什麼是SOP？ 您機構的一致性和成長路線圖

已發表: 2023-09-27

擴大代理商的規模並不容易。

如果一切都圍著你轉，那是不可能的。 您需要兼顧銷售、員工入職、可交付成果等等。

這就是為什麼您需要 SOP。

SOP 是一種標準化的做事方式。 它提供了有關如何執行任務的分步詳細說明。

我們始終使用 SOP 來幫助提供一致、可擴展的服務。

有了 SOP，您就可以更有效地委派、簡化工作流程並每次為您的客戶提供相同優質的服務。

在本指南中，我們將向您展示如何為您的機構創建 SOP。

我們將介紹：

  • 什麼是SOP
  • 為什麼 SOP 對各機構很重要
  • 您可以為其建立 SOP 的任務
  • 如何寫出有效的SOP
內容展示
什麼是SOP？
為什麼標準作業程序對機構很重要？
機構標準作業程序範例
如何為您的機構創建 SOP
確定需求
收集相關資訊
SOP 的結構
編寫SOP
審查標準作業程序
定期回顧
透過 SOP 擴展您的代理商

什麼是SOP？

標準作業程序 (SOP) 是一組有關執行特定任務或流程的書面逐步說明。 這是一份詳細的清單，確保執行任務的每個人都以相同的方式完成任務。

SOP 是關於確定和記錄做事的最佳方式。

這可以最大限度地減少誤解或錯誤的風險。 它還可以幫助您的機構保持一致的工作品質。

FATJOE 圖解釋什麼是 SOP

為什麼標準作業程序對機構很重要？

擁有 SOP 檔案可以改變您的機構的遊戲規則。 原因如下：

一致性

概述處理任務的最佳方法有助於團隊成員始終如一地達到高標準。 無論您是為客戶 A 還是客戶 Z 處理項目，執行的精確度都是相同的。

如果您外包任何可交付成果，這將非常有幫助。 自由工作者和外部合作夥伴有明確的指導方針可供遵循。

效率

SOP 有助於簡化重複流程。 您的團隊成員可以直接遵循一組指示，而不是浪費時間來解決問題或每次都以不同的方式做事。

這使得擴展您的代理商、發展您的團隊以及接待更多客戶變得更加容易。

如果有人不在或離開，制定 SOP 可以最大限度地減少干擾。 您的團隊可以介入並按照相同的標準執行他們負責的任務。

培訓和入職

讓新員工熟悉情況可能具有挑戰性。

在 Zippia 對 6 個月或更短時間離職人員的調查中，接受明確的指導和更有效的培訓被列為公司為讓新員工留下來而可以做的最重要的兩件事：

新進員工離職的主要原因

SOP 提供明確的指導方針並協助培訓。 新員工無需持續指導即可了解自己的職責以及需要做什麼。

機構標準作業程序範例

您的團隊定期執行許多任務。 一旦確定了完成任務的最佳方法，您就可以建立 SOP。

以下是一些可標準化流程的 SOP 範例：

客戶引導

雖然每個客戶都有獨特的需求，但您可以透過制定係統程序來簡化入職流程。

您可以建立 SOP 來確定工作範圍、溝通、合約、保密協議和其他文件。 初始 SEO 評估的基本結構也可以標準化。

這樣，每個客戶都會得到同樣好的開始。

關鍵字研究

對於任何 SEO 來說，關鍵字研究是最耗時的活動之一。 您可以使用 SOP 簡化流程。

可以詳細介紹所需的工具、如何使用它們以及如何判斷關鍵字的價值。

這也是您可以外包的任務。 如果您的團隊難以跟上，請考慮使用白標關鍵字研究服務。

頁面搜尋引擎優化

在頁面搜尋引擎優化審核中，您需要涵蓋許多不同的元素。

SOP 可以提供一個清單，涵蓋從標題標籤和元描述到內容可讀性和內部連結的所有內容。

站外搜尋引擎優化

連結建設很困難。 如果你弄錯了，低品質的連結可能會損害網站的搜尋排名。

您可以建立標準操作程序來幫助您的團隊建立相關的優質反向連結。 這可能包括從識別目標網站、競爭對手分析到部落格推廣等一切內容。

技術搜尋引擎優化審核

技術 SEO 審核可能很複雜。 系統化的方法可以簡化稽核流程。 它可以幫助團隊識別可能影響搜尋引擎排名的技術錯誤。

您可以包括要使用哪些工具、要尋找什麼以及如何建立技術 SEO 建議。

如何為您的機構創建 SOP

以下是如何為您的機構制定清晰且可操作的 SOP。

確定需求

首先列出您的團隊定期執行的任務清單。

您希望優先考慮對客戶滿意度有重大影響或經常發生錯誤的流程。 這些是 SOP 最有利的任務。

諮詢您的團隊是個好主意。 他們是否認為有任何內部流程很棘手或認為應該有一套做事方式的特定領域？

收集相關資訊

下一步是收集創建逐步指南所需的資訊。

您最好的資源是具有該任務第一手經驗的團隊成員。 他們可以就什麼有效、什麼應該避免提供實用的觀點。

這將確保SOP檔案基於實際操作並解決現實問題。

也值得檢查是否有任何非正式的現有資源。 您可能會找到臨時指南、註釋，甚至備忘錄，為您的 SOP 提供基礎。

在開始充實 SOP 之前，請將您目前的方法與業界最佳實踐進行比較。 可能有更有效的方法來執行任務。

SOP 的結構

使用相同的SOP格式簡化了創建過程。 它還使團隊成員更容易遵循他們選擇的任何新 SOP——他們知道會發生什麼。

以下是建立 SOP 模板的方法：

標題

清晰的描述性標題可以讓團隊成員輕鬆理解 SOP 的涵蓋內容。 例如，如果 SOP 詳細介紹了整個關鍵字研究過程，您可以將其命名為「關鍵字發現和分析程序」。

目的

簡要說明為什麼需要 SOP。 目標是向團隊成員展示為什麼他們應該使用它。

解釋您希望 SOP 產生的影響以及它將如何幫助您的團隊履行職責。

範圍

定義何時應使用 SOP。 團隊成員何時應該參考該指南？

對於關鍵字研究，範圍可能是「適用於所有新的客戶內容策略以及優化現有內容」。

程式

這是SOP的核心。 它應該詳細說明如何從開始到結束完成任務的整個過程。

按邏輯順序概述每個步驟。

對於關鍵字研究，您可以從定義客戶的利基開始，然後建立種子關鍵字列表，使用 SEO 工具，分析搜尋量和競爭等。

角色和責任

明確每個步驟的負責人。 一個人可能會進行一些談話，而其他人則需要幾位團隊成員的意見。

例如，初級 SEO 專家可能會處理最初的關鍵字研究，而高級分析師則確認最終的關鍵字選擇。

工具和資源

指定完成任務所需的任何工具和資源。 這可能包括您的內部機構範本和第三方工具。

編寫SOP

下一步是充實結構。

保持措辭可操作且易於理解非常重要。 如果您團隊中的每個人可能不知道某些 SEO 首字母縮寫或術語，請提供一個快速定義。

您可以透過添加視覺效果使說明更加清晰。 例如，如果您的 SOP 涵蓋使用 Semrush 或 Ahrefs 等工具，帶有註釋的螢幕截圖會很有幫助。

流程圖非常適合更複雜的流程，例如技術 SEO 審核。 您可以說明流程以及每個步驟如何進行下一步。

我們的執行長 Joe Davies 擁有一套出色的自動化 SOP 創建流程，這確實減少了生成可靠 SOP 所需的時間，而且您始終可以合併完成步驟的視頻，真正幫助讓一切變得非常清晰。

為內部流程建立 SOP 後，您可以將其重新調整為精彩的指南、教學和部落格文章。 這種類型的可操作內容非常適合作為鉛磁鐵。

審查標準作業程序

完成初稿後，與主要利害關係人分享。 他們的反饋可以幫助您確保不會遺漏任何重要的細節。

在推出 SOP 之前，請在不熟悉該任務的人身上進行測試。 看看他們是否遇到任何問題或陷入困境。

這可以揭示任何需要更多解釋的步驟或是否缺少任何內容。

定期回顧

SOP 實施不僅僅是起草文件並繼續進行。

最佳實踐不斷發展，您的機構可能會開始使用新工具，並且您的團隊合作的方式可能會改變。

過時的 SOP 會浪費時間和資源。

安排定期審查，以確保您的 SOP 提供正確的指導並幫助您的團隊發揮最佳水平。

透過 SOP 擴展您的代理商

如果沒有適當的結構化流程，代理商的成長很快就會變得混亂。

SOP 可協助您提供一致的品質。 隨著您的業務擴展並獲得更廣泛的客戶，您的團隊將擁有成功所需的資源。

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