什麼是5S系統？ 這種方法如何改變工作場所的氣氛？
已發表: 2022-07-055S 系統允許保持秩序和組織工作空間以提高效率。 它主要用於製造設施，員工使用許多工具。 該方法非常通用，可以被不同行業和分支機構甚至辦公室和服務提供商成功使用。 5S精益方法的主要目的是防止浪費。 廢物在不同的工作場所意味著不同的東西，但減少廢物的效果應該是相同的。 5S系統的方法提高了員工的效率，帶來更好的工作成果。 5S 方法與精益管理直接相關，被認為是用於適當組織工作環境的關鍵方法之一。
什麼是5S系統？ - 目錄：
- 5S的縮寫是什麼意思？
- 種類
- 按順序設置
- 閃耀
- 標準化
- 支持
- 5S系統的好處
5S的縮寫是什麼意思？
5S 系統在日本使用了幾十年，但在 20 世紀 80 年代初開始流行。 它是由Takashi Osada傳播的。 該系統的名稱來自五個活動，當它們連續執行時，它們會創建一個高效的工作場所。 該系統的最初名稱是用日語創造的，後來被翻譯成英文。 它具有以下要素：
- Seiri – 排序
- Seiton – 井然有序
- Seiso——閃耀
- Seiketsu——標準化
- Shitsuke – 維持
以一定的順序執行系統的所有步驟是非常重要的。 每個階段都與下一個階段直接相關，它們創建了某種類型的流程。 在選擇過程中，我們準備好放置工具的空間，我們移除所有不需要的工具。 下一步是閃耀——清潔選定的工作空間。 在所有三個步驟之後，有一個流程標準化的時刻，向大家展示如何執行所有步驟。 下一步的可持續性意味著整個過程必須是可重複的。
種類
第一階段是從工作站中刪除所有不必要的元素。 選擇的主要因素是對象的有用性。 在某些情況下，在這個階段，必須創建額外的空間來臨時存儲未分類但可能有用的工具。 此類工具必須使用特殊標籤簽名並保存一段時間。 如果在預設時間後這些對象將不再使用，則必須將它們從工作區域中移除。 只有有用的、必要的工具必須保留在工作場所。
如何處理被歸類為無用的工具？
一些在選擇過程中被歸類為不需要的工具必須從工作場所中移除，但不必丟棄。 一些對象應該保持在不同的位置，而識別這些對象的正確位置可能很困難。 處理這個問題的最好方法是5 個紅色標籤法。 必須將標籤附在對像上，其中包含有關發現對象的地點的信息。 所有貼有紅色標籤的物品都應存放在一個預設位置，作為等候區。
如何處理留在等候區的物品？
流行的方法規定將帶有紅色標籤的物體留在等候區 30 天。 在這段時間之後，如果該對象保持未使用狀態，我們可以假設它在這個主要工作位置不需要並且是可擴展的。 此時，需要考慮是否將來可能需要該對象，如果答案是肯定的，則該對象應該被存儲並保存在存儲器中。 否則，應將其出售、回收或丟棄。 不應該“以防萬一”保留不重要的對象，因為它會導致混亂。
排序有什麼好處？
分類的主要好處是消除了與工作場所不必要的物品過度堆積有關的問題。 這些問題似乎並不重要，但卻是公司浪費時間和資源的主要原因。 工作空間中存放的工具過多會使尋找必要工具變得更加困難，它延長了任務所需的時間並增加了公司的成本。
按順序設置
此步驟是關於為工作區域中剩餘的每個對象找到正確的位置。 最重要的是使每種工具的可用數量達到給定時間所需的數量。 所有需要的元素都應該觸手可及。 物體的位置應該很好，明顯標記。 多虧了這一點，即使是通常不在這個特定工作區域工作的人也能夠輕鬆地打掃空間。 清晰應該是組織工具位置分配的主要規則。
為了達到完全清晰，正在使用不同類型的視覺標記。 這些標記允許快速識別存儲對象的位置。 根據公司的類型，這些可能是標籤、字段、顏色或符號。 系統越簡單越好。 在製造設施中，經常使用色調表。 這種方法需要在特殊的桌子上製作可見的工具痕跡。 多虧了這種方法，把東西放回去不需要太多時間，而且可以反射性地完成。
把事情安排好有什麼好處？
設置項目以幫助快速消除公司的浪費。 有許多類型的廢物，例如：
- 尋找工具時需要進行不必要的動作
- 工作場所混亂導致缺乏健康和安全
- 錯誤和錯誤
閃耀
在從不必要的元素中清除空間並找到正確的存儲位置之後，就有了空間閃耀的時間。 第三步，我們的目標是為新工作空間的清潔制定一個標準。 在這個階段，有必要將清潔區域分配給給定的工作空間。 工作區域的閃耀將成為特定崗位員工日常工作的一部分。 從現在開始，工作區域的閃亮將由該分配的員工直接執行。
閃亮階段允許檢查所有先前的步驟是否正確進行。 在5S方法中，閃亮意味著保持清潔而不是從頭開始清潔。 應研究清潔度問題，以評估造成這些問題的原因——員工或 5S 方法實施不當。
為什麼每個員工都應該親自打掃他的工作場所？
將清潔區域分配給每個員工具有更深的含義。 工作場所的日常清潔可以讓我們更好地了解它。 在清潔過程中可以發現設備和工具的問題。 這為更快的修復帶來了希望。
為了鼓勵員工照顧他們的工作站，我們可能會為他們提供新工具。 我們更熱切地關注新事物，此外，這樣的步驟有助於產生一種歸屬感。
標準化
標準化將 5S 方法的所有步驟連接成一個穩定的過程。 在標準化步驟中，必須詳細描述整個活動並根據某些標准進行調整。 在這一步必須創建清晰透明的說明，這些說明應該有助於非常詳細地執行所有任務。 該指令還應包含每個員工的職責範圍。 多虧了精心編寫的指示，員工應該能夠接管工作站並順利進行。
支持
完成所有步驟會給員工帶來很大的滿足感。 由於地方乾淨有序，因此效果清晰且快速可見。 沒有自律，一些壞習慣可能會再次出現。 這個元素特別重要，因為養成新的好習慣需要時間。 此時尤為重要的是要讓員工意識到，5S系統不是一個單一的動作，而是一種只有在過程中才有意義的方法。
支持自律的工具
該過程的最後階段是最難達到的，因為它規定了公司組織文化的變化。 每個員工也必須改變。 IT 尤其重要的是使用支持性工具來增加和加強紀律。 最常用的工具是工作場所的審計。 定期進行審計可以快速發現異常情況和問題。 可以快速消除所有違規行為。
為了支持自律，還使用了其他方法：
- 展示 5S 系統引入前後空間的工作站視覺表示
- 走訪其他部門進行比較
- 管理人員提供的支持
- 生產力評估，結果表
5S系統是一個過程，因此在最後一步之後，我們應該再次進入第一步。 我們需要記住，一旦確定，規則和規定可能會隨著時間而改變。 不斷發展、不斷改進是精益管理的基礎。
5S系統的好處
當然，每個公司都會從5S系統的實施中獲得不同的收益。 同樣，每個組織引入5S系統的原因也不盡相同。 但是有些好處到處都是一樣的，它們是：
- 更好地組織工作空間
- 員工更好地利用時間
- 提高安全標準
- 更好地識別公司內的員工
- 提高產品（服務）質量
- 減少浪費
- 提升員工的創造力
概括
5S 是一種工具，不僅可以為公司帶來很多好處，也可以為員工帶來很多好處。 這種方法可以提高工作的穩定性並改變工作場所的氣氛。 員工可能會專注於他們的職責，而不是關心阻礙他們努力的組織問題。 5S 系統可能被視為公司在不使用大量資源的情況下改進流程的絕佳機會。 最重要的是所有員工的積極性和參與度。
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作者：卡羅琳·貝克爾
作為項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。