有效商務會議的策略
已發表: 2023-06-16北卡羅來納州夏洛特大學的管理學和心理學教授史蒂文羅格爾伯格去年年底進行的一項研究發現，多達三分之一的員工參加的會議不需要他們出席。 主要依賴這種運營方式的公司（尤其是在廣泛開展遠程工作的時代）每年損失高達 1 億美元。
有效的商務會議——目錄：
- 有效的商務會議——有必要嗎？
- 一場有效的商務會議——為什麼組織一次這麼難？
- 有效的商務會議——值得實施的策略
- 有效的商務會議 - 總結
什麼可以幫助解決這個問題？ 首先，仔細分析一個話題是否可以通過電子郵件或書面筆記的方式進行不同的討論。 其次，想方設法確保在需要面對面或在線會面的情況下，盡可能高效地度過時間。 以下是有效商務會議的最佳策略。
有效的商務會議——有必要嗎？
這個問題無疑應該得到肯定的回答——即使在目前的發展階段，公司在各種類型的即時消息的幫助下運作良好。 為什麼？ 因為沒有電子郵件的交流（通常是深思熟慮的、簡短的、沒有情感的等等）會提供討論的那種結果——一個集思廣益的會議，不同背景的不同人的觀點、想法和想法發生碰撞。
當我們關心為團隊或公司做出重要決策、解決嚴重問題、討論影響公司長期運營的戰略或產生新想法（例如品牌營銷活動）時，商務會議變得尤為不可或缺。 因此，任何公司，無論其在哪個行業運營，都無法避免在規模較小或較大的群體中進行現場或在線討論。
一場有效的商務會議——為什麼組織一場如此困難？
人們可以列出業務被叫者花費太長時間、未能交付預期結果以及讓參與者覺得他們的時間被浪費了的幾個不同原因。 從傳統的遲到開始，到缺乏既定的計劃（“從一個主題跳到另一個主題”）和目標（我們想要達到的結果，這會導致不必要的審議），再到組織者對討論的不適當調節。
這種最流行的原因導致需要再次組織機會討論同一主題，因為第一次證明效果不夠好，影響了每個參與者的工作（其他職責的履行率）。
有效的商務會議——值得實施的策略
那麼，您可以做些什麼來確保沒有參與者說“這件事本可以通過電子郵件討論”？ 如果您致力於只舉行有效的商務會議，以下是您應該注意的 5 大事項。
- 定義目標
- 準備議程
- 看時間
- 限制討論的問題數量
- 確保積極參與
在組織討論之前，有必要明確定義其目的，因為如果沒有這個要素，討論可能會變得混亂，因此毫無成效。 明確目的，將使所有與會者聚焦相關問題，引導討論朝著正確的方向發展。 因此，一開始就指出目標是做出具體決定、解決問題還是可能開發新想法。
議程是最重要的——僅次於目標——有效商務會議的要素。 參與者遵守明確的逐點計劃，以及負責討論手頭問題的人員，將導致預期的結果（因為每個參與者都知道會發生什麼）。 一定要提前幾天把議程發給與會者，讓大家有時間熟悉，為討論要點做好充分準備。
超過個別點的設定時間（甚至缺乏明確的時間結構，即可以在特定點上花費的特定時間）可能會導致討論冗長，導致注意力不集中和參與者之間的興趣。 無效的時間管理會增加疲勞程度，顯著降低效率和參與度，這就是始終遵守時間表如此重要的原因。
還要記住，試圖在一次會議中討論太多主題可能會導致倉促、膚淺的討論，並且無法深入探討每個問題。 最好將重點放在幾個最相關的點上，並給予足夠的關注，但討論與主題相關但重要性較低的問題，如電子郵件。
為確保商務會議充分有效，鼓勵與會者積極參與討論。 提出問題，聽取他們的意見並敦促他們分享想法，同時確保他們專注於手頭的問題。 消除不必要的干擾（例如在討論期間接聽電話）將特別有助於您做到這一點。
有效的商務會議——總結
沒有員工或合作夥伴願意因為參加未能就任何重要問題達成一致的會議而覺得自己浪費了工作時間。 然後痛苦開始了，因為在那段時間裡，人們本可以專注於其他任務。
出於這個原因，每個討論的組織者——無論是內部與員工還是與外部合作夥伴——都應該為此做好相應的準備，例如使用上述策略，尤其是在定義目標和製定詳細議程方面。 所有這些技巧的組合將確保每個人都感覺他們正在參加一個有效的商務會議。
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作者：安迪尼科爾斯
具有 5 個不同程度和無窮無盡的動力儲備的問題解決者。 這使他成為完美的企業主和經理。 在尋找員工和合作夥伴時，開放和對世界的好奇是他最看重的品質。