如何界定項目範圍，避免範圍蔓延？ | #36 項目管理入門

已發表: 2023-02-23

在項目生命週期開始之前，項目經理會考慮項目的範圍。 他分析客戶的需求和期望，將它們與可用資源並置，並讓它們面對時間限制。 因此，他可以很好地定義項目的範圍。 然而，即使這項任務的出色表現也不能保證項目的範圍在實施過程中會過度擴大。 那麼如何界定好項目範圍，避免範圍蔓延呢？

如何界定項目範圍，避免範圍蔓延？ - 目錄：

  1. 介紹
  2. 定義項目範圍
  3. 了解需求
  4. 工作分解結構 (WBS)
  5. 風險任務的優先級
  6. 最後責任時刻 (LRM)
  7. 如何避免範圍蔓延？
  8. 概括

介紹

根據 PMBOK，項目範圍是“交付具有指定特性和功能的產品、服務或結果需要完成的工作。” 為了使項目成果滿足利益相關者的期望並使項目本身取得成功，您必須盡可能準確地定義範圍。

定義項目範圍

項目經理應在一開始就檢查計劃的項目是否明確定義了以下領域：

  • 利益相關者的業務和技術要求，
  • 分工結構，
  • 風險最高的任務的優先級，即最具創新性或首次發生的任務，
  • 與利益相關者就“最後責任時刻”（LRM，Last Responsible Moment）方法達成一致。

讓我們來看看項目經理在定義每個問題時應該回答哪些問題。

了解要求

項目經理應該暫時扮演利益相關者的角色來回答以下問題：

  1. 該項目的財務和非財務收益是什麼？ – 財務收益可以指項目中創建的產品或服務的銷售。 然而，好處也可以是公司形象的改善、入職的有效性或新軟件的實施以促進項目管理，例如 Firmbee。
  2. 誰會受到項目實施的影響？ – 項目實施涉及組織內外的變化。 因此，值得提出更具體的問題：

    3. A。 項目任務的實施是否需要公司內部重組、改變員工職責、僱傭新人或與自由職業者合作？

    b. 該項目的結果是否會在公共場所可見並對當地社區產生影響？

    C。 誰將從其實施中受益？

  3. 項目成果應該滿足什麼需求？
  4. 項目成果應具備哪些技術指標？

工作分解結構 (WBS)

在項目中創建分工結構涉及回答按層次排列的問題：

  1. 實施該項目的主要目的是什麼？
  2. 具體目標是什麼？
  3. 具體目標分為哪些任務？
  4. 什麼時候應該實現目標？
  5. 哪些專家將被委託給他們中的每一個？

只有主要目標應該保持完全不變。 另一方面，問題 2 到 5 的答案在項目過程中得到詳細說明。

風險任務的優先級

關於風險任務的最重要問題與其準確識別和確定風險區域如何影響項目範圍有關。

  1. 哪些任務失敗的風險最高？
  2. 每項任務的成功取決於哪些因素？ 它可能是材料、專家的可用性，或者在研發項目的情況下，是研究和實驗的難以預測的結果，例如在機器學習過程中提高人工智能模型準確性的曲線。
  3. 此任務的失敗將對項目的其餘部分產生什麼影響？
  4. 這項任務的長期執行將如何影響實現項目目標的能力？
  5. 我們可以將項目範圍擴大多少來完成這項任務？

最後責任時刻 (LRM)

確定任務的優先級與最後責任時刻 (LRM) 原則密切相關，也稱為最不合適時刻原則。

這是一種風險最小化策略，將任務推遲到繼續推遲任務比立即完成任務風險更大為止。 當一項任務被證明是不必要的或對項目目標或要求進行了更改時，它可以避免浪費精力。

這一源自精益方法的原則也適用於對項目具有決定性且難以更改的決策，例如：

  • 購買項目實施進一步階段所需的專用設備，
  • 設計要執行的任務要實現的目標的結構。

根據 LRM 原則運作的經理應該問自己的問題可以表述如下：

  • 是否有必要已經開始處理該任務？
  • 如果我推遲任務會怎樣？
  • 太晚做決定會有什麼後果？
  • 過早做出決定會帶來什麼後果？ 例如，後來發現不需要或需求發生變化，解決方案未被使用或業務價值已過時。
scope of a project

如何避免範圍蔓延？

即使是計劃最完善的項目在實施過程中也往往會增長（範圍蔓延），例如，最初應該有兩個功能的產品現在突然有六個。 為避免這種情況，項目經理應與利益相關者建立安全的範圍蔓延。 最小化項目範圍蔓延的基礎是——除了定義任務範圍和業務期望——與團隊和利益相關者的持續溝通。 然而，防止範圍蔓延的最重要的防禦措施是：

  • 精心準備的日程表，
  • 高效使用任務調度軟件和團隊溝通，
  • 將項目中的關鍵變化通知所有相關方。

還值得記住的是，避免範圍蔓延是一個持續的過程。 因此，項目範圍需要定期監控，項目經理應待在原地，以便在出現可能導致範圍蔓延的情況時迅速做出反應並做出決策。

概括

項目範圍是精心策劃的項目的關鍵要素，因為它清楚地定義了項目中應該實施的內容和不包括的內容。

因此，項目經理的任務是在工作開始前通過以下方式定義項目範圍：

  • 分析客戶需求和期望，
  • 將它們與可用資源並置，以及
  • 面對時間限制。

然而，即使是明確定義的項目範圍也可能在實施過程中發生變化。 為避免項目範圍蔓延（稱為範圍蔓延），請堅持工作分解結構，仔細確定風險任務的優先級，並使用“最後責任時刻”方法。

如果您喜歡我們的內容，請在 Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram、YouTube、Pinterest、TikTok 上加入我們忙碌的蜜蜂社區。

How to define the scope of a project and avoid scope creep? | #36 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

查看所有帖子

項目管理入門：

  1. 什麼是項目？
  2. 什麼是項目管理？
  3. 如何管理項目？
  4. 項目管理方法
  5. 項目類型
  6. 4 項目示例
  7. 項目的優先次序
  8. 項目活動領域
  9. 項目管理成功的定義
  10. 為什麼要使用項目管理軟件？
  11. 如何選擇最好的項目管理軟件？
  12. 項目管理軟件概述
  13. 項目生命週期
  14. 項目願景是什麼？
  15. 項目目標。 它是什麼以及如何定義它？
  16. 立項階段——要注意什麼？
  17. 項目管理中的規劃領域
  18. 什麼是項目進度表，它有什麼用？
  19. 如何在項目中使用里程碑？
  20. 項目執行
  21. 如何準備成功的項目應急計劃？
  22. 項目收尾的重要性
  23. 項目失敗。 項目失敗的5個原因
  24. 管理4P：項目、產品、項目群和項目組合
  25. 項目經理最重要的任務和職責
  26. 最有用的項目經理技能
  27. 如何成為項目經理？
  28. 每個項目經理都應該閱讀的 5 本書
  29. 如何組建項目團隊？
  30. 工作分解結構——如何在項目中委派工作？
  31. 如何在混合工作中帶領團隊？
  32. 項目經理在與團隊合作時面臨的挑戰
  33. 項目會議的類型
  34. 項目監控。 看什麼參數？
  35. 如何寫出令人信服的
  36. 如何界定項目範圍，避免範圍蔓延？
  37. 可行性研究——我們可以實施這個項目嗎？
  38. 項目中的風險分析和促進它的工具
  39. 如何創建項目章程？
  40. 什麼是利益相關者登記冊？
  41. 項目管理規劃中的甘特圖
  42. 如何編制項目預算？
  43. 項目中的時間管理
  44. 如何創建項目風險登記冊？
  45. 項目風險管理策略
  46. 項目營銷
  47. 項目變更的來源和領域
  48. 項目管理變革模型
  49. 敏捷之後是什麼？ 項目管理中的方法