使用 Zoho Projects 簡化任務分配

在從事任何類型的項目時，明確定義和高效的項目管理都非常重要。 無論項目大小，通常都必須管理許多步驟。

如果您在市場上尋找項目管理工具，那麼您很有可能聽說過 Zoho Projects 提供的好處。 如果您還沒有，那麼 Zoho Projects 可能是在線項目管理軟件形式的最佳工具，可幫助企業跟踪任務、協作並與更新保持同步。

它是一個有用的平台，對資源分配和項目管理過程非常有幫助。 Zoho Projects 與其同行的不同之處在於，它是一個允許在不同應用程序之間進行集成的巨大平台。

在本博客中，我們將深入了解 Zoho Projects 的所有功能和優勢。

什麼是 Zoho Projects？

Zoho 提供功能強大的項目管理軟件，該軟件由每個包中的四個基本模塊以及免費版本組成。 Zoho Projects 中包含的模塊是任務和里程碑、項目、文檔、會議和論壇以及日曆。 所有這些工具都是這個出色應用程序的現成功能的重要組成部分。

隨著公司的需求不斷擴大和需要加強，可以添加諸如時間跟踪、wiki、聊天和計費等附加模塊，而不會對應用程序造成任何問題，從而可以為小型企業提供經濟的解決方案。

在了解了什麼是 Zoho Projects之後，我們現在將看到該軟件促進無縫任務分配的各種方法。

1. 項目規劃與合作

計劃項目並與其他團隊成員合作可能非常困難，但這對企業來說很重要。 幸運的是，Zoho Projects 允許從不同的應用程序（如 Open Office、Photoshop、PDF、ZIP 文件和 Microsoft Office）導入文檔，讓每個人都可以輕鬆地進入同一頁面。

如果您希望更進一步，您可以創建 Intranet 頁面或 wiki 頁面，團隊成員可以在其中創建、共享和響應與項目相關的內容，如文檔、演示文稿、視頻剪輯、電子表格等。Zoho 實施提供拖動並刪除工具，讓您在幾分鐘內輕鬆構建和更新自定義頁面。

如果優先考慮您的需求，Zoho Projects 還提供留言板，人們可以在其中創建線程來發布主題、引發對話和鼓勵協作。 如果您希望繼續進行對話，還可以選擇創建一個聊天室，可以邀請公司的團隊成員。 通過內置的聊天功能，每個人都可以聚在一起討論一些重要的事情，分享不同的想法，還可以實時解決問題。 無需安裝應用程序，因為 Zoho Projects 包含聊天功能，最令人驚奇的是保存了完整的腳本，以便團隊成員稍後可以在必要時返回查看對話。

2. 配置員工門戶

在Zoho Projects 登錄的幫助下，可以從您自己的組織中添加員工用戶，同時也可以將客戶添加到項目門戶。 這使得全體員工和客戶可以更輕鬆地協調在一個地方發生的任務。

此外，還可以創建多個項目。 事實上，您可以根據自己的意願和感覺將員工和客戶分配給一些專門的項目。 客戶不需要將 Zoho 帳戶添加到門戶。

當您創建一個項目時，該特定項目還會有一個專門的電子郵件。 通過電子郵件發送此地址的任何人都可以自動登錄該項目的問題。

3. 設定任務和里程碑

借助任務管理、任務依賴視圖和項目里程碑，可以對任何功能進行資源分配和報告。 您可以根據需要設置任務並將其分配給員工。

除此之外，還可以設置任務的截止日期，以便及時交付。 對於每項任務，都有一個計時器，任何被分配任務的人都可以在執行和完成該任務時記錄他們的時間。

任務可以有附件和說明，也可以形成依賴關係，其中開始一項任務將依賴於另一項任務的完成。 任務完成後； 可以將依賴項設置為關閉。 此外，還可以配置任務的自定義狀態。 里程碑必須單獨記錄。 它們可以與任務相關聯，或者您可以為一組任務設置里程碑。

4. 項目時的日誌問題

幾乎沒有一個項目是完美的，總有一個潛在的問題需要被發現。 很可能存在帶有問題或錯誤名稱的單獨選項卡，以便客戶可以記錄可能發生的問題或問題。 如前所述，可以郵寄固定的電子郵件地址以登錄問題。

問題也有時間跟踪和其他時間，以便人們可以登錄修復某事需要多長時間。 還可以在需要的地方添加附件。 可用的默認狀態是打開和關閉，但也可以添加自定義狀態。

問題部分實際上是一個集中的平台，客戶可以在其中交流他們的問題，組織可以響應他們並相應地解決問題。

5.甘特圖

甘特圖只是可視化正在進行的任務進度的另一種方式。 它們允許您查看項目的每個細節，包括任務列表、完成百分比、逾期任務、依賴關係和里程碑。 每個類別都分配了不同的顏色，以便於識別和區分任務。

除此之外，使用甘特圖也可以簡化任務的重新安排和重組。 您可以通過添加任務、將任務從圖表的一個區域拖放到另一個區域來更改您的計劃，然後根據需要編輯里程碑。

此外，您還可以根據所需的信息類型切換圖表上的視圖。 如果您想知道哪些項目在即將到來的時間到期，那麼您可以切換甘特圖的視圖以首先顯示即將到來的到期日期。 最後，甘特圖可以根據您的喜好進行定制，包括縮放圖表、過濾信息和根據需要導出任務數據。

6. 時間表

Zoho Projects讓所有從事項目的個人將他們的工作和非工作時間記錄到 Zoho 平台，從而使會計變得簡單。 時間表可以記錄任務的開始和結束日期，以跟踪在項目的某些部分上花費的成本和時間。 您可以為任務設置計時器，一旦您停止計時器，所用時間的條目會自動記錄在時間表中。

計時器有助於計算項目消耗的實際工作時間。 如果您需要，Zoho Projects 包含在每個項目期間完成的所有任務的詳細分類。 此外，還可以選擇根據項目類型每天或每週記錄時間。

您可以為時間表建立審批流程和計費狀態。 確保在記錄時間之前為條目選擇默認計費狀態。 您還可以為條目建立明確定義的批准流程，以便過濾和查看已批准和未批准的條目變得簡單。

只需單擊一下，您就可以發送您的客戶、利益相關者、項目經理和有關特定項目的時間表報告，以便他們了解已完成的工作。 由於系統中記錄瞭如此多的時間表，您還可以選擇根據用戶、計費甚至某些日期窗口來查看報告。 查看報告後，您可以選擇將時間表數據導出為 PDF、xls 或 csv 文件。

7. 自動化任務

自動化是 Zoho 提供的不同工具的另一個核心優勢，Zoho Projects 也不例外。 在Zoho Projects的幫助下，您可以創建自動電子郵件通知規則，以便讓所有重要方知道何時登錄問題以及何時相應地分配問題。

除此之外，當項目問題提供高安全級別時，還可以設置可以完成自動化任務的業務規則。 您還可以使用允許第三方應用程序執行基於 Zoho Projects 任務的操作的 webhook。

Webhook 的一個完美示例是在緊急升級時向用戶發送消息。 Zoho 具有自定義功能，可以進行自定義自動化的配置，這在 Zoho Projects 中是開箱即用的。

最後，藍圖可用於改進項目流程。 它有助於配置自定義狀態和自定義狀態之前、期間和之後的操作。 當您處理問題時，您可以將狀態設置為“進行中”。 發生這種情況後，立即通知客戶任務正在進行中。 任務完成後，可以將狀態設置為“待測試”，以便客戶查看。 藍圖對於分段任務自動化非常有用。

8. Zoho報告

作為高級分析和商業智能應用程序，Zoho Reports 有助於提取數據並以可視化方式清晰地映射數據。 Zoho Projects 等項目管理軟件與 Zoho Reports 的集成可以提供對團隊進度的深入洞察，同時將數據轉化為可操作的洞察。

Zoho Reports 通過可定制且富有洞察力的儀表板提供更大的圖景。 您可以輕鬆創建範圍廣泛的報告，例如項目狀態、燃盡圖、使用時間、計劃和執行實際報告，以幫助團隊連接點並將項目見解付諸行動。

9. Zoho 發票集成

在 Zoho Invoice 幫助下的內置集成有助於自動生成帶有記錄時間表的發票。 如果您希望簡化會計流程，請確保您也檢查了 Zoho Invoice 應用程序。

Zoho Projects提供時間跟踪功能，可優化項目績效、計算任務時間，並幫助以所需格式導出時間表數據，同時使用 Zoho Invoice 發送付款發票。 可以通過單擊創建發票選項將時間表數據加載到 Zoho Invoice 中。

10. 文件管理

作為存儲和共享文件的有效且安全的地方，Zoho Projects 有助於保持文件井井有條，同時允許團隊根據需要共享和訪問文件。 無論是文檔、視頻、報告、剪輯還是電子表格，您都可以輕鬆發送和保存 Zoho Projects 中的所有文件。

Zoho Projects 的一個很好的功能是它可以保存以前版本的文件，同時可以輕鬆地恢復文件並在需要時返回到以前的版本。 最後，Zoho Projects 包括一個強大的搜索工具，它還有助於在不搜索所有內容的情況下查找文件。 Zoho Projects 有助於在任何位置輕鬆共享文檔。

結論

如上所述，Zoho Projects 有助於使項目管理流程變得簡單高效。 但是，該平台還通過自動報告和工作流程簡化了許多流程的自動化並節省了時間。

查看您的所有項目、誰正在從事這些項目並共享與項目相關的文檔很簡單。 您還可以將不同的應用程序集成到 Zoho Projects，讓一切變得更易於管理。 總而言之，Zoho Projects 是一個具有許多優勢的強大平台。

如果您在為組織設置 Zoho Projects 時需要更多幫助，或者即使您需要對集成任務的支持，請聯繫Encaptechno尋求專家幫助。 我們知識淵博、經驗豐富的專業團隊將很高興為您提供支持。