什麼是利益相關者登記冊？ | #40 項目管理入門

已發表: 2023-03-07

項目設計和實施是一個複雜的過程，需要項目經理處理項目的許多方面。 其中一個問題是利益相關者的識別和管理，即為項目的成功而努力的人以及可能受其影響的其他人。 這樣的列表就是利益相關者登記冊，今天，我們將定義它並展示一些方便的技巧來起草一份好的登記冊。

什麼是利益相關者登記冊？ - 目錄：

  1. 介紹
  2. 為什麼要創建利益相關者登記冊？
  3. 誰應該包括在利益相關者名冊中？
  4. 如何準備利益相關者登記冊？
  5. 概括

介紹

如今，越來越多的項目正在國際環境中實施。 這不僅使利益相關者的數量增加，而且他們的群體也變得更加多樣化。 因此，要使項目成功，項目經理必須確定個人和團體利益相關者的需求，並學習如何根據他們的要求進行管理。

為什麼要創建利益相關者登記冊？

利益相關者登記冊有幾個重要目的。 首先，它允許您識別所有可以影響項目過程和結果的項目利益相關者。 其次，它使您能夠確定每個利益相關者對項目的參與和影響程度。 第三，它的數據可以幫助您制定利益相關者管理策略，有效解決他們的需求和利益。

誰應該包括在利益相關者名冊中？

利益相關者登記冊應包括可能以任何方式影響項目的任何個人、團體或組織的信息。 這些包括：

  • 項目組成員，
  • 組織管理，
  • 當地社區，如果項目在公共空間中實施或影響公共空間，
  • 投資者，
  • 顧客，
  • 供應商，
  • 商業合作夥伴，
  • 當地政府的代表，如果有必要讓他們參與或獲得活動許可，
  • 可以使用項目中開發的結果造福社區的非政府組織代表，
  • 不相關的員工可能會受到項目的影響，例如由於工作場所的重組。
stakeholder register

如何準備利益相關者登記冊？

項目經理應首先確定項目利益相關者並收集主要針對他們的數據：

  • 需要，
  • 期望，
  • 商業，
  • 對項目的承諾水平，以及
  • 對項目的影響。

然後，項目經理應根據利益相關者在項目中的角色對利益相關者進行評估和分類。 例如，項目團隊將比不直接參與任務的員工更重要。 還值得注意的是伴隨他們參與項目的潛在風險和機會。

收集和評估數據後，項目經理進入關鍵步驟：設計利益相關者登記文件。 它應該包含有關每個個人或團體利益相關者的最新信息。 隨著項目的進展和情況的變化，它需要不斷更新。

最後一步是製定利益相關者管理戰略。 項目經理應確定以下內容：

  • 它將如何以及多久與利益相關者進行溝通？
  • 他會採取什麼行動來滿足他們的需要？
  • 它將如何最小化風險並利用機會？

概括

干係人登記冊是不可或缺的項目管理工具。 它允許項目經理識別項目利益相關者，評估他們的影響和重要性，同時滿足他們的需求和期望。 在項目章程之後的項目最初階段，利益相關者登記冊的準備應該是一個關鍵的優先事項，以避免在項目的後期階段出現問題。

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What is a stakeholder register? | #40 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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最重要的問題

  1. 採用什麼方法與利益相關者進行有效溝通並確保他們的需求和期望得到充分理解？

    為與利益相關者進行有效溝通，採取多種溝通方式，如面對面會議、電話、電子郵件、調查、報告和新聞稿。 考慮定期在社交媒體上發帖，這樣交流會變得更簡單，並且更容易分析其有效性。 認真傾聽利益相關者的意見，聽取他們的意見和建議，並定期向他們提供有關公司活動和計劃的可靠信息。

  2. 如果與利益相關者發生衝突，組織應採取什麼措施？

    在涉及不同利益相關者群體的大型項目的實施過程中，會發生衝突情況。 要解決與利益相關者的衝突，組織應首先著眼於確定衝突的原因，了解利益相關者的需求和期望，並製定使雙方都滿意的折衷方案。 還值得考慮聘請調解員或溝通專家來幫助協商和解決衝突。

項目管理入門：

  1. 什麼是項目？
  2. 什麼是項目管理？
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  4. 項目管理方法
  5. 項目類型
  6. 4 項目示例
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