時間管理的重要提示
已發表: 2021-08-05自由職業者和公司都經常缺乏時間和過度工作。 這不僅會影響生產力和動力，還會影響健康。 幸運的是，幾乎沒有出路。 在今天的文章中，您將發現是什麼降低了任何企業的生產力。 您還將學習一些有效的時間管理方法，並了解有用的工作流工具和應用程序。
時間管理的重要提示 - 目錄：
- 是什麼讓工作變得雜亂無章？
- 時間管理技巧
- 受益於工作和任務管理工具
是什麼讓工作變得雜亂無章？
如今，越來越多的時間花在了工作上。 加班和堆積訂單已成為新常態。 波蘭人和希臘人是世界上最忙碌的國家之一——根據經合組織的數據，他們每年工作近 2000 小時，遠遠超過每年少工作 600 小時的德國人。 不幸的是，努力工作並不意味著生產力。 波蘭人在測試工作效率方面的得分比德國人低 70% 就說明了這一點。
是什麼讓工作變得雜亂無章？ 首先，佔用時間並削弱任何業務的 9 件小事：
- 發送無休止的電子郵件——如果您剛剛發送了第三封電子郵件作為回复，請不要再發送另一封。 更好的是，打電話給這個人或親自與他們見面，
- 新電子郵件的音頻通知- 定期回復是個好主意，但並非所有這些都值得從工作中分心，
- 使用“全部回复”選項，
- 撰寫無助於決策和改善公司的報告，
- 製作沒人會讀的報告，
- 將決定移交給主管，
- 設置無休止的會議，
- 推遲優先事項，
- 安排超過 45 分鐘的會議——這個時間就足夠了。 它經常不必要地四捨五入到整小時。
這是 Matt Krzysiak 接任國家汽車俱樂部主席時在其公司進行的一項研究得出的結論。 再加上不必要的行政工作，處理不屬於我們工作描述的事情，打私人電話，閱讀報紙和跑腿。
家庭辦公模式並沒有讓所有的國內喧囂變得更容易。 社交網絡、吃喝咖啡、拜訪朋友以及將任務推遲到“一會兒”。 聽起來很熟悉？ 您可以通過養成簡單的習慣和製定友好的工作時間表來處理這些令人不安的問題。
時間管理技巧
1.番茄法
最有名的技術之一是番茄工作法，源自經典的番茄形廚房計時器。 該方法包括在一張紙上寫下您必須完成的所有任務，挑選一個，將計時器設置為 25 分鐘，並在整個時間內完成任務。 您必須全神貫注，不受 Facebook 或短信的干擾。
如果 25 分鐘後任務仍未完成，請休息 5 分鐘，然後再返回，將手錶再設置 25 分鐘。
然而，在這樣的工作 2 小時（4 個番茄鐘）之後，大腦需要休息，所以休息 30 分鐘，出去散散步，給自己泡杯茶或看一些電視劇。 這是改善時間管理的簡單而有效的方法。 它在世界各地都很受歡迎。
2. 5S技術
另一個推薦的技術是5S ，它有助於組織工作場所並提高生產力。 它還降低了公司的運營成本，提高了製成品和服務的質量。
5S 幾十年來一直受到日本公司的歡迎，它包含五個原則：
- 選擇- 從郵箱中刪除所有不需要的項目，
- 隔離——為必要的物品分配一個地方； 它們必須在使用後易於找到和收起，因此使用工具箱、簽名或彩色標籤（消息編目）來組織它們，
- 清潔——每天清潔您的工作空間，消除污染源（刪除垃圾郵件和取消訂閱不必要的新聞通訊），
- 標準化– 建立標準工作時間（設置回復電子郵件的具體時間），
- 自律——養成遵循以上4個步驟的習慣。
3. Scrum
你手邊有白板和彩色紙嗎？ 認識 Scrum，這是一種組織工作的時間管理方法，初創公司和開發人員經常使用。 Scrum 是一種將項目和任務寫在紙上並固定在白板上的列的方法。 列表示過程的連續元素（例如，“計劃中的”、“進行中的”、“測試的”、“緊急完成的”、“完成的”）。
在第一列中，您創建了一個按優先級排列的任務隊列。 然後，除了每項任務之外，您還要寫下他們預計需要多少小時（使用不同顏色的卡片，您可以將它們分類）。 隨著工作進展到“完成”部分，卡片會從左到右固定。
Scrum 允許您跟踪項目的進度、識別新的挑戰、監控截止日期並觀察還剩下多少任務。 這在安排時間和與客戶打交道時都非常實用。
4.方形系統
方系統方法基於分配任務的優先級。 根據這種技術，一張紙被分成四個相等的盒子。 每個框對應於四類任務：
- 緊急任務——重要的（1）和不重要的（2）——寫在上象限，
- 非緊急任務——重要（3）和不重要（4）——被放在下象限。
緊急和非緊急任務是那些應該盡快處理的任務，但不限於特定日期（例如，打電話）。 緊急和重要的任務是必須迅速完成的最後期限（例如，支付訂閱費）。
多虧了這個系統，我們知道哪些任務首先要做，哪些可以等待。 這是對每天計劃完成的活動清單的完美補充。 這種組合允許更有效的時間管理。
5. 80/20
另一種技術是根據帕累托原則（又名 80/20）完成任務。 近一個世紀前，Vilfredo Pareto 觀察到 80% 的商品掌握在僅 20% 的人口手中。 人們很快發現這些比例適用於生活的各個領域。 示例：80% 的收入來自 20% 的客戶，20% 的公司服務產生 80% 的收入，80% 的時間我們穿著衣櫥裡 20% 的衣服，等等。
按照這個方法，做20%的任務就可以達到80%的效果。 訣竅是辨別這些任務到底是哪些，然後“從穀殼中篩選小麥”。 當然，這個原理也不是完美無缺的——比率可能會在 90/10、70/30、97/3 等範圍內變化。
帕累托原則是一種時間管理方法，可幫助您通過遵守議程並避免拐彎抹角來專注於關鍵問題。
6. 一兩分鐘
最後也是最簡單的技術是大衛艾倫的2 分鐘規則。 它非常適合工作和日常任務。 根據這個原則，如果一個動作完成時間不超過 2 分鐘，就應該立即完成。 如果一拖再拖，未來可能會成為巨大的負擔。 這種方法是所有方法中最容易實現的，但它可以立即提供最佳結果。
此外，它提高了滿意度。 在一天內完成多項任務，即使是小任務，也能獲得獎勵，並強化連續完成的任務。
此外，這裡有兩條值得遵循的實用指南：
- 不要等待更多的空閒時間——推遲一切通常不是最好的主意； 在假期我們想休息，有時會出現突如其來的情況，
- 計劃只有 60% 的時間——我們經常高估自己的能力； 在計劃任務時列出優先事項，嘗試預見未通知的事件，並劃掉時間消耗者。
受益於工作和任務管理工具
除了使用時間管理技術外，利用為優化我們的日常流程而創建的所有工作管理工具也是一個好主意。
谷歌文檔
它是一款免費的 Google 工具，用於離線和在線創建、共享和編輯文件（文本文件、工作表、演示文稿、表單）。 它適用於您的手機、平板電腦或計算機。 此外，該工具與 Word 文件兼容——因此您無需購買軟件——並與 Google Drive (15 GB) 集成。
在線辦公
免費版 Microsoft Office 是功能強大的在線管理工具的後續版本，可讓您創建、保存和共享文檔、電子表格、演示文稿和筆記本。 Office Online 包括 Word Online、Excel Online、PowerPoint Online、OneNote Online、OneDrive (15 GB)、Outlook.com 郵箱、日曆和聯繫人。
投遞箱
Dropbox 是用於在計算機之間共享和存儲文件、備份和同步文件的安全系統。 它允許您通過常規瀏覽器和計算機上安裝的專用應用程序上傳、查看和下載數據。
彩色筆記
簡單的 Android 應用程序 - CollorNote 允許您快速輕鬆地編輯筆記、提醒、電子郵件、消息、購物和任務列表。 這個應用程序允許您按顏色組織筆記、鎖定密碼和創建備份。
時間管理應用
在喧囂的現代生活中，要掌握完成所需的一切可能非常困難。 一個有效的時間跟踪應用程序不僅可以幫助您更好地控制您的一天，還可以讓您的團隊更有效率並提高其責任感。
你有哪些成功管理時間的方法？ 你還知道其他關於時間管理的有趣技巧、規則或應用嗎？ 隨意查看和分享評論。
作者：卡羅琳·貝克爾
作為項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。