我們如何透過捐贈來舉辦變革性的志工活動

已發表: 2024-04-20

一項志工活動改變了我們組織今年最大聚會的方式。 我們不確定是否能夠成功。

在為公司舉辦企業社會責任活動的 Give To Get 朋友的幫助下，我們不僅成功了，而且在過程中我們學到了很多提示和技巧。

因此，就像我們反思在運行企業捐贈計劃、制定基於信任的實踐和啟動 ERG 方面學到的經驗教訓一樣，我們認為我們需要一些時間來反思和分享您今天可以用來運行變革的建議。計劃。

變革性志工活動概述

銷售啟動 (SKO) 是一種可提交的傳統，我們將整個公司的人員聚集在一起，為今年定下基調。 2024 年，我們在貝爾維尤的辦公室舉行了 SKO。 而且，除了演示、報告和研討會之外，我們還增加了志工活動。 在 Give To Get 的幫助下，這項志工活動成為了 SKO 2024 的核心內容，並且可能成為我們的新傳統。

Submittable 的執行助理 Katie Fisher 與 Give To Get 的 Linnea Malmstrom 合作組織了這次志工活動。 活動中，志工為 Wellspring Family Services 製作了兒童安慰包，其中包括志工製作的泰迪熊和志工手寫的便條。

這次志工活動受到了員工和領導階層的熱烈歡迎。 這對參與者來說是一個巨大的鼓舞，據說，人們對 Submittable 的志工活動越來越感興趣。 換句話說，我們的 SKO 主講人、Realized Worth 的 Chris Jarvis 可能會將這種體驗視為“變革性的”，從而讓員工難以忘懷。

當被問及時，費雪說我們「完全會再做一次。 我預計它將成為未來所有 SKO 的一個要素。 我們也正在探索與 Wellspring Family Services 建立持續的關係，以了解 Submittable 員工如何繼續為他們的事業提供協助。

一次偉大的志工經驗改變了我們計劃公司一年中最重要活動的方式。 但有一個障礙：物流。

活動概覽

  • 時間： 2024年1月10日
  • 內容：為 Wellspring Family Services 製作兒童安慰包，幫助無家可歸的家庭重新站起來。
  • 方式：一條“裝配線”，供志工填充泰迪熊、寫筆記和組裝兒童安慰包。
  • 結果： 85 名志工製作了 150 個兒童安慰包，其中包括支持卡和志工填充的泰迪熊。
  • 影響： Submittable 和 Wellspring Family Services 之間潛在的持續關係。

這幾乎沒有發生（今年）

SKO 需要大量的工作來完成。 一位員工在規劃過程後期萌生了進行志工活動的想法，當時 SKO 的許多細節都已經確定。 如果「Give To Get」沒有讓 Fisher 如此輕鬆地組織起來，我們可能會等到 2025 年才開始在 SKO 中加入志工活動。

「由於行政負擔，我們沒有立即加入，」費雪說。 她說出現了一系列問題，SKO 規劃團隊必須很快回答：

  • 哪個非營利組織？
  • 該非營利組織位於西雅圖地區的哪裡？
  • 我們如何將人們帶到那裡？
  • 該非營利組織是否為所有員工提供設施？
  • 員工會出現嗎？  

費雪簡潔地總結了這些問題：“如果我們必須去非營利組織，這就不會發生。” 在如此短的時間內弄清楚後勤工作太困難了。

加入 Give To Get 的 Linnea Malmstrom 團隊。 他們採取了「我們會來找你」的方法，迴避了費雪和她的團隊的許多擔憂。 在 Give To Get 的幫助下，費雪獲得了批准，並將志工活動列入議程。

我們從舉辦變革性志工服務活動中學到了什麼

在管理這次志工活動的過程中，費雪了解了大多數企業社會責任實踐者所經歷的一切——從擔心人們是否真的會出現到獲得高階主管的支持。 以下是她學到的一些教訓。

一點幫助可以幫助大家

Malmstrom 的團隊代表 Submittable和Wellspring Family Services 承擔了大部分後勤工作，成為兩個繁忙團隊之間急需的橋樑。

這種頻寬使費雪能夠專注於溝通策略並提高參與度。 同時，Wellspring Family Services 根本不需要做太多事情。 第二天，他們毫不費力地收到了一批兒童安慰包。

這種簡單性為持續的非營利企業合作夥伴關係奠定了良好的基礎。 Fisher 表示，這可能是 Submittable 和 Wellspring Family Services 之間持續合作關係的開始。

重點：如果您很忙，可以向志工活動策劃服務尋求協助（在我們的無縫體驗之後，我們建議使用「Give To Get」）。 事實上，這種協助可能是為每位參與者舉辦一次成功活動的關鍵。

讓它成為一個真實的事件

Fisher 與 Give To Get 合作安排了周三的志工活動，地點恰好在 SKO 中部，作為本週的核心活動。 她還將其融入當晚已經計劃好的團隊歡樂時光和晚餐中。 安排活動使其不可避免地成為本週的重點活動有助於活動牢牢留在人們的腦海中。

中心時間安排使志工活動成為整個 SKO 週的主打活動。 在志工活動前階段，每個人都到達，在志工活動後階段，每個人都融入 SKO，並透過共同的經驗建立聯繫。

將志工活動與人們已經期待和期待的活動（團隊歡樂時光和晚餐）結合起來，讓費雪為她關於活動的溝通奠定了積極的基調。 她將其描述為“看看我們正在做的這件了不起的事情！” 類似的訊息，而不是“你能參加嗎？”

此外，透過讓志工活動成為本週的活動，溝通還可以包括一些保證和輕微的 FOMO（害怕錯過）。 Submittable 首席營收長 Brady Meltzer 主持 SKO 週。 在志工活動前的演講中，他可以說“你不會孤單，我們都會去”和“如果你不去，你就真的錯過了！” 那一定會很好玩！

重點：為了讓這一事件留在人們的腦海中，請將其變成一個真實的事件——真正值得期待的事情。

讓高階主管更容易說“是”

高階主管對志工活動（實際上，任何你需要他們同意的事情）的支持取決於你讓他們盡可能容易地說「是」的能力。 在這次志工活動中，費雪與 Give To Get 合作，讓梅爾澤和其他高層很容易答應。

建立預算桶

如果可以的話，將活動的成本納入現有計劃中。 這可以解決預算問題，如果您時間緊迫並且不想等待財務團隊處理數字，那麼這一點很重要。

Fisher 說：“我用現有的 SKO 預算支付了管理費用”，“我們用 Submittable 的年度捐贈預算支付了實際捐贈材料的費用。” 年度捐贈預算是透過我們的可提交捐贈計畫預先分配的。

預防物流問題

正如我們上面所介紹的，Give To Get 為費雪棘手的後勤問題提供了所有答案。 梅爾策和費雪有同樣的問題，有一個合作夥伴幫助提供清晰的計劃有助於緩解梅爾策的任何擔憂。

給他們一些正面的東西讓他們擁有

梅爾策最終成為了志工活動的主要推動者，從日常提醒到站在活動的椅子上啟動活動，他所做的一切都是如此。 這在一定程度上是由於志工活動與他的 SKO 2024 主題「Be the Difference」之間的一致性。 他很清楚，志願服務是幫助人們理解他在 SKO 週的整體訊息的明顯方式。

這種一致性有助於讓志工對真正積極的活動產生一種主人翁感。 這種主人翁意識可能會傳染給其他主管。 第一批通過裝配線的是行政人員，他們為當晚定下了基調。

重點：高階主管需要強調的細節越少，他們就越有可能接受這個想法並最終幫助活動成功。

讓參與變得超簡單

參與者不應該為企業志工活動的細節而煩惱。 以下是 Malmstrom 領導的 Give To Get 團隊如何與我們合作，減輕參與者的負擔並幫助志工專注於填充泰迪熊和寫筆記。

運輸

當天的會談結束後不久，志工活動在幾個街區外的一家餐廳舉行。 步行即可到達辦公室和飯店，而人們可能需要搭乘公車或稍後必須自己開車去參加活動。 Give To Get 與場地協調，佈置餐廳內的一切。 志工所要做的就是走過去。

清晰的步驟

Give To Get 創建了一條組裝線，具有清晰的階段供人們遵循。 每個人只要看看活動是如何安排的，就可以事先知道對他們的期望。 這使得志願服務變得快速而輕鬆。 根本不存在下一步該做什麼、去哪裡或為什麼的問題。

提示

兒童安慰包的一部分是志工手寫的便條。 如果志工不知道該在筆記中寫什麼，Give To Get 會提供提示和建議來幫助他們。 馬爾姆斯特羅姆的團隊也在現場幫忙集思廣益。

直接

Give To Get 組織隔日交付兒童安慰包。 這種快速週轉幫助志工了解了他們工作的影響。 他們填充的泰迪熊不會在架子上放置一段時間，第二天早上它們就會進入孩子們的懷抱。

此外，Give To Get在活動兩天後還提供了影響報告，進一步證明志工的行動產生了真正的影響。

中央數位家庭了解詳情

我們使用我們自己的平台，即 Submittable 的 Volunteer，來容納註冊流程和活動的所有細節。 Volunteer 為志工提供了一個中心位置來查找活動、查找有關這些活動的詳細信息，一些員工（例如員工資源組 ​​(ERG) 中的員工）甚至可以創建自己的活動。

您可以在此處了解有關志願者的更多資訊。 您可能也對我們每月一次的現場演示系列感興趣，我們將帶您瀏覽產品並讓您有機會提出問題。

重點：讓志工變得輕鬆需要優秀的合作夥伴（例如 Give To Get）和出色的技術（例如 Submittable 的 Volunteer）。

從頭到尾都有一種很棒的感覺

一場備受矚目的活動本來可能會帶來壓力，但現在卻變成了一種新的傳統，給每個參與其中的人一種溫暖、模糊的感覺。 感謝我們在 Give To Get 的朋友們，我們最初的感覺是“我們如何實現這一目標？” 很快就變成了期待。 而且，活動結束後的光芒是真實的。 今天我們仍然有這種感覺。

您可以在此處了解有關“Give To Get”的更多資訊。 他們在幫助我們在如此短的時間內組織這次活動方面發揮了重要作用。
我們撰寫並思考了許多關於變革性志工服務活動的內容，我們的目標是幫助您創建自己的活動。 我們製作的企業社會責任工具旨在幫助您消除參與者的負擔，以便您可以專注於打造真正難忘的體驗。 立即安排演示以了解更多資訊。