簡化項目規劃流程的 SMART 指南

您的項目管理系統方法是將您的整個業務運營整合在一起的物質。 糟糕的計劃甚至可能在項目開始之前就意味著它的死亡。

根據項目管理協會 (PMI) 的說法，項目管理涉及“將知識、技能、工具和技術應用於廣泛的活動，以滿足特定任務的要求”。

由於當今商業世界中存在大量複雜且具有技術挑戰性的項目，因此開發強大的管理模板已成為一項越來越重要的技能。

殘酷的事實是，許多公司尚未找到與其業務目標一致的有效節奏。 從這個角度來看，僅在美國每投資 10 億美元，就有 1.22 億美元因缺乏項目績效而被浪費。

考慮到這一點，為了確保您的項目成功，在項目規劃中使用 SMART 至關重要。

最終，在您的方法中包含此策略應該可以回答 4 W。

1. 需要完成什麼？
2. 我們為什麼這樣做呢？
3. 誰將參與這個過程？
4. 必要的資源從哪裡來？

那麼，您如何在項目管理中使用 SMART 目標呢？ 讓我們潛入水中。

具體的

大綱目標

首先，您需要了解通向大局的主要目標以及實現目標所需的較小目標。 深入了解手頭任務的範圍，並準確確定您想要完成的任務以及它如何影響您的整體任務。

例如，假設您正在網站上啟動新的實時聊天功能。 雖然將有許多較小的目標來確保新系統得到正確實施，但總體目標可能是改善用戶支持並明確您是一個將客戶成功放在首位的品牌。

您可能會在任何給定項目中考慮的其他一些總體目標可能是：

• 及時完成工作
• 保持在給定的預算範圍內
• 改善產品交付

對於這部分過程，從大處著手。 設定巨大的目標為整個項目奠定了基礎，並使其更容易保持在正軌上。 從這裡，您可以詳細了解完成主要目標需要做什麼。

對於一些組織幫助，奇妙清單是一個簡單而有效的工具，可以系統地概述更大的目標並完成任務。 您可以快速為人們分配他們的待辦事項，並在多個移動設備之間管理和同步所有更新。

可測量的

創建可交付成果列表

設定可交付成果的要求是項目的生命和血液。 深入研究，您會發現可交付成果遠遠超出了結果。 它們作為從 A 到 Z 如何計劃、管理和執行任務的參考點。通常，在整個項目管理過程中需要考慮兩種類型的可交付成果：項目和過程。

一般來說，在整個項目管理過程中需要考慮兩種類型的可交付成果：項目和過程。

項目可交付成果是指基於特定需求的成果。 這些通常是有形的物品。 例如，如果該項目正在設計一個新網站，則可交付成果將包括登錄頁面或已完成的某些元素等內容。

流程可交付成果都是關於實現結果的細節。 這與項目的執行方式有關。 一個例子是關於項目在分配的時間範圍內的執行情況或已完成工作的整體質量。

第一步是確定項目可交付成果。 它們將如何生產？ 哪些項目優先？

接下來是流程可交付成果。 什麼將決定項目是否有效完成？ 什麼是 KPI？

這些可交付成果是整個過程的藍圖。 確保每個都定義明確，灰色區域最少。

可實現的

確定捐款支付

簡單明了，沒有熟練的團隊，您的項目就沒有機會。 然而，在沒有適當的系統分配任務的情況下，一流的工作人員被嚴重組成。 畢竟，項目管理通常是一項集體工作。

根據您的目標和運營規模，很可能需要在整個項目中進行跨部門協作。 一旦確定了任務的優先級，經理將負責在整個項目期間進行委派。

例如，假設總體目標是提高網站的轉化率。 該過程可能需要將有關客戶支持查詢的信息傳遞給設計部門，以幫助消除瓶頸。

幸運的是，我們生活在一個擁有大量資源的時代，可以幫助簡化這些類型的任務並促進開放式溝通。

對於有效的跨部門協作和依賴跟踪，Workzone 是一個基於功能的項目管理工具，介於簡單的 Basecamp 和復雜的 JIRA 之間，讓您可以全面了解所有正在進行的項目，包括 ETA、分配的角色和狀態一個地方的子任務。

實際的

識別風險因素

無論您在項目中投入了多少事先計劃，幾乎總會有一些意想不到的事情突然出現並使一切偏離軌道。 那麼，一個好的項目經理在這些情況下會做什麼呢？ 他們保持冷靜並繼續前進。 為什麼？ 因為他們為意外做好了計劃！

例如，如果您正在與一個新團隊合作，一個常見的風險是人們並不完全精通程序，並且某些因素可能會從裂縫中溜走。 另一個大問題可能與客戶有關。 也許您以前從未與他們合作過，並且不熟悉他們的動態或期望。

首先確定所有未知數。 從那裡開始，盡可能多地集思廣益。 播放最壞的情況。 然後製定一個協議，說明如果這些問題再次出現應該怎麼做。

現在，不可能為可能對您的運營造成嚴重破壞的每一個潛在危險進行計劃。 制定一個可靠的計劃來應對打嗝相當於使用安全網來確保問題不會演變成全面的災難。

定時

設定時間表

設定最後期限不可避免地會在工人中引起緊迫感。 在這裡要做的最重要的事情是現實。 滿足荒謬時間表的壓力可能導致工人不滿，或者為了速度而犧牲質量。

對項目及其所需的一切進行徹底的研究。 這個過程越詳細，時間表就越準確。

考慮在業務的早期階段實施甘特圖。 這些圖表是最流行和最有效的模板之一，用於傳達項目的進展和實現的里程碑。 每項工作都由與日期範圍相對應的條形表示，因此可以清楚地傳達任務的持續時間。

了解項目管理系統和流程，以及所涉及的變量和風險，對於準備準確的甘特圖至關重要。 Creately 提供了配備此功能的甘特圖，因此您可以輕鬆設置完成時間框架並將其與里程碑和依賴關係相關聯。

只要指標在合理範圍內，讓您的員工決定時間表也沒有什麼壞處。 例如，如果您正在向公司網站添加成熟的電子商務功能，則很可能需要多個部門的大量活動、集成和輸入——只需查看構成電子商務的所有點點滴滴。 首先讓設計和開發團隊選擇暫定日期來收集所需信息。

一旦你確定了時間表，盡你所能地堅持下去。 確保它們是眾所周知的並且在每個人的日曆上都有標記。 另外，準備好成為一名執法者。 過於寬容只會助長拖延和表現不佳。

您如何看待項目規劃中的 SMART？

在項目管理中使用 SMART 是確保成功的最佳方法之一。 但是，無論每項任務的預謀程度如何，您的團隊都可能需要進行幾次嘗試才能完全大踏步前進。 以提供關鍵反饋為重點。 完成後，坐下來評估哪些方面進展順利以及將來可以改進的方面永遠不會受到傷害。

您有在項目規劃中使用 SMART 目標的經驗嗎？ 您使用任何其他工具來簡化您的項目？ 在下面的評論部分讓我們知道。

作者簡介

Raymond Crain 是 E2M 的數字營銷人員，E2M 是一家位於加利福尼亞州聖地亞哥的內容營銷機構。 他專門從事內容營銷和社交媒體營銷服務。