如何通過 5 個簡單的步驟設置虛擬辦公室
已發表: 2016-05-04
企業越來越多地轉向雲計算來幫助他們運行日常運營的應用程序和工具。 隨著公司急於削減成本和員工放棄傳統的通勤方式，這種趨勢使遠程辦公變得越來越實用和可取。 蓋洛普最近發現，現在約有 37% 的員工進行遠程辦公，這表明人們的工作方式發生了巨大變化。
基於雲的解決方案和移動設備通過提高遠程工作的生產力，讓員工不受辦公桌和公司辦公室的束縛。 技術還通過提供有價值的工具來使業務流程快速高效，從而增強了初創公司、自由職業者和個體經營者的能力。 儘管如此，遠程工作人員仍需要一個模仿傳統工作場所許多元素的辦公環境。 以下五個技巧將向您展示如何建立一個支持您職業生涯的虛擬辦公室。
1. 保護基本設備
遠程工作者需要基本設備來支持他們的成功。 每個遠程工作人員都需要一台筆記本電腦，以便他們可以在任何可以找到 Internet 連接的地方工作。 員工可以輕鬆地將他們的計算機帶到客戶和雇主站點，確保他們能夠始終如一地訪問他們的軟件和文件。 購買具有充足內存和存儲空間、快速處理器和內置攝像頭的筆記本電腦，以確保您可以輕鬆執行業務的每個部分。
遠程工作人員的工作依賴於軟件。 隨著時間的推移，開發人員會修復錯誤、提高安全性並為其產品添加功能，這使得最新版本成為想要最大限度提高生產力的人們的必需品。
移動設備也被列為遠程工作者的必備設備。 智能手機和平板電腦讓人們在筆記本電腦似乎不切實際的環境中保持聯繫。 工作人員可以將他們的設備與他們的計算機同步，以確保他們始終可以訪問他們的數據。 借助基於雲的軟件，工作人員可以從一台設備無縫過渡到另一台設備，而不必擔心導致數據損壞或版本衝突。
作為遠程工作者，您可能需要其他設備，具體取決於您的工作要求。 如果您有在家工作的奢侈，您可以輕鬆調整足夠的工作空間以補充您設置的虛擬辦公室。 一些在家辦公的員工使用外接顯示器、全尺寸鍵盤、鼠標和多功能打印機來提高他們虛擬辦公室的效率。
2. 保持聯繫
現在許多業務應用程序在雲中運行，遠程工作人員比以往任何時候都更需要可靠的互聯網連接。 家庭辦公室的快速連接將有助於確保在處理文件和更新記錄時有足夠的帶寬用於語音和視頻通話、在線會議和會議。
移動工作人員應始終準備好移動熱點設備，以便在旅行時使用，並在家庭連接中斷時進行備份。 您可以選擇使用智能手機上的熱點功能或獲取專用的熱點設備，例如 Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE Mobile Hotspot、FreedomPop 的 Overdrive Pro 或 Verizon Wireless Jetpack MiFi，僅舉幾例。
3. 選擇正確的溝通和協作工具
遠程工作人員必須能夠訪問可以優化其工作流程的協作和通信工具。 最新的項目管理趨勢包括虛擬化、數字化和遠程連接，因此請確保您擁有能夠幫助您跟上工作需求的工具。 基本的通信工具包括電子郵件提供商（例如 Outlook 或 Gmail）、即時消息、與您的 VoIP 提供商一起使用的軟件電話或 IP 電話終端，以及 Web 會議（例如 WebEx 或 GoTo Meeting）。
可以幫助您與團隊有效合作的協作工具包括 Slack（團隊消息傳遞應用程序）、Yammer（領先的企業社交網絡工具）和 Asana（領先的項目跟踪工具）。 WorkflowMax 提供了一個多合一的作業管理工具，可幫助進行時間跟踪、報價、開票和報告。 當您擁有合適的工具時，您會發現自己可以更快、更智能地工作。
通過使用像 Creately 這樣的視覺交流工具，您可以更加有效。 如果您想將 Creately 添加到您當前的工作流程中，請查看我們的 Google Drive 和 Slack 集成。
4. 將您的數據存儲移至雲端
過去，遠程工作人員很難跟踪存儲在不同計算機、設備和便攜式 USB 驅動器上的文件。 現在，基於雲的文件存儲讓員工可以從任何計算機或設備訪問他們的數據。
如果使用得當，在線存儲有助於保護數據並保護因計算機和硬盤驅動器故障而導致的數據丟失。 OneDrive、Dropbox、Google Drive 和 Box 等服務提供基於 Web 的移動應用程序，可以輕鬆保存、共享和組織文件。
然而，儘管雲服務提供了眾多優勢，但員工應該熟悉某些雲存儲風險，以避免損害有價值和敏感業務數據的安全性。
5. 保持井井有條，隨時待命
錯過最後期限、忘記任務和跳過約會可能會破壞您作為遠程工作者的職業生涯。 您必須在完成工作的同時妥善管理時間。 最重要的是，您必須與客戶和同事保持聯繫。 嘗試使用應用程序和工具來組織您的任務、筆記和約會，這樣您就可以履行所有職責。
MyLife Organized、Organizer Pro 和 MyOrganizer Ultimate 等軟件產品為您提供了一個集中的位置來創建待辦事項列表、計劃、設定目標和存儲聯繫人。 以類似方式工作的應用程序包括 Google 日曆、Evernote、Trello 和 Toodledo。 無論您的選擇如何，您都可以同步您的信息以在您的所有設備上使用，這樣您就可以確保您不會再錯過重要的任務或機會。
分享您關於如何建立虛擬辦公室的想法
擁有虛擬辦公室的遠程工作者改變了就業格局。 儘管新的工作方式在工作場所缺乏面對面的溝通和社交關係，但遠程辦公者可以利用技術來彌補。 當您擁有合適的設備、軟件、在線工具和應用程序時，您可以變得比您想像的更有效率和成功。
作者簡介： Lisa Michaels 是一位來自波特蘭的自由作家、編輯和努力的內容營銷顧問。 作為個體經營者，她盡最大努力掌握商業世界的當前趨勢。 她在空閒時間嘗試新食譜或閱讀斯堪的納維亞犯罪小說。 隨時在 Twitter 和 LinkedIn 上與她聯繫。