如何使用看板更好地管理您的項目

由豐田公司在 1940 年代開發的一種調度系統，用於執行即時製造，現在看板已成為幾乎每個行業都不可或缺的工具，尤其是在軟件開發中。

無論是計劃您的下一個假期還是構建您的下一個應用程序，看板都可以幫助您的項目向前推進並有效地實現您的目標。 這是有關如何使用看板更好地管理項目的完整指南。

什麼是看板

看板是一種常見的敏捷項目管理方法，旨在提高流程效率。 這是一種過程控制方法，最初由生產行業的公司用來更好地管理他們的庫存並實現準時生產。

可視板用於組織整個看板流程並封裝項目或工作流程。 雖然板被劃分以表示過程的不同階段或步驟，但卡片用於寫下任務。 隨著每個項目的完成，這些卡片將通過板上的流程階段。

看板的工作階段將從左到右進行，從積壓工作開始，到完成的任務結束。 雖然新任務將添加到積壓列的底部，但頂部的任務應該首先處理和移動。

看板板通過幫助項目經理確保在進行中列下標記的任務數量受到限制，從而幫助項目經理管理項目的低效率。 反過來應用這些限制有助於確保團隊以最高效率工作，並且不會以可能削弱他們生產力的方式進行多任務處理。

看板幫助項目團隊；

• 確定為實現最終目標必須完成的不同過程
• 查看流程中的瓶頸並儘早找到解決它們的方法
• 保持透明度並使團隊與組織目標保持一致
• 跟踪不同部門之間的工作進展情況
• 簡化團隊會議和與看板的溝通，清楚地顯示任務狀態、截止日期和所有者

看板的特點

有助於將看板與其他項目管理方法區分開來的主要特徵如下：

• 團隊中沒有預定義的角色； 而是鼓勵團隊成員在其他團隊成員落後於他們的任務時提供幫助。
• 產品是根據需要交付的，並且沒有關於何時完成某項功能的固定時間段。 雖然存在截止日期，但它們是由實際需求決定的，而不是設定的截止日期。
• 團隊成員只有在完成並交付之前的一項後，才會開始著手開發一項新功能。
• 由於大多數更改都是在看板中進行的，因此可以在項目結束之前進行持續改進。

看板在世界各地的團隊中流行的一個原因是它非常直觀。 雖然大多數敏捷項目管理方法在其實踐中都包含了可視化板，但看板將可視化技術置於組織中一切的核心。 看板為您和您的團隊在項目中取得的進展提供了豐富多彩的視覺表示。

如何創建有效的看板

選擇您的工具來創建電路板

您可以使用物理板或在數字平台上創建一個。 雖然物理板可能適合在同一地點的團隊，但數字板可能對遠程團隊更有利。

您可以考慮的一些在線工具是，

創造性地

Creately 是一個用於協作的可視化工作區。 它配備了無限的畫布和強大的圖表功能。 它通過同步編輯、實時鼠標跟踪、同步更改預覽、評論討論線程和應用內視頻會議促進實時協作。 它可以用作在線白板，您可以在其中創建和管理看板。 有了它，您可以集中與項目相關的所有文檔，以便於訪問和協作； 直觀的看板，將卡片鏈接到文件，輕鬆地將您的看板嵌入到 Confluence 頁面中，並實時反映更改等等。

特雷羅

Trello 是一個基於 Web 的看板項目管理應用程序。 它提供了與看板系統完美映射的看板、列表和卡片功能。 您可以將文件附加到卡片，將任務拆分為帶有清單的子任務，將任務分配給成員並讓他們收到通知，並在您處理項目時與您的團隊實時協作。

法夫羅

Favro 是一個敏捷的、基於雲的規劃和協作平台，團隊使用它來圍繞做什麼和如何做來組織自己。 雖然該工具提供了許多可視化工作流程的方法，但其中之一是看板視圖，您可以在其中可視化在板上從左到右流動的卡片的工作。 您可以分配成員、添加清單並輕鬆跟踪項目進度。

體式

Asana 是另一種流行的項目管理軟件，可用於在線創建和管理看板。 有了它，您可以管理工作請求、組織工作流程和規劃產品路線圖。

其他在線創建看板的工具包括 Basecamp、Jira 和 Airtable。

創建看板

看板垂直劃分為代表流程不同階段的列。 創建板後，指定這些不同的流程階段；

• 待辦事項——包含待處理的待辦事項
• 進行中 - 包括當前正在處理的任務
• 完成 - 已完成的任務移至此列

雖然這些是可以添加到看板的最基本狀態，但根據項目和您的團隊的性質以及它的運作方式，您可以添加其他列，例如“審查中”、“已取消”或“被拒絕'。

待辦事項欄中的任務按優先級從上到下排列。 當進行中列中的插槽打開時，可以將最高優先級的待辦任務移到上面。 因此，您的看板提供了項目任務及其進度的清晰概覽，使您能夠輕鬆識別瓶頸。

為 WIP 設置明確的限制

在製品限制是看板系統的重要組成部分。 該術語是不言自明的； 它是指在任何給定時間看板的進行中列中可以執行的任務數量的限制。 當達到 WIP 限制時，不應添加任何新任務。 這有助於確保團隊在不進行多任務處理的情況下充分發揮其潛力。

雖然確切的數字會根據團隊成員的數量、他們的效率或項目的規模而有所不同，但在決定合適的 WIP 限制之前，請考慮團隊當前的工作能力。 WIP 限制的目標是確保每個人都有足夠的工作要做，而不是在審查他們的工作時一心多用或無所事事。 但是，一旦設置了限制，請觀察工作流程並根據需要調整 WIP 限制。

添加卡片

設置好棋盤後，接下來就是添加卡片了。 卡片可以包含以下信息：

• 項目的簡要說明
• 地位
• 所有者
• 截止日期

根據相關任務或項目的優先級和時間表將卡片放在板上； 最關鍵的項目位於列的頂部，其餘的則根據它們的重要性順序排列。

一張卡片應該只代表一個項目。 如果卡片的範圍似乎太寬泛，請將其分解為多張卡片。

設定期望

指定誰有權添加、重新排列、刪除或移動看闆卡。 限制可以避免造成混亂的人數。 雖然您可以為單個人分配編輯權限，但如果其他人想要進行更改，他們可以將其提交給他或她。

明確看板的目標和目的也很重要。 為了讓你的團隊依賴它，他們首先應該認識到它的價值。

收集反饋

隨著組織的發展、產品的變化和團隊的擴展，流程可能需要適應。

不時反思看板流程。 收集利益相關者的反饋和建議，並對看板進行調整，以更好地滿足團隊和組織的需求。

使用看板的最佳實踐

看板最適用於優先級範圍更廣、可能隨時間頻繁變化的項目。 以下是一些可用於使用看板更有效地運行項目的最佳實踐。

從你所知道的開始

在您的組織中設置看板流程時，請從您已經知道的內容開始。 雖然看板可以與其他項目管理方法相結合，但可以利用您現有的工作流程並嘗試使其適應使用看板的概念。 您還可以繼續使用當前的流程和標題。

這將通過為團隊提供他們正在處理的內容的清晰可視化表示來幫助進一步改進工作流程本身。

簡化事情

避免在看板板上添加太多列，使其過於復雜並最終導致混亂。 因此，將列數保持在最低限度，使其看起來更有吸引力。

同時避免將尚未與團隊充分討論的任務添加到董事會。 不這樣做只會在團隊成員之間造成更多混亂，並降低他們的注意力和生產力。

然而，過於簡單的看板同樣會滋生混亂，因為過於簡單的看板——缺乏足夠的信息——可能會給誤解留下空間。

首先處理最重要的事情

在看板項目中，事情是在即時的基礎上進行的。 在確保團隊有足夠的工作的同時，你不應該提前計劃太多的工作。 這使利益相關者和產品所有者幾乎可以立即做出優先級決定，並為團隊留出適應不斷變化的需求的空間。

通過優先處理最重要的任務並只執行必要的任務，團隊可以有效地消除浪費。 例如，如果用戶對團隊應該開發的特定產品功能並不真正感到興奮，您可以優先考慮客戶需求更多的不同功能。

讓團隊參與

在設置看板時定義工作流程和相應活動時，讓所有團隊/部門的成員參與。 例如，在定義看板列時，除了明顯的列之外，可能還有其他部門熟悉的差異化因素或代表部門工作流程中特定流程內部階段的子列。

這將允許您創建一個對所有利益相關者都有意義的看板。

準備好創建自己的看板了嗎？

看板利用可視化項目管理的力量來最大限度地提高效率、減少瓶頸並持續交付高質量的產品。 這是一種易於實施的方法，並且可以與您的組織可能習慣使用的幾乎所有其他項目管理方法相結合。 您可以輕鬆實施它來管理您的流程，而只需對團隊現有的運營活動進行最少的更改。

我們希望本指南能夠幫助您了解什麼是看板並有效地為您的組織創建一個看板。 請在下面的評論中分享您的經驗。