為您的初創公司或小型企業選擇生產力工具的 3 個因素

已發表: 2022-07-14

選擇合適的生產力工具

沒有人能比初創公司創始人和小企業主更了解持續實現最高生產力的重要性。因為對他們來說，每一天都是最後期限。但一天只能做這麼多。此外，生活中除了工作之外，還有其他值得關注的事情。

根據最近的生產力調查：

意識到這一點，今天有無數的科技初創公司提供生產力工具，這些工具有望簡化您的工作日並提高生產力，而不會導致信息過載。如果您正在閱讀本文，您很可能已經在使用生產力工具，但意識到該工具或應用程序並沒有真正提高您的生產力。

相反，該工具以其相當不直觀、設計不佳和令人沮喪的界面降低了您的工作效率。換句話說，如果你必須用力使用該工具，那麼該工具並不是真正的“工具”，而是更令人頭疼的問題。

對多個生產力應用程序感到沮喪 資料來源：Hubspot，Death by 1000 Apps

事實上，數字工作場所研究表明，56% 的員工發現在不同應用程序中搜索信息具有破壞性。它打斷了思想的流動並導致浪費時間。

那你怎麼辦呢？有這麼多任務要同時處理，不使用任何工具或應用程序來管理這一切可能不是最好的主意。此外，提高生產力和業務效率甚至可能是一個主觀問題。對某人提高生產力有效的方法可能對您無效。

因此，在您決定為您的企業或初創公司選擇生產力工具之前，您應該考慮以下三個重要因素。

簡單

只有易於使用的生產力工具才能提高您的生產力。具有無數功能的精美工具起初可能看起來很誘人，但它們通常具有非常糟糕的用戶體驗，這反過來又會降低生產力。

這是一個證明良好用戶體驗重要性的示例：

一名正在接受化療的年輕女子死於並發症，因為值班護士無法導航該程序的複雜界面，該程序旨在跟踪患者的治療情況。

看一下程序截圖就可以明白髮生了什麼：

複雜的生產力工具沒有生產力

忘記生產力吧，沒有直觀的用戶體驗實際上會付出生命的代價。因此，使用的簡單性應該是決定工具時要考慮的首要因素之一。

顯然，雖然該工具需要易於使用，但它還必須滿足您的所有功能要求。同一項研究（上文引用）發現，69% 的員工每天浪費長達一個小時在應用程序之間導航。

因此，如果您可以減少使用的工具數量，並且如果可能的話，最好使用一個工具來滿足您的所有要求。在決定選擇一個時，請記住其中包括設置提醒、實時協作、與其他應用程序集成和任務管理等基本功能。

也就是說，請確保您不要選擇一個擠滿了您無用的功能的工具。

關於上述一點，協作值得特別關注，因為在不同的地理位置工作已不再罕見。確保該工具具有即時消息功能。語音和視頻通話功能將是一個額外的好處。

在試用期間徹底評估該工具，以了解其直觀性和功能性能。在為您的企業或創業公司決定使用工具之前，請花點時間並一絲不苟。

幾個月後切換到另一個新的生產力工具並不容易，因為您的團隊最終習慣了一個（無論該工具的好壞）。

看板是一個日本概念，專注於優化工作場所的生產力。基於此，有稱為看板的軟件生產力工具。它們允許用戶通過將任務分成簡單和復雜過程的顏色編碼通道來可視化他們的工作流程。

使用看板方法的一個顯著好處是它允許您建立清晰的任務層次結構。傳統的待辦事項應用程序在優先考慮和詳細說明您的待辦事項時可能會有所不足。

當我們談論看板時，Trello 是首先想到的許多生產力工具。您可能以前聽說過它，因為它以其簡潔的界面和卡片式佈局普及了看板概念。

基本上，它允許您以結構化待辦事項列表的形式可視化團隊的工作流程。它有助於將復雜的任務以卡片的形式分解成更小的塊。學習曲線實際上是零，任務管理再簡單不過了。

此外，Trello 的免費計劃擁有您的小型企業可能需要的所有基本功能。但是，對於具有復雜需求的大型企業和團隊而言，Trello 的基本功能卻不盡如人意。如果您正在尋找一個不僅僅只是跟踪任務的看板應用程序，例如即時消息傳遞、設置提醒、客戶關係管理，那麼您需要尋找功能更豐富、簡約且易於使用的替代方案。

同樣，對某人有用的東西可能對你不起作用。即使市場上有無數的工具可供選擇，也完全有可能沒有一個適合您的需求。

在這種情況下，使用簡單的電子表格來管理您的所有任務、與團隊成員協作以及跟踪截止日期是您最好的選擇。或者，使用老式的紙筆也可以。

實現最高生產力的答案非常簡單：使用任何能讓您和您的團隊保持正軌的東西。僅僅因為您的競爭對手正在使用昂貴的、複雜的生產力工具並不意味著您必須這樣做。只要您的團隊不浪費時間弄清楚該工具的工作原理，或者對其性能/缺乏功能感到沮喪，您選擇的任何工具都可以。

Shyamal Parikh 是 SmartTask 的創始人，這是一種在線工作管理工具，通過明確誰在何時做什麼來幫助團隊提高工作效率。 Parikh 喜歡研究和分享有利於團隊生產力的策略。