高效辦公的 20 個最佳組織技巧

你在哪里工作會影響你的工作方式。 在雜亂無章、混亂或轉移注意力的環境中工作會影響你的工作，而且可能是不利的。

如果您與普通的信息專家相似，那麼您將大部分精力投入到 PC 屏幕前。 儘管您的工作圍繞 PC 進行，但總而言之，您的辦公室應該可以幫助您獲得盡可能多的收益。

高效的辦公室具有巨大的優勢。 無論如何，它給人一種控制和技巧的感覺，從而提高了效率。 其次，它被整理出來的簡單事實可以防止轉移。 您整理好的辦公室可以吸收即將到來的工作，並為您的進步定位。

1. 從清潔開始

沒有 The Purge，您就無法打造有利可圖的工作空間。

根據您辦公室的狀態，清潔可能需要幾個小時到一整天的任何時間。清潔的最後一個目標是擁有一個完全沒有混亂的辦公室。

2.創造一個捕捉它的空間。

每個辦公室都需要一個地方來發現接近的垃圾。 流入辦公室的垃圾分為三種基本類型：

1) 必要的檔案，

2）你必須保留的東西（外套，雨傘，旅行杯），

3）浪費。

應該在辦公室最乾淨的區域設置一個捕捉空間。 如果您有入口通道，請將您的捕捉空間放在入口通道的一側。 如果您在工作區，請在靠近通道的某個地方設置一個接住它的空間。

一個捕捉它的空間應該有：

1) 用於檔案的書櫃或盤子；

2) 架子、圈套或放置重要物品的箱子； 和

3) 一個垃圾桶。

您的收納空間可以讓您毫不費力地保持辦公室清潔。

3. 保持工作區域整潔

辦公室中最重要的物理空間是工作區。

很多人發現，在沒有雜亂的工作區域工作時，他們最賺錢。 其他人，大部分是富有想像力的人，在錯位的環境中蓬勃發展。

如果你對創新有親和力，對混亂有神秘的愛，那麼就做適合你的事情。 我們的工作風格反映在我們的工作環境中； 一個完美的工作空間是一個有益的工作過程。

4. 在您​​的工作區域周圍放置兩個報告盤

兩板框架是處理接近紙張的最簡單和最好的。

該框架以這種方式工作：

1）新板塊，新報導；

2）舊盤，報告你打開或看過，需要管理。

所有新的、新的或未打開的記錄都放在新盤子裡。 這個盤子是為了幫助那些蜿蜒進入你辦公室的人在你的工作區域周圍扔東西。 指向盤子。 新盤子適用於您需要管理的一切。 未開封的信封、組織者、唱片——當您準備好時，一切都緊緊地為您準備好了，完美地堆放著。

舊版用於您已打開但同時需要管理的內容——過濾、文檔、轉發等。 它類似於一天的計劃，但無論如何它不會在你辦公室的任何地方消散

這是一種非常基本的方法，但它可以幫助您從工作區域中取出亂七八糟的紙張，讓您獲得越來越多的利潤。

5. 製作兩個區域

並非所有的工作都是等效的。 您應該以這種兩區的觀點來處理辦公室關聯。

區域 1：計算機工作。 這是您的常規工作區域。 你把大部分精力都投入到這裡，把事情搞砸並完成事情。

區域 2：非 PC 工作。 這是你去做非 PC 工作的地方。 它可能是一個類似的工作區域，但本質上是另一個沒有屏幕、繩索和充電器的區域。 當您查看記錄、使用 iPad、簽署文件、檢查報告或在信封上蓋章時，您可以去這裡——無論是什麼都不需要手動操作控制台的方式來處理工作。

處理辦公室的兩區方式既鼓勵您安排工作，又鼓勵您完成每天管理一次的各種事情的方式。

5. 將實物放入抽屜或分揀盤中。

大多數工作場所都需要一些規定。 的確，即使是 Andrew Hyde，這位將自己的物品只剩下 15 件的非凡溫和派，也需要一個地方來放置他的 iPhone、充電器、耳機、相機、墨鏡和錢包。

不管你有 15 件還是 500 件，你都需要一個可以說一切的地方——一個任何人都無法看到的地方。

工作區櫥櫃是一個明智的地方。 與衝動保持戰略距離，以將迷人的訂書機、優雅的膠帶容器和可愛的剪紙架放在工作區域上。 一般來說，這些用品應該放在櫃子等整理好的開放的地方。

6. 找一個更大的垃圾桶

更大的垃圾桶聽起來有些無意義，但它確實是一個關鍵黑客。 這就是原因。 進入辦公室的大部分紙張都可以處理或數字化，而不是記錄下來。 記錄文件是最耗時的任務之一，也是最拖延時間的任務。

由於一個巨大的垃圾桶逐漸明確無誤，因此您通常會更頻繁地考慮它。 當多餘的紙張進入您的工作空間時，您一定要把它扔進垃圾桶，而不是把它堆放在一個皺巴巴的紙塔里，上面寫著“不知道該怎麼辦”。

更大的垃圾桶還可以避免垃圾桶氾濫。 最可怕的辦公室混亂類型之一是三天前達到其功能的垃圾桶。 獲得更大的罐頭，您將有能力攝取越來越多的浪費。 強調重複使用！

7. 精簡您的空間。

在你做任何其他事情之前，在每天開始之前花幾分鐘時間來整理和整理你的工作空間。

有一個無雜亂的條件會鼓勵你更清楚地思考並提供更好的結果。 通過整理和整理您的空間，您將難以置信地建立您的盈利能力並限制您花在掃描上的時間。

8. 包括遮蔭或活植物的蒼蠅。

陰影會嚴重影響您一天中的心態和效率。 藍色給人以流暢的感覺，讓你集中註意力，而紅色則特別適合需要精確和細緻的工作。

植物同樣可以使個人集中註意力：華盛頓州立大學的一項調查發現，在簡樸的工作空間中被介紹給植物的專家不太專注，收益越來越高，並且越來越專注。

9. 裝飾你的工作空間。

儘管有陰影和植被，但您工作空間中的一些單獨的小玩意會讓您感覺越來越好和放鬆，這最終可以支持您的效率。

例如，認可和資助，以及其他讓您感到富有成效、被認可和被驅動的令人振奮的事情。

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10. 讓你最害怕的任務遠離人跡罕至的地方。

每個人的日常議程上都有不少於一項任務不斷被推遲，只是因為真正做到這一點的前景似乎如此可怕。

那件差事真的是你應該努力首先完成的事情。 與其堅持到最後一刻完成任務，不如儘早把它從你的盤子裡拿出來。

由於相關性，您的不同任務似乎不會那麼壓倒性，並且您將不再擔心一整天的任務，總體而言，您會越來越受益。

11. 組織和代理您的不同事業。

你的中心應該首先去做最重要的事情，所以要考慮你所做的每一件事，以及每一件事究竟是多麼重要或多麼微不足道。

如果可以的話，把不需要的東西放在一邊，考慮安排指定或重新分配它們，這樣你就可以將更多的精力投入到增加你的職位和組織價值的事情上，

12. 終止您的電子郵件通知。

與其在每封電子郵件到達您的收件箱時仔細閱讀，不如嘗試在設定的中間時間消除您的警告和檢查消息。

為什麼？ 在您的電話或工作區不斷出現的電子郵件警告可以真正打破您的核心興趣。

一個人需要 64 秒才能從電子郵件通知的阻礙中恢復過來。通過減少瀏覽電子郵件的時間，您可以在 20% 的時間內發送和接收類似的消息，

13. 短暫休息。

無論是在廣場上漫步、趕往附近的咖啡館、閱讀雜誌還是與同事聊天，與工作無關的短暫休息都會對您的執行產生巨大影響。

你放棄休息的次數越多，你的效率就越低。

14.四處走動。

鍛煉不僅對您的身體有用——它還可以幫助積極影響您的工作執行。 麥金泰爾說，體育鍛煉似乎會影響情緒健康和中心。

一種令人難以置信的方法來感覺更加磨練和逐漸盈利？ 嘗試在一天的第一部分繼續跑步，或者以鍛煉開始新的一天。 努力在你的休息時間偷偷參加一些活動也沒有什麼壞處。

15. 收聽音樂。

戴耳機並不總是意味著你會退縮。

工作時，收聽您最喜愛的音樂可以讓您進入該區域並列出您的待辦事項清單。它同樣會向您的合作者發送一個不顯眼的標誌，您不希望被激怒。

16.刷新你的設備

哪些辦公機器正在支持您或打亂您的辦公計劃？ 您的 PC 是否需要重新設計內存或硬盤驅動器？

這可能是處理舊打印機、傳真機和掃描儀並將資源投入多功能打印機的絕佳機會。

或者另一方面，是時候將粗糙的按鍵式電話更新為免提電話了。 增加辦公室機器的實用性，讓更多的工作空間更容易訪問。

17. 切換區域。

如果您的老闆允許，請在一周中花一些時間在其他情況下工作。

直奔圖書館或附近的車站（氣候允許），或發現一個平靜且充滿特色光線的地方。 Khaitan 說，這可以幫助激發新的想法或為舊問題提供新的思路。

18. 記錄你的日常目標。

監控你必須做的所有事情並不總是那麼簡單，所以每天早上從記錄你當天的目標開始。

當你的中心被打破或你最終徘徊時，你可以利用這個破敗來讓你保持在正軌上。

將你的概要寫在便利貼或工作區域中顯而易見的東西上，然後當你需要通知你應該刪除的內容時再回來。

19. 重新考慮你的文檔框架

隨著我們完全進入高齡，存儲紙質文件的需求已經減少。

你的店裡有什麼可以小心翼翼的？ 說你在復印文件準確嗎？ 您可能有能力放棄您以前使用過的部分記錄和組織者。 如果您將文件存放在 PC 上，請確保您正在進行常規備份。

以下是製作流暢錄製框架的一些想法：

• 做一個聚會信封——把所有“要談論的事情”和應該發出的東西、應該發出的報告等等放在一起。 它可以讓您為聚會做好準備，即使聚會一起移動，您也不必擔心。

• 做一個 WOR 信封——所以我們很多混亂的文件都是擱置的，直到另一個人做出反應或採取行動。 將它們放入 WOR（等待響應）信封中。 每隔幾天檢查一次您可能需要趕上的特殊活動。

• 容量盒 -使用便宜的容量盒來保存記錄的記錄並將它們從您當前的記錄空間中取出。

• 雜誌盒——使用雜誌盒或封面來存放您真正需要存放的雜誌和清單。 如果您確保您確實需要它們以供參考或研究，通常重複使用它們，或者放棄它們，那將是理想的。

• 細讀信封- 為您需要細讀但不重要的印刷文章和檔案指定一個記錄。

• 紀事文件——當一項工作完成時，將大部分材料放在一起並記錄下來。 保留您的“工作信封”以完成推進任務。

• 一周又一周地記錄——不要讓你的記錄有機會堆積起來。 將您的論文放入“To File”管理器中，並每週記錄一次所有內容。

結尾

確保將您自己的盈利能力框架與您的辦公室協會戰略相結合。 一些效率策略規定了處理整理辦公室的特定方法。

無論你喜歡什麼等級戰略或盈利框架，都不要堅持讓你的辦公室井井有條。 你停頓得越多，你浪費的時間就越多。 這是創意信息圖，它為您提供了有關如何提高工作效率的組織提示的更多想法。

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