什麼是重要的專案管理 KPI 指標

在當今動態的商業環境中，有效的專案管理對於實現組織目標至關重要。 了解並利用關鍵績效指標 (KPI) 是專案成功不可或缺的一部分。

從衡量進展到確定需要改進的領域，KPI 指標發揮重要作用。 本文討論了重要的專案管理 KPI 指標的重要性，提供了可以提高專案績效並推動整體成功的見解。

簡而言之，專案管理的關鍵績效指標 (KPI) 是用於評估專案績效和進度的多個方面的可量化指標。 它們有助於衡量成就，包括與進度遵守、預算管理、品質、利害關係人滿意度、風險管理、資源利用率等相關的指標。

常見的專案管理 KPI 包括進度差異、成本績效指數、客戶滿意度評分和資源利用率等。 專案中的 KPI 可協助專案經理和利害關係人衡量專案的成功和效率，確定需要改進的領域，並在整個專案生命週期中做出數據驅動的決策。

什麼是專案關鍵績效指標 (KPI)？

KPI 代表專案管理中的關鍵績效指標。 這是指用於衡量或衡量團隊在實現既定目標方面的績效有效性的特定指標。

這些 KPI 通常在專案的早期階段定義，並與組織的整體專案願景保持一致，從而促進跨部門的團隊合作。

雖然每個團隊都有自己的一套職責，但他們都對 KPI 做出單獨貢獻。 了解 KPI 在專案管理中的作用可以促進團隊協同作用的發展，並提供一個框架來監控企業專案的整體成功。

KPI 一般分為四大類：

• 及時性：評估專案是否在計畫的時間內完成。 如果沒有，那麼追蹤偏離時間表的地方並努力確定新的預計完成日期就至關重要。
• 預算：此類別重點監控項目是否保持在分配的預算範圍內、超出預算或根據預先定義的預算限制進行匹配。
• 品質：在這裡，評估的重點是專案是否按預期進展、保持高標準的品質以及滿足所有利害關係人和相關團隊的期望。
• 有效性：此類別涉及評估專案是否透過確保有效利用時間和財務資源而有效管理。

透過理解並有效利用這些 KPI，專案管理團隊可以簡化他們的方法並確保專案的成功交付。

如何有效率地建立和使用專案 KPI？

有效率地建立和使用專案管理 KPI 涉及一種系統方法，以確保它們與專案目標保持一致，並在整個專案生命週期中得到有效利用。 以下是高效率建立和使用專案 KPI 的步驟：

• 明確定義您的 KPI：確保您的 KPI 是 SMART：具體的、可衡量的、可實現的、相關的和有時限的。 例如，地方政府提供各種優質住房選擇的戰略目標可以透過增加經濟適用房的數量來衡量，目標是每年修復 1,000 套現有建築以滿足公眾需求。
• 有目的地選擇衡量標準：許多組織追蹤多項衡量標準，但沒有考慮它們與預定義目標的相關性。 重點關注與您的目標直接相關的一些關鍵措施至關重要。 如果某個特定的 KPI 不能被認為是重要的，則應重新考慮它，以避免不必要的報告工作和資訊過載。
• 始終為 KPI 設定明確的目標：為每個 KPI 分配目標為衡量和評估提供了基礎。 歷史數據或產業研究可用於就設定目標做出明智的決策，甚至對於新措施也是如此。
• 識別何時放棄 KPI：如果 KPI 不影響決策或對組織策略做出貢獻，則可能不值得花費精力進行追蹤。 定期評估每個 KPI 提供的價值並根據需要進行調整以確保其相關性和有效性非常重要。

透過遵循這些步驟，專案經理和利害關係人可以創建並有效地使用專案 KPI 來提高生產力、衡量成功並實現專案目標。

供經理人考慮的 15 個重要專案管理 KPI 指標

• 計劃價值
• 實際成本
• 所得價值
• 投資報酬率（ROI）
• 成本差異
• 成本績效指數（CPI）
• 管理流程的成本
• 規劃工作時間與實際狀況
• 逾期的專案任務/逾期
• 進度差異
• 錯過的里程碑
• 進度績效指數
• 任務完成百分比
• 資源利用率
• 按時完成的項目百分比

以下是一些最佳的專案管理 KPI 指標或專案績效指標，可協助專案經理進行 KPI 監控並從專案中獲得關鍵知識。 這些包括：

1. 計劃價值：計劃價值 (PV) 項目 KPI或計劃工作預算成本 (BCWS) 表示報告日期計劃項目活動的估計成本。 透過將計劃價值與其他項目 KPI 進行比較，您可以分析專案是否提前或是否超出預算。

PV 可以使用基於計劃專案時間和預算完成百分比的公式得出。 例如，在一個計劃預算為 10,000 美元的一年期項目中，如果按計劃進行，9 個月後的計劃價值將為 2500 美元（總預算的 25%）。 任何超過此金額的實際成本表明實際成本高於計劃價值。

2.實際成本：實際成本（AC）項目KPI，也稱為實際已完成工作成本（ACWP） ，表示截至目前項目的總支出。 沒有具體的計算實際成本的公式； 相反，它涉及匯總所有發生的與項目相關的費用。 專案預算是基於計劃工時，因此利用任務上花費的時間來確定工資和資源上花費的實際成本。

3. 掙值：掙值(EV) 專案KPI 指標，也稱為已執行工作的預算成本(BCWP)，顯示在指定日期之前為已完成的專案活動分配的預算，表示進度和相應的預算利用率。

事實證明，使用多個 KPI 儀表板和一個針對所有專案績效的摘要儀表板有助於有效管理多個專案。 此外，將高階專案 KPI 納入專案追蹤儀表板可提供專案和業務績效的全面概述，這對於有效管理至關重要。

4. 投資報酬率：投資報酬率（ROI）衡量專案的獲利能力並與成本進行比較。 重要的是要認識到，並非所有專案都會立即產生正的投資報酬率，因為有些專案可能需要更長的時間才能產生利潤。 使用可衡量的元件（例如專案的實際成本和掙值）在專案 KPI 儀表板上得出 ROI 指標至關重要。

5. 成本差異：成本差異 (CV) 衡量專案的費用並確定估計的專案成本是否偏離計畫基準。 透過比較特定時間的計畫預算與實際預算，可以計算成本差異，以評估專案是否超出或低於核准的預算。

該分析對於監控預算遵守情況和識別與批准預算的任何偏差至關重要。

6. 成本績效指數：成本績效指數（CPI）透過指示專案是落後還是領先來幫助確定專案的進度狀態。 計算方法為計畫預算與完成任務實際發生費用的比率。 該指數用於衡量專案的成本效率，並提供已完成工作的相對價值的見解。

7. 管理流程成本：在專案儀表板中包含「管理流程成本」指標，以監控分配給專案監督和管理的時間和資源。 管理成本過高表示專案管理效率低下，而成本過低則表示團隊組織不佳。

團隊花時間參加專案會議和協調工作是很常見的。 考慮實施自動發票和時間計費軟體，以減輕專案經理的工作量並節省每週的時間。

8. 規劃工作時間與實際情況：將計畫工作時間與實際情況進行比較，可以深入了解專案流程中規劃時間與實際時間之間的差異。 在不同的時間範圍和專案階段評估該指標很有價值。

如果實際時間大大超過規劃時間，則需要重新估計專案進度。 使用工作安排和專案規劃軟體可以幫助有效地組織專案並按時完成任務。

9. 逾期專案任務/逾期：將「逾期專案任務」指標納入專案追蹤儀表板，以監控逾期專案活動的數量。 此 KPI 計算逾期任務相對於所有已完成專案活動的百分比。

逾期任務比例較高表示需要重新評估專案進度並考慮讓新的貢獻者參與。

10. 進度差異：進度差異（SV）顯示您的專案是提前還是落後於計劃的預算和進度。 它是從項目的計劃價值中減去項目的掙值而得出的。 本質上，SV 涉及從實際花費的時間和預算中扣除最初計劃的時間和預算。

負結果意味著您已經完成了超過計劃的任務，並且還有更多的預算用於剩餘任務。

11. 錯過的里程碑：里程碑延遲是一個常見的專案儀表板指標，可以揭示您是否由於高估或始終滿足里程碑而落後於計劃。 雖然在長期專案中偶爾的延遲是可以​​接受的，但頻繁的模式表明需要對整個專案流程進行審查。

12. 進度績效指數：進度績效指數 (SPI)指示您的專案是提前還是落後於計畫進度，通常接近 1。

它的計算方法是掙值 (EV)除以計劃價值 (PV) ，結果低於 1 表示可能出現延誤，高於 1 表示專案提前完成。 該 KPI 可以深入了解專案的進度效率以及對計劃時間表的遵守情況。

13. 任務完成百分比：為了快速總結專案績效，建立一個顯示任務完成百分比的 KPI。 輸入每個專案活動的規劃時間以確保準確性，從而深入了解專案的當前階段。

這種方法根據花費的時間而不是任務數量更準確地描述任務完成進度。

14. 資源利用率：資源利用率透過衡量計費和非計費活動的工作時間來提供團隊生產力的快照。 對於與多個客戶合作的組織來說尤其重要，因為它揭示了分配給計費專案任務與會議和日程安排等非計費活動的時間。 該 KPI 提供了有關團隊成員時間的有效利用及其整體工作效率的見解。

15. 按時完成的專案百分比： 「按計畫或按時完成的專案百分比」KPI 對於管理多個專案至關重要。 它反映了按時完成的項目與逾期項目的比例。 將該百分比保持在 80% 以上至關重要，低於該百分比則需要雇用新的團隊成員或減少承擔的項目數量。

為什麼要使用 KPI 進行專案管理？

使用關鍵績效指標 (KPI) 進行專案管理可帶來多種好處，例如分配責任、制定決策、衡量績效、識別問題等。 下面讓我們詳細閱讀它們：

• 績效衡量： KPI 提供可量化的指標來評估進度、績效和成功，使利害關係人能夠追蹤專案與策略目標的一致性。
• 決策：這些提供數據驅動的見解，實現明智的決策，確定專案經理需要改進的關鍵績效領域，並有效地分配資源。
• 問責制：關鍵績效指標透過建立可衡量的目標並在專案團隊成員中培養責任感和透明度的文化來分配明確的問責制。
• 早期問題識別：透過監控 KPI，專案經理可以輕鬆識別所有潛在問題或風險，從而可以主動幹預以減輕其影響。
• 利害關係人溝通： KPI 透過提供專案績效和成功的客觀衡量標準，促進與利害關係人之間透明、有效的溝通。
• 持續改進：定期 KPI 評估鼓勵專注於持續改進，推動流程、績效和結果的改進。
• 目標一致：幫助使專案活動與組織目標一致，確保專案工作有助於實現更廣泛的策略目標。

總之，在專案管理中使用 KPI 提供了一種結構化的方法來監控、評估和提高專案績效，最終有助於專案的成功交付。

專案管理 KPI 的類型

以下是專案管理中的一些關鍵績效指標範例，有助於簡化專案的監控和執行。 不同的專案管理 KPI 範例包括：

• 營運/策略或流程 KPI：衡量業務流程的效率和生產力，例如交付產品所需的時間。
• 資源或投入 KPI：這些 KPI 監控用於產生業務成果的資產和資源，包括研發費用、員工培訓資金和原材料品質。
• 結果或產出關鍵績效指標：這些指標評估業務活動的財務和非財務後果，例如產生的收入。
• 領先的 KPI：追蹤可顯著影響未來績效的營運。
• 滯後 KPI：反映事件發生後的結果，通常在衡量過去活動結果的財務 KPI 中觀察到。
• 影響力 KPI：反映從業務營運中獲得的整體影響或效益，包括客戶保留率和品牌認知度等指標。
• 定性 KPI：描述性特徵、屬性、意見或特徵，通常透過員工滿意度調查等方法進行評估。
• 定量 KPI：透過數值測量獲得的可測量特徵，是大多數 KPI 的基礎。 例如每人每小時的單位。

如何追蹤專案管理中的關鍵績效指標？

追蹤專案管理的關鍵績效指標需要採用結構化方法來確保資料提供對專案績效有意義的見解。 以下是有效追蹤 KPI 的方法：

• 定義清晰的 KPI：明確定義與專案目標相符的 KPI 矩陣，確保它們具體、可衡量、可實現、相關且有時限 (SMART)。
• 建立基準：為每個 KPI 設定基準或基準值，為比較和評估進度提供參考點。
• 選擇合適的工具：選擇合適的專案管理和報告工具，可以有效地擷取和分析 KPI 資料。
• 定期資料收集：實施系統化流程，定期收集 KPI 數據，確保一致性和準確性。
• 數據分析：分析收集的 KPI 數據，以確定趨勢、模式和潛在的改進領域，促進數據驅動的決策。
• 報告與視覺化：透過儀表板、報告或視覺化以清晰易懂的格式呈現 KPI 數據，以便向利害關係人有效傳達績效。
• 可行的見解：使用 KPI 數據獲得可行的見解，可以推動糾正措施或措施、流程改進和決策，從而提高專案績效。
• 持續監控：在整個專案生命週期中持續監控 KPI，使專案團隊能夠主動回應變更和問題。

透過遵循這些步驟，專案經理可以有效地追蹤 KPI、獲得有價值的見解並做出明智的決策以推動專案績效和成功。

結論

總之，專案管理 KPI 指標對於評估專案成功、監控進度和做出明智的決策非常重要。 從 ROI 和成本差異等財務指標到 CPI 和掙值，這些 KPI 為推動有效的專案管理提供了寶貴的見解。

透過有效利用 KPI，專案團隊可以衡量績效、確定改善領域，並透過數據驅動的決策確保專案成功交付。

專案管理 KPI：常見問題