為什麼要使用項目管理軟件？ | #10 項目管理入門

是否每個項目的實施都需要使用軟件？ 大概不會。 然而，當時間和結果的準確性很重要時，用手邊的計算器在記憶中執行複雜的計算是否值得？ 當與會者想要閱讀有趣而簡潔的演示文稿時，是否值得帶著裝滿筆記的活頁夾來開會？

為什麼要使用項目管理軟件？ - 目錄：

1. 介紹
2. 節約時間
3. 監控項目狀態
4. 提供信息
5. 確保項目連續性
6. 概括

為什麼要使用項目管理軟件？ 介紹

可能不需要說服任何人使用項目管理軟件。 特別是當我們談論的是無法在紙上運行的大型複雜項目時。 但是，有必要弄清楚使用項目管理軟件的好處是什麼。 首先考慮在我們的 PM 實踐中我們是否控制了所有這些領域。 其次，我們可以選擇最適合我們項目和團隊合作細節的軟件。

我們想強調四個改進對項目管理軟件用戶至關重要的領域。 這些是：

• 節約時間
• 監控項目的狀態
• 體現信息的可用性
• 確保項目的連續性

我們將在下面一一查看它們，然後討論值得注意的軟件功能，以及市場上一些最流行的解決方案。

節約時間

該軟件節省時間的好處主要在於改進了項目組織。 這是因為它意味著項目框架的簡單規劃和靈活草圖。 如果在我們稍後將用於管理項目的程序中立即完成，準備項目章程或甘特圖會更簡單、更實用。

事實上，不是使用外部工具，計劃可以隨著項目的進展而得到補充，詳細的任務張貼在看板或項目待辦事項列表中。 這將提供對具體項目團隊成員在特定任務上花費的時間的完全真實的衡量。

然而，當談到項目時間管理時，軟件本身的選擇以及團隊是否已經熟悉它是相當重要的。 畢竟，項目管理程序的複雜性差異很大，而且學習曲線可能變得難以駕馭。 Firmbee 是一個透明的環境，包含管理項目所需的所有工具，而 Jira 是一個龐大且非常複雜的工具，可以實現任務的自動化以及與外部程序的集成。

監控項目狀態

項目管理軟件的第二個重點領域是項目狀態的實時監控。 每個程序都包含用於可視化統計數據的分析工具。 它們顯示，除其他外：

• 任務執行的當前狀態——完成了多少任務，什麼時間，誰完成了哪些任務，
• 將實際結果與假設進行比較——例如，使用圖表將任務的平均時間與其實際過程進行比較，
• 預算執行情況，以及
• 評估事情是否朝著正確方向發展的預測工具。

提供信息

該軟件幫助解決的另一個問題是項目信息對團隊和利益相關者的實時可用性。 項目管理軟件的主要優點是可以隨時登錄，以及權限的區分——例如，編輯任務或查看單個團隊成員的績效統計數據。 例如，可以向客戶提供查看給定一周內完成的任務的能力，但無權編輯接下來幾天要完成的任務列表。

總之，第三個重要方面是促進項目中適當秩序的維護，以及溝通的透明度。 最後但並非最不重要的一點是，使用經過編輯的、動態的、協作的項目文檔有助於建立一種團隊成員意識和完成分配給項目目標的任務的責任感。

確保項目連續性

使用項目管理軟件的一個重要但經常被忽視的優勢是，它可以在人員變動時保持連續性。 這些會影響項目經理和其他團隊成員。 由於歷史項目數據和分析工具的可用性，新人可以相對容易地了解情況并快速介紹新任務。 無需查看完整的項目文檔，她還可以了解已經完成的工作、哪些任務給團隊帶來了困難，以及項目是否按計劃和預算實施。

概括

項目管理軟件減少了完成項目所需的時間。 從計劃到委派任務，再到團隊成員檢查他們的完成情況，項目經理不必每次都記錄下來。 所有這些步驟都可以更有效地執行。 因此，花時間學習正確的程序是值得的。

它還有助於監控當前情況，並確保所有利益相關者都可以隨時訪問與他們相關的項目相關信息。 我們還必須增加將所有數據收集在一個地方的顯著便利，這樣很容易處理這些數據。 這些功能還可以更輕鬆地確保項目的連續性，即使是在發生重大人事變動的情況下。

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作者：卡羅琳·貝克爾

作為一名項目經理，Caroline 是尋找新方法來設計最佳工作流程和優化流程的專家。 她的組織能力和在時間壓力下工作的能力使她成為將復雜項目變為現實的最佳人選。

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項目管理入門：

1. 什麼是項目？
2. 什麼是項目管理？
3. 如何管理項目？
4. 項目管理方法
5. 項目類型
6. 4 項目示例
7. 項目的優先次序
8. 項目活動領域
9. 項目管理成功的定義
10. 為什麼要使用項目管理軟件？