如何在遠程工作時有效管理您的時間

在鎖定期間，我們可能會覺得我們只有時間，所以我們可能沒有意識到需要有效地管理它並做出有意識的決定來更好地確定我們的任務優先級。

但通常情況下，我們發現我們的日子在溜走，我們認為我們會完成的一長串清單被推到第二天，下一個，直到我們被這一切的重擔壓得喘不過氣來。

在任何情況下都很難正確實施時間管理工具，但增加了分佈式團隊的複雜性，與其他人遠程協調工作，應對鎖定的孤立和孤獨，這成為需要一些創造性解決方案的挑戰。

無盡的靈活性不一定是好事

遠程工作會自然而然地失去監督。 在許多方面，我們現在負責自己的日程安排。 組織也不再關注計時，而是更關心員工的生產力和產出。 擁有無限的靈活性來計劃我們的一天需要我們有更多的紀律來組織我們的工作。 缺少辦公室正常工作日的內置結構。 我們需要找到有效的時間管理工具來填補這一空白。

多任務處理≠生產力

這些術語通常是混為一談的。 在家工作時，一次做很多事情的願望一直存在。 我們認為我們可以在回復電子郵件的同時處理家務，或者在電話會議中與孩子打交道。

隨著家庭和工作之間的界限變得模糊，在任務之間切換的誘惑不斷。 雖然感覺我們一直很忙，但實際上我們可能沒有做太多事情。

挑戰

簡單地將在辦公室為您工作的日程安排轉換為您在家中的日常工作可能行不通。 為了在在家工作時保持高效和高效，還有一整套其他考慮因素需要考慮。

過度工作的風險

我們經常覺得在家工作時需要做太多事情。 由於我們大多數人都被限制在室內，我們覺得除了工作沒有什麼可做的。 這可能會讓我們承擔更多的責任。 我們不會從工作日中關閉，這不會讓我們有休息時間來保持精神煥發和工作效率。

孤獨的感覺

在家工作的最大損失是我們在工作場所體驗到的社區感。 這種孤立感會導致思維遲緩，導致我們沒有動力，這會極大地影響我們管理時間的方式。

工作與生活不再平衡

  在工作之外擁有積極的社交生活對我們的表現很重要。 當我們不再能夠進入我們的日常活動時，需要付出更多的努力才能找到保持滿足感的方法。 我們需要找到完成工作任務的方法，以便我們可以繼續做其他事情。

無休止的干擾

儘管我們盡了最大的努力，但在家工作總會讓人分心。 當家裡有很多其他事情要處理時，很難找到專門用於生產性工作的時間。

添加結構以更好地管理您的時間

建立例行公事

每天在同一時間起床和開始工作等簡單技巧可以幫助您提高工作效率。 然後，您可以更好地確定一天中效率更高的時間並相應地分配任務。

與您的團隊溝通您的日程安排，以便他們清楚地了解您何時有空，這樣您在處理其他事務時就不會經常被打斷。

設立目標

將您的任務分解為可管理的單元。 您需要能夠確定您的長期目標並將其轉化為更直接的可操作任務。 建立與在周末達到目標一致的日常工作量。 這使您可以多次評估您的進度並做出相應的調整。

積極主動且可見

與您的團隊一起使用 Slack 和其他溝通平台，並不斷向他們提供有關您正在從事的工作的更新。 讓他們知道您何時不在並且無法上班。 如果你不能按時完成某件事，請提前讓相關人員知道，以免事情失控。

計劃你的休息時間——並堅持下去

關掉自己喜歡的活動並投入時間是保持精神振奮和積極性的關鍵。 不要為在工作日分配時間忘記工作而感到內疚。 進行深刻而有意義的休息，讓人們知道你的時間。 創建“無工作區”可以讓您有所期待，並讓您更專注地回來。

學會說不

在遠程工作時，我們感到有壓力承擔任何任務，以證明我們工作的努力程度。 但這可能會適得其反，承擔太多事情會使我們變得薄弱，以至於我們無法像我們需要的那樣有效地完成任何事情。 坦率地說明你能做什麼和不能做什麼可以提高透明度，並幫助你和組織節省時間。

提高生產力的可視化時間管理工具

時間盒

Timeboxing 是一種時間管理工具，可將您的一天劃分為多個時間段。 每個盒子專用於一項活動或一組相關活動。 時間盒不是將您的一天分散到許多您需要以隨機順序從待辦事項列表中刪除的活動中，而是允許您以更有效的方式組織您的活動，以便您可以更好地計劃您的一天。

如果您處理必須來回切換的不同項目和職責，這很棒。 它可以讓您更好地考慮中斷，這樣您就不會不斷地對電子郵件做出反應或在它們出現時處理它們。

然後，您將使用這段時間並且僅使用這段時間來處理為特定項目佈置的任務。 為任務設置嚴格的限制可以增加註意力，並允許您根據任務的重要性花費成比例的努力。

如果沒有有效的時間管理工具，您可能會發現工作會擴展以填補可用的時間來完成它。 這不是處理任務的一種非常有效的方法，因為您可能會發現自己在無關緊要的任務上花費了太多時間。

艾森豪威爾矩陣

所有的工作都不是平等的。 如果不優先考慮需要完成的任務，您將無法有效地管理您的時間。 您需要找到一種有效的方法來增加日程安排的重量，以便更好地分配時間。 艾森豪威爾矩陣是一種有效的時間管理工具，可幫助您可視化應完成哪些任務以及按什麼順序完成。

這個可視化工具允許您根據重要性和緊迫性對任務進行分組，並讓您更好地了解應該如何分配一天。

清單

簡單而有效，它們應該是計劃您的一天和一周時的主要內容。 只需列出您需要完成的所有事情，您就可以更好地了解您應該如何計劃您的一天。 在家工作時，您應該列出一天中需要處理的所有與工作無關的任務，以免它們讓您措手不及。

使用 Online Checklist Maker 等在線工具，您可以輕鬆列出您的任務，以便以更有效的方式解決它們。

甘特圖

甘特圖是增加遠程工作團隊可見性的絕佳工具。 您可以列出特定項目中需要完成的所有任務，並指定它們需要完成的順序以及時間範圍。 這是一個很棒的工具，因為它可以識別依賴關係並讓每個人一眼就能看到誰負責什麼。

使用甘特圖，您可以識別順序任務（只能在另一個任務完成時開始的任務）和並行任務（可以同時處理的任務）之間的區別。

然後，遠程團隊可以更好地分配工作並輕鬆地相互協調。

確保更好的時間管理的提示

識別時間槽

時間消耗是生產力的消耗者，它們是您花費太多時間而沒有從中獲得任何真正好處的事情。 回復過多的電子郵件會妨礙您完成真正的工作、參加大量會議或只是過於頻繁地查看社交媒體。 確定一天中最大的時間槽可以讓你圍繞它們進行計劃。

進行時間審核

時間審計是識別和準確記錄您在給定時期內花費時間的過程。 這是識別遠程團隊效率低下並採取糾正措施的好方法。 時間審計回答了三個基本問題：

你想怎麼度過你的時間？

你實際上是如何度過你的時間的？

你可以做哪些調整？

將相似的任務組合在一起

將相似的任務組合在一起或“時間批處理”的過程是打破你一天的好方法。 例如，在一天中留出時間打電話或回復電子郵件可以避免不斷分心，並且可以成為一個很好的生產力黑客。

內置緩衝器

時間管理不是一門精確的科學。 創建時間表應該考慮到某種程度的分歧，其中任務溢出到其他任務而不會對您的整體時間表產生級聯影響。

哪些時間管理技巧適合你？

在家工作時找到一種有效的方式來管理您的時間可以立即提高您的工作效率和整體精神。 如果您找到了更好的時間管理工具來安排您的一天，請在下面的評論中告訴我們。 有關如何在遠程工作時保持生產力的更多提示，請查看本文。