項目會議類型 | #33 項目管理入門

已發表: 2023-02-09

啟動和結束、對抗和談判、日常和控制……它們在參與者、持續時間和議程上各不相同。 然而，所有的項目會議都有一個共同點：在會議期間，與項目相關的人員提出問題或結果，並一起討論任務的執行情況。

項目會議的類型——目錄：

  1. 介紹
  2. 規劃
  3. 尋找解決方案
  4. 決策
  5. 控制結果
  6. 活動總結
  7. 概括

介紹

PMBOK區分了多達16種對高效項目管理至關重要的會議類型！ 他們每個人都有特定的目的和參加會議所需的參加者名單。 我們不會列出所有類型，相反，我們將重點關注這些基本類型並回答“為什麼要開會？”這個問題。

會議通常與浪費時間有關，但從設計上講，它們是項目的關鍵部分和必不可少的溝通工具。 不過，要做到這一點，與會者需要知道會議的目的，最好是知道會議的議程。 您還需要一個負責其平穩運行的人。 今天，我們就來看看按服務目的劃分的會議類型。

規劃

項目的任務規劃是啟動會議和定期會議的目的，團隊在會議中討論項目的目的和目標。

啟動會議在項目、階段或特定迭代開始時舉行。 所有團隊成員和主要利益相關者都參加了它，它的主要組成部分是：

  • 了解彼此和團隊成員，
  • 設定期望
  • 規劃——制定第一個行動計劃。

通過精心舉辦的啟動會議，所有參與者都應該帶來啟動項目的動力並清楚地了解：

  • 項目目標，
  • 對他們寄予厚望，
  • 可用資源以及如何使用它們，
  • 項目中角色和職責的劃分，
  • 項目的時間框架和範圍，
  • 他們應該開始的任務。

在隨後的啟動會議和規劃會議期間，項目計劃將根據其實施情況逐步調整。 團隊計劃更詳細的任務來定義目標和實現目標的方法。 因此，它也致力於尋找解決方案。

project meetings

尋找解決方案

尋找解決項目實施過程中出現的困難的方法是大眾頭腦風暴和深入問題會議的目標。

頭腦風暴的目的是針對問題或挑戰產生大量想法和潛在解決方案。 他們通常只涉及項目團隊成員，有時還會邀請利益相關者。 儘管他們經常因為喜歡說話快、聲音大的人而受到批評，但它們是產生大量想法的好工具，然後可以在更安靜的氣氛中進行討論。

問題解決會議是頭腦風暴會議的自然延續。 在這裡，將更詳細地討論解決方案，以便做出更準確、平衡的決策。

決策

召開決策會議以討論可用的選項並就具體行動達成協議。 如果它們涉及目標的實現，則只有項目團隊參與。 另一方面，如果決策涉及具有重大影響的問題，則主要利益相關者也會關注它們。

關鍵決定是在指導委員會的“峰會”會議上做出的。 PMBOK 將其定義為“高級利益相關者為項目團隊提供方向和支持，並在項目團隊權限之外做出決策的會議”。

控制結果

定期舉行會議，分享和分析有關項目工作成果的信息。 它們被稱為“狀態更新會議”或簡稱為“狀態會議”。 它們使快速識別團隊運作中的不利變化和應對新出現的風險成為可能。

活動總結

活動的周期性總結髮生在稱為回顧的聚會期間。 它們在項目的每個重要階段結束時舉行，例如，當達到里程碑時。 他們的目的是與團隊一起反思所執行的任務以及團隊成員的合作方式。

除了回顧之外，PMBOK 還提到了一種有趣的會議類型，旨在從過去的活動中吸取教訓，稱為“經驗教訓”。 它用於總結和分享從整個項目或其選定階段中吸取的經驗教訓。 其結果應該是通過提高對所犯錯誤的認識以及通過始終如一地應用良好實踐來提高項目團隊的績效。 您可以安排“經驗教訓”會議來討論團隊中本可以更好地解決的情況。 然而，它通常致力於團隊想要重複的成功，以及產生非常好的結果的解決方案。

概括

項目會議的主要目標是：

  • 促進溝通，
  • 解決問題，
  • 決策，以及
  • 跟踪項目工作的進度。

其有效性的關鍵是透明度。 每個項目會議都應該有明確的目的、議程和參與者名單，如果可能的話，還應該有一名主持人，他的出席可以幫助確保會議順利有效地進行。

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Types of project meetings | #33 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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