創建成功項目章程的簡易指南

已發表: 2019-07-25

項目管理生命週期各個階段的第一步是製定項目章程。它有助於告知團隊中的每個人他們負責什麼以及需要做什麼。

讓我們定義項目章程並討論如何創建一個。我們添加了一些有用的項目章程模板，可幫助您啟動項目。根據您的喜好自定義它們並將它們導出為圖像或 SVG 以添加到演示文稿或文檔中。

項目章程是一份文件，其中列出了項目願景、範圍、目標、項目團隊及其職責、關鍵利益相關者以及將如何執行或實施計劃。它也被稱為項目報表和項目定義報告。

它有助於定義項目經理的權限級別和項目的方向。

項目章程

項目章程是一份只有幾頁的高級啟動文件。它列出了項目目標、範圍、願景、團隊及其職責和利益相關者。

另一方面，項目計劃是描述如何實現項目目標的詳細文件。它闡明了項目可交付成果、行動計劃、所需資源和里程碑。

在這裡，我們將研究如何在確定其關鍵要素的同時創建項目章程。

項目的願景通過其最終目標和目的來表達。它可以分為，

範圍：根據項目目標、可交付成果、成本、截止日期和要完成的工作來解釋項目的邊界。在項目生命週期的早期定義項目範圍很重要，因為它會影響項目成本和進度。

目標：在設定目標時，確保它們符合 SMART 標準，或者換句話說，它們是具體的、可衡量的、可實現的、現實的和及時的。考慮到組織的總體目標，設定大約 5 個在項目結束時要完成的目標。

可交付成果：列出在每次成功完成目標時將產生的可交付成果。

利益相關者是對項目的成功完成有關鍵利益或利益的個人。他們可以在公司內部或外部，包括為您的項目提供資金的人以及團隊成員和客戶。

您可以使用如下圖所示的利益相關者地圖對利益相關者進行分類，並使您手頭的信息更加形象化和易於理解。

既然您已經確定了項目團隊，請明確他們的職責。

使用組織結構圖列出他們的姓名、角色和職責。同時，您可以通過連接線突出成員之間的報告關係。

里程碑代表項目生命週期中的重要事件，包括項目的開始和結束日期、關鍵可交付成果的成功完成等。

列出項目所需的所有資源；設備、機器、人員、材料等。這可以幫助您分配預算。

列出您的組織為執行該計劃而必須承擔的費用。由於這些費用在項目期間可能會發生變化，您可以進行粗略的估算。此外，記下負責批准支出的人員。

依賴關係：識別並列出項目依賴關係，或將對另一任務的啟動或完成產生影響的活動。

約束：找出阻礙項目成果進展的因素。例如，缺乏資源或時間。

風險：風險可能發生在項目生命週期的任何階段。事先確定這些並採取預防措施很重要。這裡有一些很棒的風險管理技術可以在這裡派上用場。

在這裡，您將製定一個行動計劃，突出關鍵日期或里程碑。

通常，項目章程跨越 5-6 頁。這是他們在項目管理過程中被忽視的主要原因之一。編寫每個人都可以快速閱讀和理解的項目章程的更簡單方法是通過可視化。

包含如下圖形元素的項目章程可幫助您將所有項目章程元素匯集到一個頁面上。它們易於閱讀且視覺上令人愉悅。

以下是一些如何可視化項目章程的示例。您可以在線編輯它們以添加或刪除元素，並根據您的項目需求對其進行自定義。將它們下載為 SVG 或圖像，以添加到演示文稿、網站、公司 wiki、文檔等。

在整個項目生命週期中，項目章程在保持一切正常方面發揮著至關重要的作用。在本指南中，我們介紹了什麼是項目章程、如何創建以及一些可編輯的項目章程模板。

您在創建項目章程時遵循的任何最佳實踐？請在下面的評論部分與我們的讀者分享。