項目中的時間管理 | #43 項目管理入門

已發表: 2023-03-13

項目中有效的時間管理對其成功至關重要。 然而，根據 2021 年 PMI 調查，仍然只有 55% 的項目按時完成。 大多數情況下，項目經理會因不切實際的時間表、缺乏靈活性或不合適的工具而面臨問題。 畢竟，時間管理是關於計劃、監控和控制項目時間，而項目經理負責設定目標和確定優先級以確保任務按時完成。

項目中的時間管理——目錄：

  1. 介紹
  2. 什麼是項目中的時間管理？
  3. 項目中的時間管理問題
  4. 項目時間管理方法
  5. 帕累託法
  6. 作業法
  7. 艾森豪威爾方法
  8. 概括

介紹

項目需要根據既定時間表在特定時間範圍內完成，以免造成損失並對組織構成威脅。 移動截止日期會產生額外的成本，影響公司的其他任務，並導致任務的增加和項目複雜性的快速增加。 那麼如何在計劃階段的項目中做好時間管理呢？

什麼是項目中的時間管理？

項目中的時間管理是關於：

  • 規劃，
  • 監控，和
  • 持續監控個人任務和子目標的時間安排。

項目經理應設定目標並確定優先級，以確保項目按計劃進行。 為此，項目經理應仔細規劃項目的每個階段，同時考慮每項活動所需的時間以及完成這些活動最可能遇到的障礙。

項目中的時間管理問題

項目中最常見的時間管理問題是：

  1. 不切實際的時間表——尤其是在與新團隊合作或在高風險領域工作時，制定準確的時間表和設定切合實際的里程碑需要經驗，而且非常困難； 因此，在項目規劃期間制定不可能在規定時間內執行的時間表是很常見的。
  2. 缺乏靈活性——缺乏靈活性是指時間框架設置得太緊，沒有為新團隊成員的實施提供時間，或者由於缺乏原材料或預期的市場興趣而缺乏針對停機的應急計劃。
  3. 工具不足——項目經理經常使用不充分的時間管理工具，導致在估計任務持續時間和依賴性時出現錯誤。

項目時間管理的方法

為了避免這些問題或降低項目失敗的相關風險，項目經理應該仔細研究項目的時間管理方法和工具：帕累託方法、ABC 和艾森豪威爾方法。

帕累託法

意大利科學家維爾弗雷多·帕累托 (Vilfredo Pareto) 在他的花園裡種豌豆。 在這樣做的過程中，他注意到在 20% 的豆莢中發現了多達 80% 的豌豆種子。 由於他主要關注經濟學，他很快發現這個原則也適用於生活的其他領域。 例如，在他的時代，意大利 80% 的土地屬於 20% 的人口。

很快就清楚帕累託方法的應用非常廣泛，尤其是在商業領域。 除其他外，它有助於識別：

  • 項目中要執行的最重要的任務，以及
  • 最常導致延誤的任務類型，
  • 無論任務類型如何，最常見的延遲原因。

帕累託方法基於 20% 的活動產生 80% 的效果的假設。 實際上，這意味著為避免延誤，項目經理應重點關注：

  • 確定項目中最重要的 20% 的任務並確保它們首先完成，
  • 檢測導致延遲的任務並了解其原因，
  • 確定 20% 最常見的延誤原因並努力消除它們。

Pareto 方法通常使用 Pareto 圖進行可視化。 它結合了條形圖和折線圖，其中：

  • 例如，在 X 軸上，標記了延遲的原因，從最常見的順序排列，
  • 在 Y 軸上是它們的出現次數和延遲總數的百分比，
  • 折線圖可以輕鬆識別哪些延遲原因屬於最重要的前 20%。
time management

作業法

ABC 方法涉及根據任務的重要性標記任務——A、B 和 C 類。 課堂任務：

  • A – 是最重要的，需要最多的關注，
  • B – 很重要，但不太緊急，
  • C – 無關緊要，可以推遲。

這使項目經理可以專注於最重要的任務，而不會浪費時間專注於次要的任務。

ABC 方法應用簡單，易於理解。 在具有大量具有相似重要性的任務的項目中，它特別方便。

艾森豪威爾方法

艾森豪威爾方法，也稱為艾森豪威爾矩陣，可能是用於確定任務、目標甚至整個項目優先級的最廣泛使用的工具。 該方法包括將任務分為緊急和不緊急、重要和不重要，然後將重點放在既緊急又重要的任務上。

它通常帶有兩條相交線，將紙張分成四等份。

緊迫的

更新

重要的立即完成即將安排
無效的在時間允許的情況下被委託或執行被拒絕

項目經理應該弄清楚任務是緊急和重要的，只有緊急的才重要，或者根本不緊急也不重要。 這樣一來，人們就可以專注於最重要的任務，而不是將時間浪費在那些對項目影響不大的任務上。

為了有效地使用艾森豪威爾矩陣，您需要定期更新放置在其中的任務的狀態。 這是因為一項任務經常會在一夜之間跳到最緊急的類別。

概括

項目中的時間管理影響項目的質量和成功，因此項目經理應該了解和使用帕累託法、ABC 法和艾森豪威爾法等工具，並及時更新項目中所有任務的狀態。 為此，他應該不斷與有關各方溝通，並調整時間表以適應可能發生的變化。

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作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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