利益相關者管理簡易指南
已發表: 2019-02-01大多數項目之所以失敗，是因為對利益相關者的利益和要求給予零關注。
雖然您的主要利益相關者有權使您的項目失敗，但您需要製定適當的計劃來確定他們的需求並與他們溝通和參與。
您的利益相關者管理計劃應該是您項目規劃工作的關鍵要素。
在這篇文章中，我們將研究什麼是利益相關者管理以及不同的利益相關者管理流程步驟。
我們還介紹了幾個可視化工具，您可以在每個階段使用它們以及可編輯的模板。
什麼是利益相關者管理？
利益相關者是對您的項目及其結果感興趣或受其影響的人。
這可能包括內部和外部實體，例如項目團隊成員、項目發起人、高管、客戶、供應商、合作夥伴和政府。
利益相關者管理是管理這些利益相關者的期望和要求的過程。
它涉及識別和分析利益相關者，並系統地規劃與他們溝通和參與。
利益相關者管理流程
以下是利益相關者管理的關鍵步驟。 完成這些步驟將幫助您有效地滿足利益相關者的要求並讓他們滿意。
利益相關者識別
第一步是確定項目的利益相關者。 您可以首先列出受項目影響的任何人和每個人。
您不必擔心為他們分配類別； 只需記下他們的姓名或公司以指定。 您應該考慮的利益相關者是那些
- 誰將受到您的項目的影響（正面和負面）
- 誰對您的項目感興趣
- 誰對你的項目有權力
- 誰希望你的項目失敗
- 誰希望你的項目成功
像這樣的思維導圖模板可以幫助您將它們列出來。
獲得利益相關者的完整列表後，就更容易對它們進行分類。 例如，您可以將它們分組為外部和內部。 您可以使用與上述類似的利益相關者地圖來執行此操作。
利益相關者分析
在此步驟中，您將根據利益相關者對您的項目的權力和興趣來評估他們。 通過對它們進行分類，您可以決定應該在哪些利益相關者上花費最多和最少的精力。
電力利益網格
權力利益網格是利益相關者分析中使用最廣泛的技術。 此工具可幫助您確定要交流的內容
高功率/高興趣（充分參與）
您放置在該象限上的利益相關者是關鍵參與者。 雖然您將不得不花費最大的精力與他們互動，但您應該隨時讓他們了解情況。
高功率/低利息（保持滿意）
做出足夠的努力讓這些利益相關者滿意。 但是不要過度使用你的溝通努力，以免讓他們感到無聊。
低功耗/高興趣（保持知情）
向這些人提供有關項目的充分信息，並確保他們對項目沒有任何問題。
低功耗/低興趣（最小努力）
監控這些利益相關者及其對項目的興趣，並為他們提供足夠的信息，而不會使他們超負荷。
洋蔥圖——利益相關者優先級
現在你知道你的每一個
利益相關者 SWOT 分析
另一個分析利益相關者重要性並確定其優先級的好工具是 SWOT 分析。
有了它，您可以根據利益相關者的優勢和劣勢、他們對您的項目構成的威脅以及他們可以為成功完成項目帶來的機會來評估他們。
利益相關者計劃
既然您已經知道應該如何以及多久與利益相關者進行溝通和互動，現在是時候制定一個計劃以及時向正確的利益相關者傳遞正確的信息。
在你著手製定你的溝通計劃之前，你應該手頭有一份利益相關者檔案。
這些資料（您應該為每一類利益相關者提供一份資料）應列出他們的需求、興趣、目標、責任、權力和興趣水平、溝通渠道等。
然後，您可以為每個利益相關者概況制定溝通計劃。 該計劃應指定信息，例如
- 應該傳達的信息類型（關鍵信息）
- 參與方式
- 溝通渠道（例如：電子郵件、新聞通訊、視頻通話等）
- 參與頻率和項目階段
利益相關者參與
這是您執行您創建的溝通計劃的地方。
在積極與利益相關者互動的同時，您需要不斷地監控他們，以確定他們是否可能在項目的任何開發中遇到問題。
採取必要的行動解決這些問題，以獲得他們的持續支持。
還要注意根據利益相關者的類型選擇合適的參與方法。 例如，您可以使用昂貴的方法，如面對面會議、廣泛協商等，與在您的項目中具有高權力和高興趣的利益相關者（關鍵參與者）。
為那些你應該付出最少努力的人保留成本較低的方法，例如通訊和電子郵件。
然後衡量您的參與策略的有效性，並根據需要進行必要的調整以改進它。
有關利益相關者管理的更多提示？
無論是否在您的清單上，您項目中的每個利益相關者都需要得到管理和參與。 讓他們滿意是項目成功的關鍵。
在這篇文章中，我們已經介紹了您應該如何準確地識別和分析利益相關者，並製定與他們互動的有效計劃。
另請參閱我們關於製定客戶溝通計劃的帖子，詳細了解如何為您的利益相關者制定成功的溝通計劃。