使用 Zoho One 在家工作

許多員工已經過渡到遠程工作，因此，某些業務也變得更加困難。 由於人們被排除在循環之外，與同齡人保持聯繫變得更具挑戰性，即使是簡單的任務也可能比過去花費更長的時間。

有些問題是完全可以理解的，但如果你使用正確的工具，它們也是你可以解決的。 許多企業現在意識到切換到遠程工作/在家工作是一個簡單的選擇。

借助Zoho One 實施，組織獲得了能夠進行適當通信以實現遠程和滿足業務目標的工具。 Zoho One 有助於跨組織進行有效的協作和溝通。 它還有助於集成文件存儲和各種項目管理工具。

在本博客中，我們將討論 Zoho One 如何幫助遠程工作。

集中文件

在所有場景中集中文件非常重要。 然而，當人們在不同的地方工作時，這變得更加重要。 當文件丟失時，有很多機會，並且電子郵件在任何人都可以找到之前來回發送。 這樣一來，重要的時間就會丟失。

Zoho One 是一種企業操作系統，可確保文件在最需要時保持安全且易於使用。 它的工作方式類似於企業創建並與之交互的集中式雲存儲庫。

用戶可以從 Zoho 辦公套件和 Zoho WorkDrive 輕鬆製作這些文檔，同時支持您可能使用過的常見文件類型。 在線處理文件並使用桌面同步將它們保存到硬盤驅動器也很容易。

當文件存儲轉換到 Zoho WorkDrive 後，解決文檔重複問題並減少搜索文件所浪費的時間變得更加容易。 文檔可以存儲在 WorkDrive 中，並在團隊或組織範圍內共享。

Zoho One 附帶許多團隊文件夾，這些文件夾本質上是團隊可以協作處理的共享文件夾，甚至是可用於將文檔分發給組織中的每個人的組織文件夾。

更重要的是，WorkDrive 具有對誰可以訪問什麼內容的絕對控制以及對每個人的訪問級別的微小控制。 例如，一個人可以看到整個團隊文件夾但從不編輯它，而另一個人可以編輯但從不刪除任何團隊文件。

通過 Zoho WorkDrive 為您提供的對文件的增強控制，假設每個人都只能訪問他們需要的內容。 除了與隊友共享外，用戶還可以藉助為外部利益相關者定制的鏈接、保護這些鏈接的密碼、隨時撤銷它們、監控使用情況等安全地與外部共享文件。

可以輕鬆查看文件管理的重要方面，例如可訪問性和安全性。 這些文檔也可以備份並僅提供給需要它們的人。 也就是說，它們也將盡快從不同地點提供給每個人。

溝通

溝通就是一切。 很好地理解這一事實的組織，因此，他們也使用被認為對團隊溝通很重要的正確工具。

在其他時候，一些組織認為這沒什麼大不了的，直到他們最終陷入混亂並且溝通變得難以駕馭時。 Zoho One 附帶了許多通信工具，它們是各種通信的最佳工具。

下面我們將提到不同的工具如何幫助進行各種溝通。 這將有助於理解為什麼 Zoho One 是一個有助於有效溝通的業務管理平台。

統一聊天

即使是正在進行的對話也必須快速進行，而聊天通常是確保這種情況發生的最佳選擇。 由於需要更長的時間才能獲得回复，因此管理電子郵件可能會變得很困難。

更重要的是，與一系列消息相比，一個完整的電子郵件箱似乎也令人生畏。 為了解決這個問題， Zoho Cliq提供了一種靈活的聊天服務，可以在任何其他正在使用的 Zoho 應用程序中使用，從而幫助簡化溝通。

快速響應消息很簡單，甚至可以隨時隨地與團隊保持聯繫。 此外，您還可以通過設置訪客聊天來使用它與組織外的客戶和其他人保持聯繫。

視頻通訊工具

視頻交流很重要，並且對於幾次對話效果更好。 放映時間和會議提供了具有不同重點的視頻通信工具。

會議選項更側重於視頻會議，而 Showtime 更側重於教育和演示。 當您擁有自己喜歡的工具時，很容易找到所有需要的工具。

會議和放映時間選項隨網絡研討會工具一起提供，但網絡會議是僅受會議支持的選項。 您可以在 Meeting 或 Showtime 中錄製網絡研討會，但只有 Showtime 提供點播網絡研討會，觀眾可以註冊觀看預先錄製的視頻。

它主要是關於選擇什麼使您和您的團隊的溝通變得容易和有效。 您和您的團隊應該首選具有目的性功能的視頻通信工具。

更智能的電子郵件

電子郵件的使用在許多方面都非常實用，但是當組織沒有為不同類型的通信創建適當的途徑時，它往往會被過度使用。

然而，不可忽視的是，電子郵件是數字通信中最重要的部分之一。 無論您是希望通過 Zoho Mail 還是第三方工具（例如 Gmail 或 Outlook）來運行您的電子郵件，都無關緊要。 它應該是乾淨的、用戶友好的並與軟件集成的。

Zoho One 是一個集成的業務平台，有助於通過電子郵件進行溝通。 它提供的 Zoho Mail 不僅是一種直觀的郵件服務，而且還可以與 Zoho One 輕鬆集成。

您可以使用 Zoho One 設置郵件，這也意味著您可以將任務添加到項目中，從 CRM 中提取客戶信息，並將重要文檔保存到 WorkDrive。 這將通過從電子郵件開始聊天和安排會議來確保永遠不會忘記電子郵件。

第三方集成

使用斷開連接的應用程序的習慣可能會在此過程中產生問題，但事實是不必如此。 如果您選擇第三方電子郵件服務，您可以將其與 Zoho 應用程序集成以保持業務應用程序的連接。

WorkDrive 還集成了 Gmail 和 Microsoft，可用於集成電子郵件服務，例如 CRM、Sprints、Projects 等。

更好的企業文化

在創造了不同的溝通渠道之後，還需要創造一個可以保持公司文化蓬勃發展的空間。 Connect 是Zoho One 應用程序之一，可讓您促進團隊和員工之間的對話。

與其進行太長的對話，用戶可以有效地創建論壇帖子並進行討論，同時讓幾乎任何想要在事後閱讀它們的人都可以訪問它們。 這是培養友好公司文化的最佳方式之一。

適應性項目管理

遠程工作的想法會影響許多溝通和協作方面以及生產力。 可以通過尋找能夠為團隊高效工作的項目管理系統來解決這個問題。

人們傾向於尋找通用的項目管理方法，但事實是不同的方法適用於不同的人，最好接受這一點。 評估項目管理軟件的主要步驟之一是團隊溝通。

不同的人有不同的項目管理風格，問題是這些風格已經使用了這麼多年。 有些人還希望通過電子郵件或板以及詳細的電子表格或應用程序來組織他們的工作，這些電子表格或應用程序將所有信息集中在一個地方。

在評估哪種項目管理工具是正確的時，重要的是要考慮您需要什麼。 看看您的團隊是否需要共享項目管理工具或看板，還是每個人都選擇自己的工具是最好的？

Zoho One 應用程序中的 Zoho Projects 等工具使集中項目數據變得容易，並允許每個人使用他們知道適合他們的工具。 通過使用此工具，項目經理可以使用項目來獲得幾乎所有內容的概覽。 經理還可以從電子郵件中分配和添加任務以及保持一致的數據。

Zoho Projects 在保持時間表正常、幫助您管理意外延誤和提供報告方面也非常有效，以便您準確了解自己的位置。 您可以與其他 Zoho one 應用程序集成並保持靈活性，從而輕鬆管理時間並有效使用 Zoho Projects。

當您在 Zoho Projects 中管理項目時，您可以輕鬆訪問所需的工具，以便在選擇最佳方案時保持跟踪。 Zoho Projects 是集成度最高的項目管理應用程序之一，它利用不同的通信應用程序來簡化流程。

首要步驟是確保每個項目部署都有一個堅實的基礎，這可以通過在項目中輸入不同的任務時設置用於監控的信息來實現，包括預算、任務狀態細分和任務的到期日期。

完成此操作後，可以創建一個模板，以便項目和報告可以在您輸入小時數和關閉任務時自動運行。 如果您一直在處理大型電子表格或項目管理應用程序，那麼您可能會擔心丟失的數據。

遷移到新工具可能是一個壓倒性的過程，但它可以變得更簡單。 您可以有效地導入 CSV 文件，以便您在 Projects 中工作，並在您離開之前的系統時立即獲取。

充分利用 Zoho 工具的潛力

如果您對使用 Zoho Projects 感到壓力很大，並且還想在某一天使用它，那麼它可以很好地滿足任何需求。 Zoho Projects 允許您關閉所有不需要的模塊，只需使用任務模塊並在完全提交之前了解 Projects 的工作方式。

此外，您還可以使用 Zoho Sprints。 Sprints 對項目管理具有高度敏捷性，可廣泛用於設計和開發項目。 如果您在沒有項目路線圖時一直在尋找一種簡單的導航方法，那麼 Zoho Sprints 也適用於項目。 如果您正在尋找開發新項目或設計諸如 UX 之類的東西，那麼 Zoho Sprints 可以提供幫助。 使用 backlog 和 sprints 模塊甚至可以讓分散的待辦事項清單變得更易於管理。

在管理項目管理任務時，確保每個人都使用能夠很好地解決其需求的工具非常重要。 Zoho Projects 在用戶如何與項目交互方面具有靈活性，因此它可以非常有目的。

當團隊中的每個人都想使用類似的項目管理工具時，您可以要求您的團隊使用 Zoho Sprints，同時定期檢查它並在不清楚如何達到最終目標時處理項目。 最好看到需求，檢查每個工具的工作情況，並與團隊溝通以了解最佳選擇。

結論

去遠程不僅是可能的，而且還可以對你有利。 如此多的企業已經意識到，切換到遠程工作對他們來說很有效。 組織可以使用 Zoho One 來獲取允許進行遠程通信和實現業務目標的適當通信的工具。

您可以與Zoho 專家顧問取得聯繫，並通過實施 Zoho One 實施遠程所需的步驟。