俄亥俄州文檔和電子郵件管理方法

最後更新於 2022 年 1 月 27 日

中斷很糟糕。 它們破壞了我們的工作流程和例行程序，並且經常妨礙我們進行富有成效的工作日。 工作中的每一個角落都潛伏著干擾——從與客戶的意外電話到討論重要問題的臨時會議。 我們在幫助我們提高生產力方面的最大資產也是我們高效且不間斷地完成工作的最大障礙——我們的計算機，特別是我們的電子郵件管理。

我如何發現電子郵件管理的 OHIO 方法

最近，我早上開車上班時正在聽播客。 雖然我通常發現這個特定的播客很有洞察力和信息量，但最近的一集確實引起了我的注意。 如果您像我一樣，您的工作收件箱中充滿了電子郵件，從其他公司推銷其服務的套用信函到通知您重要問題的客戶，再到不容忽視的部門備忘錄。 播客中解釋的主題就像七葉樹一樣震撼人心的是俄亥俄州管理電子郵件的方法。

電子郵件管理的俄亥俄州方法代表ONLY HANDLE IT ONCE 。 本質上，一旦您在收件箱中看到電子郵件，如果必須立即處理，稍後再處理。 作為播客的解說員，Ken Knorr 解釋說：“如果您有時間打開電子郵件，您就有時間快速回复或適當歸檔。” 我之前處理電子郵件的方式（正如我想你們中的許多人所做的那樣）是查看它，然後如果需要刪除它，那麼無關緊要的消息將立即被刪除。 否則，我會告訴自己，稍後我會“轉回”這封電子郵件，並對郵件做一些更合適的事情——要么回复，要么編目/歸檔。

為什麼電子郵件管理很重要

據 MNC Consulting Group 稱，80% 的傳入郵件可以立即分配給粉碎或回收。 這意味著我們每天收到的郵件和消息中只有 20% 需要分配到其他地方或保存以供將來使用/操作。[1]

Money Magazine 最近的一篇文章以這種方式解釋了電子郵件：

“我認為收件箱是一個花園（在這裡堅持我）。 您的重要電子郵件是來自您的客戶、潛在客戶、主管等的鮮花。雜草是新聞通訊、垃圾郵件和已讀過的電子郵件，塞滿了您的花朵……您無法透過雜草看到花朵。”[2]

OHIO 方法強調我們所做的是立即對電子郵件採取適當的行動。 正如播客所解釋的那樣，隨著該方法每天被納入和使用，它成為一種高效且富有成效的方式，可以將時間分配給原本可能是耗時且浪費的任務。

讓我們來看看如何使用電子郵件管理的 OHIO 方法進行組織

• 歸檔 - 這些是需要保存並歸檔以備後用的電子郵件和消息。 在某些情況下，需要將這些電子郵件併入組織的信息資源系統。 在其他情況下，它們可以簡單地保存在個人的收件箱中，永遠不會被刪除。 一些組織希望他們的員工永遠不要刪除任何東西——這使得他們電子郵件中的所有信息都可以搜索並且觸手可及。
• 閱讀 - 這些是您可以（並且應該！）在您有空閒時間仔細閱讀它們的內容時趕上的電子郵件。 這些電子郵件可以在任何地方檢查——午休時間、火車上，或者更好——在你一天的指定時間，最好是在工作日快結束時，你可以減少分心並且有能力對你可能需要及時採取的事情採取行動.
• 路由——換句話說，轉發。 這些是您不需要弄亂收件箱或文件夾但可能對同事有用的電子郵件。 如果消息對其他人有用，請將其提供給他們 - 否則，請擺脫它，不要讓它在您的收件箱中積聚灰塵。
• 行動——這些電子郵件包含必須做的事情——你的“待辦事項”列表。 在您的郵件程序中有一個單獨的文件夾，以便在您查看收件箱時立即將這些電子郵件放入其中。 每天打開此文件夾並確保完成列出的任務和操作。 清空文件夾並在第二天開始使用一個空的操作文件夾來填充和執行。

根據您的工作場所和情況，這四個文件夾可以是放置在您辦公桌上的物理文件夾，並在一封郵件落在您的辦公桌上時使用。 但是，在大多數情況下，可以通過在桌面電子郵件服務器中創建四個“文件夾”來使用該系統。

加入 OHIO 意味著我們不需要不斷地將鼠標懸停在收件箱上，氣喘吁籲地等待我們的下一條消息點亮我們的屏幕。 您知道普通人每天檢查電子郵件 15 次嗎？[3] 俄亥俄州的方法建議我們每天只檢查幾次電子郵件。 這樣一來，就有更多的消息可以在當時和那裡採取行動。 當然，這樣做的另一個好處是可以節省更多時間做重要的事情，而不是每隔幾分鐘檢查我們的收件箱來查看我們無論如何都不會做任何事情的消息。

我特別喜歡 Mark Murphy 對工作效率的建議：

“……對於初學者來說，從電子郵件中休息 2 小時。 然後在這 2 個小時內，完成 1-2 個最重要的項目。 鎖上你的門，離開你的辦公室，走到你最喜歡的咖啡店，為了讓你一天中最有效率的 2 小時，你必須做任何事情。”[4]

OHIO 方法是一種簡單快捷的方法，可以提高生產力並節省寶貴的時間，同時管理工作中繁忙而復雜的任務、項目和溝通。 作為 我的一位經理最近向我指出，當你的腦子裡沒有什麼想法或顧慮時，你的積極性和效率就會降低。 如果我覺得我需要時刻關注我的電子郵件，然後要么立即回复，打亂我的流程，要么最終不與他們做任何有成效的事情，直到我“轉回”他們才不會在工作日減慢我的速度，我不能想一個更好的例子。

由於在我早上開車時收聽了播客，我可以證明 OHIO 方法對我有用。 我鼓勵您嘗試並告訴其他人。 看看您和您的同事可以在文檔和電子郵件管理上節省多少時間，或者提高工作效率，或者註意我們在工作日中的眾多任務。

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38