什麼是商業信函：類型、提示和格式

商業信函對於專業溝通非常重要，在企業環境中發揮關鍵作用。 這些正式文件作為個人、組織或其他利害關係人之間傳達訊息、請求或建議的結構化手段。

商務信函體現了清晰、專業和禮儀的標準，使其成為商業環境中有效溝通的基本工具。 在本文中，您將了解有關商業信函寫作、其類型以及如何創建用於專業溝通的信函的更多資訊。

什麼是商業信函及其為何重要？

商務信函是公司與客戶、員工、利害關係人或任何其他個人進行專業通訊時所使用的一種正式信函。 商務信函可用於多種目的，例如推廣您的產品、發送活動邀請、公司合作邀請、感恩節便箋等。

商業信函的重要性在於，它們是一種共享資訊的正式方法，透過它可以與客戶和組織保持專業關係。 此外，它以書面形式共享，可以作為未來專業共享資訊的參考。

商務溝通中的信件類型

您可以使用不同類型的商業信函進行專業溝通。 一些最受歡迎的信函包括辦公室備忘錄歡迎信函、請求信函、公告信函、終止信函等。以下是詳細列舉的其他一些重要的商業信函：

• 求職信：求職信是候選人在求職時隨履歷表一起發送的商業信函。 它可以幫助候選人了解他們的專業經驗、資格，並幫助他們溝通為什麼他們對所申請的工作感興趣。
• 推薦信：由另一位專業人士向個人提供推薦信，驗證其職業道德、資格和專業知識。
• 商務邀請：這些信件是聯絡個人或公司邀請他們參加活動的正式方式。 這封信的書寫方式應該能激發受邀者的興奮與期待。
• 投訴信：這種商業信函類型用於提出與產品或服務相關的疑慮和不滿。 它用於解決問題並尋求解決方案。
• 訂單信函：訂單信函是批准商品和服務的銷售和購買並提供其規格的正式信件。 這些是記錄相關各方之間交易的法律文件。
• 辭職信：員工使用此類信函向雇主告知其辭職及其原因。 辭職信包括辭職聲明、辭職原因、最後一個工作日和感謝信。
• 錄取通知書：一旦候選人被選中擔任空缺職位，就會向候選人提供錄取通知。 這封信詳細說明了他的薪資待遇、職位、任職部門，以及他加入公司後將獲得的所有福利。
• 銷售信函：商務溝通中的銷售信函用於向客戶介紹產品或服務。 銷售團隊經常使用這些信件來聯繫潛在買家或向現有客戶推銷產品。

商業信函格式以及如何撰寫

使用精確的格式對於商業信函的外觀和可讀性至關重要。 如果您打算撰寫商務通訊信函，這些商務通訊信函格式將協助您建立有效的文件：

• 開頭：信函的開頭將包括您的郵件地址、完整日期、收件人姓名、公司和地址。 在您的地址、收件人資訊和日期之間跳過一行。 如果您使用的信箋有地址，則確實需要新增地址。
• 稱呼：透過「親愛的，連同他們的頭銜和他們已故的名字「親愛的格蘭傑先生」來稱呼您的收件人。 如果您不知道他們的性別，請提及他們的全名，例如“親愛的泰勒·迪恩”。 確保在稱呼結束時加上冒號。
• 正文：在第一段提及您自己和信函的意圖。 接下來的段落應該要強調要點的細節。 最後一段應重申這封信的目的，並呼籲採取必要的行動。
• 結語：您的信件應以「真誠的」或「真誠的」等正式的結束語結束。 如果這是一封非正式的信件，您可以使用「誠摯」或「此致」等結尾語。 確保在其末尾添加逗號。
• 簽名：關閉後，跳過四行並添加您的名字。 接下來，再跳過一行並新增您的職位和組織名稱。 如果您要發送硬拷貝，請用藍色或黑色墨水在空白處簽名。
• 附件：在此下，您需要附加文件並在此處正確列出。

撰寫商業信函的技巧

在撰寫商務通訊信函時，請確保在發送之前檢查所有資訊是否正確。 此外，請盡量準確並在一頁上完成您的信件。 您可以遵循以下一些技巧來撰寫有效的商業信函：

• 保持信件簡短，避免使用技術術語
• 根據信件類型使用正確的語氣，如正式、非正式、自信或幽默。
• 檢查幾次字母是否有拼字和文法錯誤
• 記下信中要涵蓋的所有要點，仔細規劃您的信
• 校對信件內容並刪除不必要的單字和短語
• 避免使用與任何性別、種族或宗教相關的歧視性語言。

商業信函模板

以下是一些最常見的商業信函模板，您可以使用它們來建立具有專業外觀的商業通訊信函。

1.銷售信函模板

銷售信函用於說服讀者採取特定行動，例如購買產品或服務。 一封寫得好的銷售信可以成為企業增加銷售和管理業務關係的重要工具。

2. 錄取通知書模板

錄取通知書就像是包含僱用條款的正式文件。 它是僱員和雇主之間的協議，包含工資、福利和其他工作細節等詳細資訊。

3. 推薦信模板

推薦信是由某人撰寫的能夠證明個人技能、資格和特徵的文件。 這封信主要用於支持獎學金、工作和學術計畫。

4. 終止信

終止函或終止函或終止通知是解決兩方之間僱傭關係或任何其他業務夥伴關係終止的文件。 例如，雇主可以向其員工發出終止信，表明他/她已被解僱。

5. 投訴信模板

投訴信是提出對產品或服務的任何疑慮或任何其他不滿的書面通信。 這封信的目的是尋求解決任何問題。

6.求職信

求職信或履歷表是一頁（250-350 字）的信件，您在申請工作時附在履歷上。 這份有說服力的文件解釋了為什麼您非常適合該職位或工作。

7.感謝信模板

顧名思義，感謝信是一份正式文件，表達您對某人的幫助或行為的感謝。 您可以在任何採訪、會議或收到任何禮物或任何其他善意行為後發送感謝信。

8. 商務邀請

商務邀請函或商務邀請函是邀請個人、團體、公司或任何個人參加會議或活動的正式方式。

撰寫商務通訊信函的頂級軟體

有不同類型的軟體提供多種工具和範本來編寫具有專業外觀的商業信函。 這些工具提供的範本可讓您更輕鬆地快速建立商業信函。 以下是一些推薦的：

• 微軟Word
• Google文檔
• LibreOffice 作家
• 蘋果頁面
• OpenOffice 作家

結論

常見問題解答