預先編寫的消息，以便您可以快速、自信地聯繫您的潛在客戶並節省起草電子郵件的時間。

這裡有 10 個模板，涵蓋了我們在上一節中討論的每個用例：

1）介紹電話之後

嗨[姓名]，

我很享受我們的通話！ 我希望你也覺得它很有趣。 我們的下一步是什麼？ 您想安排另一次會議嗎？

與此同時，看看這篇引人入勝的文章。 我認為這就在你的巷子裡。

或者：

嗨[姓名]，

感謝您的來電。 在聽到您討論 [主題] 後，我進行了一些挖掘，發現了一些有趣的統計數據，說明您的一些主要競爭對手是如何解決這個問題的。 [插入一些有趣的統計數據]

另一方面，您接下來的合理步驟是什麼？ 期待很快趕上。

2）觸發事件後

嗨[姓名]，

我剛剛在 LinkedIn 上看到你升職了！ 這太棒了，當之無愧。 我敢肯定你剛開始一個新角色會非常忙，但我很想趕上來聽聽你現在在做什麼，並討論我們的下一步。

再次恭喜！

或者：

嗨[姓名]，

今天早上我讀到 [潛在客戶的公司] 和 [另一家公司] 正在 [合作、合併、收購等]。 迷人的發展。 您對這一舉措有何看法？ 您如何看待它對 [先前討論的目標] 的影響？

我有興趣趕上來討論我們如何才能前進。 我認為 [貴公司] 鑑於 [合作夥伴關係、合併等] 對您來說可能是一筆巨大的資產。

3）與決策者進行審查後

嗨[姓名]，

你與[老闆/高管]的談話進展如何？ 我很想知道結果，以及我們的下一步是什麼。 這週你有時間打個 15 分鐘的電話嗎？

或者：

嗨[姓名]，

我很高興聽到你與 [老闆/高管] 的會面進行得如何。 與此同時，我只是提取了這些數字，說明通過將服務擴展到 [某些地區] 可以增加多少收入。

順便說一句，如果您對任何其他統計數據感興趣，請告訴我，我會盡快為您提供！

4）當他們不回答時

嗨[姓名]，

您在 [出版物名稱] 上看過這篇文章嗎？ 我今天讀了它，想到了你。

這是一年中的超級繁忙時間，因此無需回复。 我只是想登記一下，看看你是否願意趕上來討論下一步。 請隨時發回快速號碼回复，我會從那裡接走。我想趕上，請建議一些會議時間。

• 我很感興趣，但太忙了——下個月再入住。

• 我已經不感興趣了，請不要再煩我了！

或者：

嗨[姓名]，

我們趕上已經有一段時間了。 只是想檢查一下，看看我們如何才能前進？

順便說一句，我認為您會發現這份報告很有趣。 一切都與我們在上次電話會議上討論過的[主題]有關。

5）分手

嗨[姓名]，

我收到的信號表明您不再對 [您的公司] 感興趣，所以我將停止向您發送電子郵件。

很高興認識你，祝你未來一切順利。 如果你改變主意，我的門永遠敞開。 我有權關閉您的文件嗎？

或者：

嗨[姓名]，

我曾多次嘗試與您聯繫，但一直沒有回音。 我開始擔心了！ 讓我知道其中哪一個是原因，這樣我就知道下一步該怎麼做。還是有興趣的，就是最近太忙了。 過幾個月再來檢查。

• 不再感興趣——請關閉我的文件。

簡化後續流程的 3 個工具

除了幫助您製作最佳銷售跟進電子郵件的模板和想法之外，還有一些工具可以幫助簡化流程：

1) 銷售情報工具

Similarweb 的銷售智能解決方案是創建銷售跟進電子郵件的寶貴工具。 該平台擁有超過 1 億個網站的數據，讓您可以全面了解潛在客戶的數字戰略和績效的每個部分。 通過訪問這些見解，您將能夠了解什麼對您的潛在客戶很重要，以及何時以及如何與他們互動。

Sales Intelligence 解決方案讓您無需花時間搜索有趣的統計數據或事實來發送給他們，而是可以立即查明可以包含在電子郵件中的相關且引人注目的統計數據。 您不僅會吸引潛在客戶的興趣，還會提供他們可以採取行動的真正價值。

2) 電子郵件跟踪工具

幫助您跟踪電子郵件並在潛在客戶打開時提醒您的工具在管理銷售跟進電子郵件時非常有用。

一些工具可以讓您區分哪些潛在客戶閱讀了您的電子郵件但沒有回复，哪些甚至從未打開過。 這種洞察力會讓您更好地了解如何最有效地跟進。

我們喜歡的一些最好的電子郵件跟踪工具：

• 樞紐點
• 領料者
• 郵簽
• 銷售得心應手

3) 會議安排者

以老式方式安排會議非常好，但是當您有數十或數百個潛在客戶需要跟進時，您可能需要一些能夠更快地找到和確認會議的方法。

有許多會議安排軟件可以幫助減少您需要發送的電子郵件數量，與您的日曆同步，並向您發送即將召開的會議的提醒。

以下是我們的首要建議：

• HubSpot 會議工具
• 日曆
• 賽摩

不要擔心銷售跟進電子郵件

編寫和管理銷售跟進電子郵件不需要有壓力或讓人不知所措。 幸運的是，沒有人期望您寫出冗長而詳細的文章。 簡短的、以價值為導向的電子郵件可以解決問題。 當你把它們做好時，你就能更好地培養你的潛在客戶並推動轉化。 🚀

借助可自定義的銷售跟進模板、提示、主題行創意和一套電子郵件工具，您擁有編寫最佳銷售跟進電子郵件所需的一切。