持續改進戰略——專業發展背景下的改善理念是什麼？
已發表: 2023-04-19改善哲學是一種源自日本文化的管理方法。 最初應用於社會功能、家庭和個人發展的背景下，它最終開始傳播到商業世界——從小企業到大公司。 您如何使用此專業發展策略來提高公司績效並更快地實現目標？ 讓我們找出答案！
專業發展背景下的改善哲學是什麼？ - 目錄：
- 什麼是改善哲學？
- 改善哲學的原則
- 專業發展戰略中的改善理念
- 改善應用示例
- 如何實施持續改進策略？
- 為什麼改善哲學總是行不通？
- 改善哲學——總結
什麼是改善哲學？
Kaizen 是一個基於不斷改進公司內部各種流程的理念的概念。 這是一個由兩個詞組成的術語——kai，意思是改變，zen，意思是更好，可以解釋為變得更好的變化。 由於行業和競爭的動態變化，它強調系統規劃、實施和分析的必要性。 該策略的一個可能應用領域涉及人力資源和員工專業發展。
改善哲學的原則
改善態度適用於與公司運營相關的所有方面——流程、產品或服務、人員等。其總體原則應作為該戰略的一部分實施，包括：
- 透明度
公司應將所有改進的數據或效果告知每位員工。 它還應該使用能夠證明其結果可靠性的工具進行調查。
- 客戶價值
採取的每一項行動都應牢記客戶的滿意度，因為正是通過他們，我們才能實現我們的業務目標。 請始終記住，所提供的產品或服務需要為消費者增加價值，並以消除不必要元素的方式管理運營流程。
- 減少浪費
它指的是以前的原則——工作的結果應該創造附加值。 這需要消除對資源（財務、材料等）的不當消耗。
- 現場步行
管理層必須認識和理解與工作場所相關的位置和條件。 例如經營網店，可能是客服部、倉庫等（這也要看業務的規模和範圍），需要偶爾拜訪一下。 想法是對正在發生的操作流程有一個概覽，然而，這不僅僅是為了執行員工履行的職責，而是為了公開溝通並發現和解決潛在問題。
- 強化歸屬感
員工之間能夠清楚地溝通並與管理層建立協作關係，將更加致力於改善公司。
專業發展戰略中的改善理念
員工是公司的寶貴資產，對公司目標的實現貢獻巨大。 因此，人力資源的管理方式和有效激勵方式在這裡起著重要作用。 Kaizen 強調讓所有團隊成員參與公司生活的作用，他們自身俱有巨大潛力。 我們可以區分幾種有助於實現持續改進策略的模型：
3M
3M 圖中提到了 muda、mura 和 muri 這些詞，它們被認為是實現改善的障礙，阻礙了流程的順利執行。 將它們放在一起是因為通常情況下，一個的出現是由於另外兩個的存在。 了解存在限制的個別原因後，管理策略應設法消除它們（這並不總是可能的）或至少減少它們的影響。
- Muda – 指資源浪費，表現為生產過剩（生產目前不需要的產品；過於關注計劃而不是行動；寫過長、詳盡的電子郵件等），持有庫存過多，會產生額外成本； 中斷工作的連續性，進行不必要的培訓； 沒有利用員工的能力和潛力等
- Mura——不平衡，表現為缺乏既定的工作標准或給出的指示難以理解、職責分配不均、行業季節性、工作節奏多變等。
- Muri – 超負荷，例如過度努力的結果 – 加班、工作單調、要執行的職責/任務過多、工作節奏快等。
圖一：3M模型
5S
我們在之前的文章中已經提到了5S原則，所以如果你還不知道它是什麼，一定要看看它。
PDCA
投資於可持續的員工發展需要某種驗證才能知道它是否有效。 了解PDCA循環會有幫助，它是Plan（計劃）、Do（實施）、Check（檢查）、Act（行動）的首字母縮寫。
圖 2：PDCA 循環
- 計劃
- 做
- 查看
- 行為
它涉及設定目標，重點關注員工改進策略。
採取行動實現預定目標。
必須對已經做出的改變進行評估，看看它們是否發揮了作用，產生了什麼影響，吸取了哪些教訓。
制定專業發展戰略被認為是員工更多參與和更好履行職責的保證。 這不僅包括職責和行為規則的明確和準確的指定，而且最重要的是，包括提高工人技能的機會。 儘管如此，發現某些可能限制發展的缺陷可能會在早期階段發生。 識別他們是組織專題培訓以滿足團隊成員需求的前提。
改善應用示例
豐田
豐田被視為改善方法的先驅，是第一家將此理念納入其管理戰略的公司，並從中獲益良多。 管理層正確地認識到他們並不總是萬無一失的，因此鼓勵下屬提出解決方案並更多地參與是有道理的。 員工獲得報酬以換取改進公司流程的想法。 重要的是，這不是一次性的舉措，而是在豐田發展的每個階段，都有機會分享他們的意見和見解。
前面提到的3M、5S、PDCA模式就是在這家公司引入的，目的是盡可能降低成本，提高生產率。
波蘭大師食品
另一方面，在 Masterfoods 的波蘭分公司，持續改進專家職位的引入可以看作是改善哲學的日本口音。 個別團隊有機會參加改善管理培訓課程，交流經驗，最好能夠實施積極的變革。 裁員不是裁掉員工，而是努力為員工提供在現公司的其他崗位的工作。 它還運營著一個員工提案計劃，允許普通員工參與進來，了解他們的觀點和想法。 其中最好的將以獎金等形式獎勵。
如何實施持續改進策略？
成功引入改善戰略的關鍵問題是確定公司中存在的問題並製定消除這些問題的程序。 你可以朝這個方向採取什麼行動？
- 提高意識
- 明確你的目標
- 合作
- 尋求反饋並接受批評
- 減少浪費
- 確定員工的能力
當您實施新概念時，員工意識對於將其付諸實踐至關重要。 改善也是如此。 讓您的團隊成員了解如何應用改善策略。
團隊需要一條關於應該去哪里以及如何去的路徑。 設定良好的目標將注意力集中在正確的行動上。
您可以與您的團隊進行討論或集思廣益，以了解其成員的觀點。 所提出的解決方案有助於提高日常工作效率並優化資源。 鑑於他們在最終決定中有發言權，他們將更願意適應新的條件。
鼓勵人們提出問題，就所採取的行動分享意見，不要害怕批評（但應該是建設性的）。 牢記持續改進的目標。
擺脫限制公司效率的障礙——資源浪費、不平等和超載 (3M)。
了解各個團隊成員的技能，您可以為他們分配最適合他們的任務並實現他們的目標。 它還將為您提供有關他們的技能存在哪些差距的信息，並在此基礎上介紹培訓和研討會計劃。 考慮您可以為該計劃分配多少預算。
為什麼改善哲學總是行不通？
將這一理念貫徹到一個人的管理風格中絕非易事。 很大程度上取決於上級和下級的態度。 持續改進應基於對話和自由表達意見，而不是像有時發生的那樣，基於下達或執行命令。 想法應該主要來自了解工作細節並有經驗的人。 例如，應用不當的持續改進策略的後果是。
- 變化的短期性質，組織在一段時間後恢復舊習慣；
- 管理層強加的解決方案遭到員工的反感；
- 下屬很少參與真正的改進。
改善哲學——總結
在貴公司實施改善理念是一項挑戰。 改革不僅需要採取正確的步驟，而且最重要的是需要改變工作的思維和觀念。 只關注效果和結果可能是災難性的，所以你必須關注質量和系統的流程改進。 這種靈活的方法是必要的，尤其是現在只有那些能夠響應動態變化和現代化的實體才有市場存在的理由。
另請閱讀：如何在您的公司實施敏捷？
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作者：卡羅琳·貝克爾
作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。