什麼是採購：定義、如何尋找供應商和採購產品
已發表: 2023-07-12
完善的採購策略可以對您的利潤產生巨大的影響。
為了讓事情變得更容易，這篇文章將分解與採購相關的一切——從尋找產品到找到購買這些產品的最佳人選，再到從採購供應商到客戶所涉及的交付類型。
創建無縫渠道來採購這些產品並將其帶給消費者將使您的銷售流程保持高效運轉。
讓我們開始吧！
什麼是採購？
在庫存管理中，採購是指識別、評估能夠提供業務所需商品或原材料的供應商或製造商並與之建立關係。
這包括確定這些物品最具成本效益和最可靠的來源，談判條款和價格，以及管理訂購和交付流程，以確保一致和高效的庫存流，以滿足業務需求。
什麼是採購，它與採購有什麼關係？
採購是指獲取企業開展業務所需的貨物和服務。
它涉及確定需求、尋找供應商、談判價格、商定合同以及管理供應商關係等活動，以確保及時交付優質商品和服務。
另一方面，採購是採購流程的一個組成部分，特別側重於識別能夠提供必要商品或服務的合適供應商或供應商，並與這些供應商建立關係。
尋源和採購密切相關，對於有效的供應鏈管理至關重要。
為什麼採購很重要？
沒有採購，供應鏈就不會存在。 你怎麼能賣掉你沒有的東西呢？
除了這個顯而易見的觀點之外，以下是採購至關重要的一些原因。
成本管理
戰略採購為買家和供應商雙方帶來好處。 對於大批量採購，買家通常可以協商較低的單位價格。
這降低了商品成本並保持零售價格的競爭力。 供應商受益是因為他們的貨物有一致的銷售渠道，從而使計劃和現金流更加可靠。
穩定
當您為您的產品找到合適的來源時，它就真正成為了一種合作夥伴關係。 兩家公司相互依賴以保持供應鏈的完整性。
發展密切的關係可以帶來更高的質量（和效率），因為供應商和客戶共同努力識別並最大程度地減少損害買賣雙方的缺陷的根本原因。
管理風險
除了識別和解決問題之外，建立在信任之上的牢固關係也有助於降低風險。 當雙方都知道他們可以相互依賴時，誠實對話的大門就打開了。
例如，如果一方暫時有現金流問題，可以公開討論。 這降低了雙方的風險。
如何開始採購
如果公司自己處理採購，就沒有捷徑。 選擇供應商需要適當的研究和策略。
選擇供應商
選擇供應商作為您的貨物來源意味著投入時間和精力來了解他們並提出棘手的問題。
畢竟，您將向客戶交付這些產品 - 您的企業聲譽受到威脅。 公司需要與供應商開展業務，以確保他們的產品提供最佳結果。
選擇供應商時要注意什麼
以下是選擇供應商時需要考慮的一些特徵：
- 多年經驗
- 訂單時間變化的靈活性
- 廣泛的可用產品和/或服務
- 價格面議
- 顧客評論
- 交貨及時
- 貼心的客戶服務
- 金融穩定
重要的是要記住，當您選擇供應商時，您就是在選擇業務合作夥伴。 這需要是你可以信任的人，也是你現在和將來可以依靠的人。
供應商會對您的業務產生巨大影響，因此請明智選擇。
確保供應商安全
如果您可以親自拜訪供應商，那麼您獲得該供應商的機會就會呈指數級增長。
無論是否有可能，以下是在研究和確保供應商安全時需要考慮的一些關鍵步驟：
做你的研究
首先在線搜索供應商的聲譽。 您可以查看商業改進局、業務所在地區的當地商會以及在線搜索引擎來查找客戶投訴。
這些可以提供重要的線索並提供探索的領域。
檢查供應商社交媒體帳戶可能會有所啟發。 顧客並不羞於在網上留下負面評論。
請務必驗證註冊、營業執照和任何所需的認證。 那裡有很多陰暗的經營者，你要確保自己不會被燒傷。
談判公平交易
供應商談判不僅僅是討價還價，還需要平衡您與供應商的需求。
研究您的市場、預算和產品價值，以增強您的談判地位。
通過提前討論您的要求、數量、時間表和質量期望來提高透明度。 了解供應商的限制，例如最小訂購量或交貨時間，並共同尋找解決方案。
良好的談判構成了供應商關係的基礎，從長遠來看，這有利於您的業務。
明確交付預期
牢固的供應商與企業關係的重要性也適用於交貨時間。 根據您的業務結構和需求，有多種選擇。
在談判協議時，充分討論您的需求。 您可能會發現供應商無法滿足您的需求。
您還可以通過調整您的交貨期望以按照供應商喜歡的方式進行協商，從而協商更好的定價或條款。 如果您的供應鍊或時間表具有靈活性，您也許能夠達成更好的交易。
有效管理庫存有助於降低持有成本並佔用可用於業務其他地方的資本。
無論您選擇持續補貨、準時庫存，還是按需交貨，都需要可靠的企業和供應商的合作。
了解供應商交付模式
持續補貨模式
在持續補貨模型中，供應商根據公司的庫存數據和/或實時需求，按照預定的時間表（通常是在短時間內）進行交貨。
當公司採用持續補貨時，他們會鼓勵降低庫存水平，因為他們是小批量訂購而不是大批量訂購，後者成本更高，並降低了供應商的靈活性。
根據供應商的不同，更頻繁但一致的交付可能會更好。 對於其他人來說，它們的成本可能更高，並且可能會提高您的價格。
準時交貨模式
在準時交貨模式下，公司根據需要接收供應品。 這樣做可以降低庫存水平和成本，因為隻及時交付提高效率和減少過多浪費所需的產品。
借助庫存管理軟件，您可以使用預測工具更好地預測庫存需求，以擁有適量的商品。
按需交付模式
在按需交付模式中，供應商在客戶需要時交付貨物。 這使您可以靈活地等待提貨並觸發付款，直到您的庫存達到重新訂購的水平。
在這種模式下，當訂單時間快速變化時，尤其要選擇產品豐富、靈活性強的供應商。
如果公司有要求，供應商必須做好準備並及時交貨。
創建合同
協商完條款後，就可以起草合同了。 不要吝惜聘請律師。 如果您犯了錯誤或將其留給供應商，一旦出現問題，您的追索權可能會受到限制。
口頭協議或發票容易出錯。 雖然它們可能具有一定的可執行性，但如果您需要採取法律行動，證明其可能既昂貴又耗時。
撰寫一份包含所有相關方的書面合同，確定付款條件，並承諾所有重要細節，例如及時交貨。
標準合同應涵蓋預期內容以及一方未能履行協議時會發生的情況。
合同中應包含哪些內容
供應商合同應涵蓋以下內容：
- 供應商同意提供的工作細節
- 所提供的商品或所提供的服務的質量
- 合同期限的長度
- 付款條件
- 因疏忽造成損失的賠償
- 發生違規時可以採取哪些行動
只有在客戶和供應商雙方簽署並表明同意遵守其條款和條件後，合同才具有法律效力。 除了法律原因之外，建立基於相互期望的關係也很重要。
通常，客戶會在協議中包含一份描述貨物質量和數量的聲明。 向供應商支付的款項基於此聲明的成功履行。
有關採購和供應鏈管理的常見問題
以下是您開始採購時一些常見問題的解答。
在採購過程中尋找優質供應商的好方法是什麼？
有多種方法可以啟動採購流程。 有些公司會首先尋找在其特定行業中擁有良好聲譽的公司，看看他們如何作為供應商。
他們還徵求業內其他人的推薦。 檢查行業出版物、行業貿易組織和貿易展覽以獲取來源。
您通常可以信賴經過考驗的行業領先供應商，但您也可能需要為名稱付費。 無論您尋找的來源是誰，都要進行盡職調查，以確保他們的真實身份。
並且，請記住這句話：如果它看起來好得令人難以置信，那麼它很可能是真的。
什麼是戰術採購？
戰術採購或現貨採購是一種側重於短期交易性採購以滿足特定需求的採購策略。
與涉及與供應商的長期關係和合同的戰略採購不同，戰術採購通常用於一次性採購或出現即時需求時。
它涉及快速識別並與能夠滿足需求的供應商接洽、談判條款以及執行採購。
雖然戰術採購可以有效地解決即時需求或低支出項目，但它可能無法提供與戰略採購相同水平的成本控制、供應商關係管理或整體價值。
然而，需要注意的是，戰略採購和戰術採購都有各自的優勢，應根據企業的具體需求和情況來使用。
什麼是採購團隊？
採購團隊是組織內負責獲取或採購實現業務目標所需的商品和服務的一組專業人員。
採購部門是管理和優化採購流程的關鍵，涉及供應商選擇、談判、合同管理和供應鏈管理。
採購團隊內的具體角色和職責可能會根據業務的規模和性質而有所不同。
例如，較小的企業可能會有一個人或一個小團隊來處理採購和其他職責。
在較大的組織中，採購部門可能包括負責流程不同部分的專家，例如戰略採購、合同管理、供應商關係管理和風險管理。
我如何知道我是否需要採購團隊？
您是否需要採購團隊取決於您的企業規模、複雜性和運營要求。 以下是需要考慮的一些事項：
- 規模和復雜性：較大的企業或運營或產品線高度複雜的企業通常受益於擁有專門的採購團隊。 他們可以幫助管理廣泛的供應商網絡、處理複雜的合同並應對物流挑戰。
- 成本效率：採購團隊可以通過與供應商談判更好的條款、減少浪費以及確定批量採購或長期合同的機會，為您的企業帶來顯著的成本節約。
- 風險管理：採購專業人員還可以幫助管理供應鏈中斷、不合規問題和價格波動等風險，這些風險可能會對您的業務產生重大影響。
- 戰略採購：專門的團隊可以專注於戰略採購，確保您的企業與質量、價格和可靠性方面最好的供應商合作。 他們還可以與這些供應商建立牢固的關係，從長遠來看這可能是有益的。
訂閱並接收可與買家建立信任並取悅買家的提示
我應該要求參考嗎？
是的。 您可以從潛在供應商的客戶那裡了解很多有關他們的信息。
雖然您可以預期他們給您的任何推薦信都可能會說他們的好話，但它可以讓您與中立方討論，看看該來源是否適合您的業務開展方式。
您還應該索要產品樣品。 這使您可以直接了解公司如何履行訂單、他們提供的產品的質量及其包裝方式。
供應鏈流程的其他部分是什麼？
供應鏈流程是一個複雜的網絡，包括許多活動、人員、實體和資源，所有這些都必須協調工作，才能將產品或服務從供應商提供給客戶。
在採購（這是第一步）之後，以下組件構成了供應鏈管理流程的組成部分：
- 採購：採購之後，採購是購買所採購的商品和服務的過程。 它涉及合同談判、發出採購訂單以及確保及時付款。
- 庫存管理：這涉及跟踪現有產品並了解它們的周轉速度。 有效的庫存管理有助於最大限度地降低成本，並確保有足夠的產品來滿足需求，但又不會過多而佔用太多空間或資源。
- 倉儲：此階段涉及安全有序地存儲采購的貨物，確保在需要時可以輕鬆訪問和檢索它們。
- 需求規劃和預測：此預測過程可幫助企業預測對其產品的需求並做出相應的計劃。 它使用歷史數據和市場洞察來估計未來需求。
- 訂單履行：此過程包括接收、處理和交付客戶訂單。 它需要倉庫、運輸公司和客戶服務之間的協調。
- 物流和配送：在此階段，貨物從倉庫運輸到零售地點或直接運輸到消費者手中。 它可能涉及各種運輸方式和路線的複雜協調。
- 退貨管理：也稱為逆向物流，涉及處理退回的產品、確定其處置（例如補貨、回收或處置）以及管理退款或換貨。
- 客戶服務：最後一個組成部分涉及解決客戶疑問、處理投訴以及確保售後客戶滿意度。
該流程中的每個步驟都是相互關聯的，並且可以顯著影響企業的成功和客戶滿意度。
是否有不同類型的採購？
根據您想要採購的商品，您可以直接與製造商合作、從分銷商處採購或使用批發商。 以下是這些關係如何運作的示例：
- 直接與製造公司合作，省去了中間商，可以讓您以最實惠的價格獲得產品。 然而，並非每個製造商都會直接與每個供應商合作，或者他們的最小起訂量可能超出您的能力。
- 與批發商合作可能會讓您從多個供應商處獲得產品。 這樣，如果特定製造商無法為您提供所需的產品，他們仍然可以通過切換到其他供應商來完成您的訂單。 您需要為通過批發商進行的商品支付加價，但您也會獲得比通過公開市場更好的定價 - 除非您可以直接購買。
- 一些製造商僅通過經銷商進行銷售。 如果是這樣，請向製造商索取推薦經銷商名單，以確保您可以信任供應鏈。
全球採購的最佳實踐有哪些？
全球採購是跨越地緣政治邊界採購商品和服務的做法。 這是獲得競爭優勢的有效方式，例如降低成本、獲取全球人才和改進流程。
然而，它也面臨著挑戰，包括語言障礙、文化差異和後勤問題。 以下是成功進行全球採購的一些最佳實踐：
- 了解市場：了解您採購來源的國際市場至關重要。 這包括了解當地商業習俗、貨幣匯率和經濟穩定性。
- 確保監管合規：遵守國際法律和法規對於全球採購至關重要。 每個國家都有自己的一套有關進口、出口和商業運營的規則。 不遵守規定可能會導致巨額罰款、法律訴訟，並損害您的商業聲譽。 建議聘請法律幫助或諮詢專家，以確保您滿足所有監管合規要求。
- 建立清晰的溝通：由於潛在的語言和文化障礙，清晰的溝通至關重要。 確保雙方明確定義並理解所有期望，包括產品規格、交付時間表和質量標準。
- 發展牢固的供應商關係：與供應商建立牢固的關係可以帶來更好的談判能力、更高的質量和可靠的交貨時間表。
- 風險管理：了解國際採購中涉及的潛在風險並實施緩解策略。 這可能涉及使您的供應商基礎多樣化或製定備份計劃以應對供應鏈中斷。
- 使用技術：採購軟件可以幫助簡化採購流程、改善溝通並提供有關供應商績效的寶貴見解。
- 可持續採購：考慮您的採購決策對社會和環境的影響。 選擇可持續供應商可以提高品牌聲譽和客戶忠誠度。
成功的全球採購不僅僅在於找到最低的成本。 它涉及仔細的規劃、強有力的關係建設以及嚴格遵守質量標準和法規遵從性。
我還應該知道什麼？
目標是讓您的貨架上備有正確數量的產品。 如果您的倉庫中有太多產品，您的持有成本就會增加，並且可能會面臨被滯銷產品困住的風險。 貨架上的產品太少可能會導致缺貨，讓顧客感到沮喪。
創建強大的供應鏈意味著除了庫存之外還要管理現有和潛在的供應商。 使用 SkuVault 等採購軟件，您可以訪問實時信息以準確管理您的庫存。
您可以跟踪供應商並在庫存水平降至預設限制時自動重新訂購。 您可以管理所需維護的安全庫存，直到更換產品到達。 您還可以使用補貨報告等報告來做出更好的業務決策。
最後的想法
尋找合適的供應商需要預先投資，但這是創建高效供應鏈的關鍵。
這樣想：你不應該急於建立長期的、忠誠的關係（無論是個人的還是職業的）。 同樣的邏輯也適用於供應商關係。
慢慢來，考慮您的採購策略和業務流程，並優先考慮可持續的採購合作夥伴，而不是一次性的關係。
制定戰略採購流程對於任何組織的供應鏈都至關重要。
這只是供應鏈的開始，因為您鎖定了能夠以適合您業務的價格提供您所需的商品質量的供應商。
我們都見過供應鏈崩潰時會發生什麼。 它會導致銷售損失、客戶不滿意，並可能損害公司的聲譽。
花時間在採購過程中徹底審查供應商。 從長遠來看，它會帶來回報——也許在短期內也是如此。